校园快递服务中心运营项目组织机构管理

第一节组织机构建立计划 2一、建立要求 2二、建立步骤 3第二节组织结构设置 5一、组织优势 5二、组织架构 6第三节人员配备 8一、人员配备原则 8二、管理人员要求 10三、人员管理规定 13四、人员配备计划 14第四节各部门负责人职责 18一、业务主管 18二、配送主管 18三、财务主管 19四、客服主管 20第五节人员工作职责 21一、业务人员 21二、派送人员 21三、仓管人员 22四、检验人员 23五、内勤人员 23六、信息专员 24七、会计人员 24八、统计人员 25九、出纳人员 26十、客服人员 26十一、前台操作 27十二、资料人员 28第一节组织机构建立计划一、建立要求（一）明确各部门责权在项目组织机构中，项目人员与组织多种关系共存，行政隶属关系、业务关系和工作责任被剥离。在这种多维度沟通交织在一起的情况下，当事员工就有了多身份，这使得管理关系的协调变得异常复杂，处理不当将会产生责任推诿或者多头管理等问题，为了避免这些问题的出现，明确各部门职能和各员工的责权显得尤为重要。保证项目人员能力素质充分发挥在项目组织机构电，组织架构能否发挥作用，管理人员的能力素质是关键，所有组织管理模式归根结底是对人的使用，着这种模式下，对项目负责人的要求愈加提高。项目负责人一方面要协调采购方需求，一方面要保证与公司总部的规范性对接，同时还要负责项目质量。这要求项目负责人具有较高的人际协调能力、领导与决策能力、组织管理能力、较高的工作热情和对突发情况的应变能力等，完美的人才是不存在的，而本行业对高素质人才缺乏吸引力，难以招聘到高素质人才，因此保持对现有人才有效培养和储备，才是项目人才持续有效发挥专业技能的有效方法。（三）保证信息的有效传递信息在传递过程中容易发生变异或延迟。在项目组织机构的架构中，一个任务地完成需要多个部门的协作，信息传递的维度要多于职能式组织架构。在缺乏规范化管理的环境中，信息的传递容易受到人际关系的影响。因此建立公司信息管理系统，打破人际关系建立的交流网络，从整体上保证信息传递的速度、全面性和真实性，有助于促进各部门高效沟通和协作，从而保证项目质量。（四）保证投入资金的监管此严格控制资金使用，保证每一笔钱都花在刀刃上是提高项目利润率的有效方法，管理需要对项目负责人进行一定的放权，公司在下放资金权利的同时应当制定相应的监管措施，除了要加强细化常规的财务监管外，还可以通过对实施不定期巡检来核对上报的资金使用情况。建立步骤（一）确定组织目标项目目标是项目组织设立的前提，应根据确定的项目目标，明确划分分解目标，列出所要进行的工作的内容。（二）确定项目工作内容1.根据项目目标和规定任务，明确列出项目工作内容并进行分类归并及组合是一项重要组织工作。对各项工作进行归并及组合并考虑项目的规模、性质、项目复杂程度以及单位自身技术业务水平、人员数量、组织管理水平等。2.如实施阶段全过程项目管理，工作划分可按计划阶段和实施阶段分别归并和组合。（三）组织结构设计1.合理确定管理层次。管理组织结构中一般应有三个层次：一是决策层。由项目负责人和其助手组成，要根据项目的活动特点与内容进行科学化、程序化决策。二是中间控制层（协调层和执行层），具体负责规划的落实，目标控制及合同实施管理，属承上启下管理层次。三是作业层（操作层）。由现场人员组成，负责具体的操作工作。2.配置工作岗位及人员。3.制定岗位职责标准与考核要求。4.制定工作流程与考核标准。第二节组织结构设置（投标人根据项目具体情况参照编制）一、组织优势由于项目的一次性与独特性的特点，在决定一个项目以后，就需要根据这一项目的具体情况，建立项目的管理班子，负责项目的实施、负责项目的费用控制、时间控制和质量控制，按项目的目标去实现项目。项目结束后，项目的管理组织完成自己的任务，也就不复存在。按照组织结构的基本原理和模式，项目的组织结构也可分为线性的项目组织结构、职能的项目组织结构和矩阵的项目结构等若干形式。项目管理组织的结构实质上是决定了项目管理班子实施项目获取所需资源的可能方法与相应的权力，不同的项目组织结构对项目的实施会产生不同的影响。我公司本次项目组织采取矩阵式组织结构，矩阵式组织结构是一种混合形式，它在常规的职能层级结构之上“加载”了一种水平的项目管理结构。根据项目与职能经理相对权力的不同，实践中存在不同种类的矩阵体系，分别有权力明显倾向于职能经理的职能矩阵，权力明显倾向于项目经理的项目矩阵和传统矩阵安排的平衡矩阵。这种组织结构的优点在于：一是和职能式组织结构一样，资源可以在多个项目中共享，可大大减少项目式组织中人员冗余的问题；二是项目是工作的焦点，具有一个正式指定的项目经理会使他对项目给予更强的关注，负责协调和整合不同单位的工作；三是当有多个项目同时进行时，公司可以平衡资源以保证各个项目都能完成其各自的进度、费用及质量要求；四是项目组成员对项目结束后的忧虑减少，他们一方面与项目有很强的联系，另一方面他们对职能部门也有一种“家”的感觉。二、组织架构（一）结构图XX公司XX公司业务部业务主管业务人员配送部业务部业务主管业务人员配送部配送主管配送人员财务部财务主管会计出纳客服部客服主管客服人员（二）公司总经理职责1.负责公司整体经营管理工作，制定、发布各种公司文件。2.制定年度、季度、月度运营计划，营销策略和实施方案。3.监督、检查、考核制定出的公司经营性各项工作计划的推进状况。4.审核公司财务报表，核算公司利润和费比状况，控制公司整体经营绩效，以顺利达成公司经营目标。5.推进公司各种管理制度的深入贯彻。6.随时了解各部门人员的思想状况和工作状态，协调各部门人员的主动性、积极性，充分发挥人员的工作能力，做到工作的行之有效，时刻了解，洞察人员的思想状况和工作状态，发现异常，及时沟通，不能拖。7.建立例会制度，与项目负责人和各部门负责人及时联络，对工作进行总结反思。（三）项目负责人职责1.负责对整个项目的总体协调与沟通，对整个项目的所有事宜进行管理监督，是项目进度和质量的第一职责人。2.负责对整个项目总的成本控制监督，各类合同的审核签字，对项目成本支出审核签字。3.负责对整个项目财务具体管理工作。4.领导与组织编制实施工作组织计划，领导项目质量安全体系的运行工作。5.主持管理人员及班组长的工作会议，拥有对整个项目的问题处理和决定权。6.负责检查、督促人员档案、资料的收集、整理，组织草拟服务项目总结，及时总结思考。7.对本项目全体人员的工作进行考核，可根据全体人员的工作表现提出奖励。8.搞好团结、协作、配合，完成领导交办的其他任务。第三节人员配备一、人员配备原则在本项目服务机构的组建中，项目人员是本项目工作的内在，是完成本项目服务的关键。对此，在人员配置方面应遵循以下原则：1.经济效益原则：项目人员配备计划的拟定要以项目服务需要为依据，以保证经济效益的提高为前提，它不是盲目地扩大服务人员队伍，而是为了保证服务效益的提高。2.任人唯贤原则：在人事选聘方面，大公无私，实事求是地发现人才，爱护人才，本着求贤若渴的精神，重视和使用确有真才实学的人。3.因事择人原则：因事择人就是员工的选聘应以职位的空缺和实际工作的需要为出发点，以职位对人员的实际要求为标准，选拔、录用各类人员。4.量才使用原则：量才使用就是根据每个人的能力大小而安排合适的岗位，人的差异是客观存在的，一个人只有处在最能发挥其才能的岗位上，才能干得最好。5.程序化、规范化原则：员工的选拔必须遵循一定的标准和程序。科学合理地确定组织员工的选拔标准和聘任程序是组织聘任优秀人才的重要保证。只有严格按照规定的程序和标准办事，才能选聘到真正愿为本服务项目的质量作出贡献的人才。6.因材起用原则：所谓因材起用，是指根据人的能力和素质的不同，去安排不同要求的工作。从组织中人的角度来考虑，只有根据人的特点来安排工作，才能使人的潜能得到充分发挥，使人的工作热情得到最大限度激发。如果学非所用、大材小用或小材大用，不仅会严重影响组织效率，也会造成人力资源计划的失效。7.用人所长原则：所谓用人所长，是指在用人时不能够求全责备，管理者应注重发挥人的长处。在现实中，由于人的知识、能力、个性发展是不平衡的，组织中的工作任务要求又具有多样性，因此，完全意义上的“通才”，“全才”是不存在的，即使存在，组织也不一定非要选择用这种“通才”，而应该选择最适合空缺职位要求的候选人。有效的管理就是要能够发挥人的长处，并使其弱点减少到最小。8.动态平衡原则：处在动态环境中的组织，是不断变革和发展的。组织对其成员的要求也是在不断变动的，当然，工作中人的能力和知识也是在不断地提高和丰富的。因此，人与事的配合需要进行不断的协调平衡。所谓动态平衡，就是要使那些能力发展充分的人，去从事组织中更为重要的工作，同时也要使能力平平、不符合职位需要的人得到识别及合理的调整，最终实现人与职位、工作的动态平衡。二、管理人员要求（一）素质要求合格的管理人员必须具备相应的素质和能力，主要包括：1.过硬的业务知识和水平因为公司业务具有一定的专业性，所以要求管理者也要具备一定的专业知识、具备一定的技术水平和能力，这是管理者不可缺少的条件。2.良好的道德品质担任管理职务的人拥有相当的权力，而组织对其权力的运用往往难以进行及时、有效的监督，所以权力能否正确运用在很大程度上取决于管理人员的良知。此外，管理者能否有效影响和激发下属的积极性，也在很大程度上取决于管理者个人的道德品质。3.富于创新的精神管理者的任务不仅是执行上级的命令，维持系统的运转，而且要在组织系统或部门的工作中不断创新。只有不断创新，组织才能充满生机，不断发展。4.良好的决策能力管理过程中充满了决策。决策能力是管理人员应具备的一种重要能力。5.较强的沟通能力管理人员既要善于理解别人，也需要别人理解自己。组织成员之间的相互理解是组织成功的基本保证，而要实现相互理解就要借助信息沟通才能完成。沟通的效果决定了管理者与员工相互理解和相互信任的程度。作为管理者必须具有进行有效沟通的技能。6.较强的组织协调能力管理者的职责之一就是实现组织内部各部门各环节的密切配合，所以管理者应有较强的组织协调能力，能够按分工协作的要求合理调配人员，布置工作任务；同时，管理者要善于协调内部员工之间的关系，创造和谐、融洽的气氛。（二）管理人员考评管理人员的考评主要涉及两个方面的内容：贡献考评和能力考评。1.贡献考评贡献考评，是指考核和评估管理人员在一定时期内担任某个职务的过程中对实现组织目标的贡献程度。对管理人员贡献的考评包括两个方面：（1）达标绩效评价：通过对实际目标达成情况与预定目标的比较来评价管理人员。（2）管理绩效评价：考察管理人员在实际工作中是否有效地履行了各项管理职能。2.能力考评能力考评，是指通过考察管理人员在一定时间内的管理工作，评估他们的现实能力和发展潜力，即分析他们是否符合现任职务所必需的要求，任现职后素质和能力是否有所提高，能否担任更重要的工作。（三）管理人员考评方法管理人员考评的结果是否准确，在很大程度上取决于考评的方法和考评系统的设计。随着管理理论和实践的发展，绩效考评的方法也在不断完善。常用的管理人员考评方法主要有以下几种。1.自我考评自我考评就是管理人员根据组织的要求定期对自己的工作情况进行评价。自我考评的典型方式如述职报告。2.上级考评上级考评是指由上级对下级的绩效进行考评。一般而言，当上级是被考评管理人员的直接领导时，其考评结果比较真实、客观。3.群众考评这里的群众包括除上级管理人员以外所有人，如同级管理人员、下级等。这种形式的优点在于彼此接触较多，了解深入，因此所做的评价比较客观可信。不足之处是管理人员的人缘好坏起很大作用。4.专家考评专家的专业知识使他可以超越普通人的意识，容易理解管理活动自身的特殊要求。同时，由于专家不直接参与决策，因此又可以超脱某些人际关系的利害纠葛，具有“旁观者清”的优势。因而，组织专家对管理效能进行考评，是一项非常重要而且必要的方法。三、人员管理规定（一）人员配置1.校园快递服务中心应配备相应数量的服务人员，并保证服务人员能及时、高效、优质地提供服务。宜建立志愿者机制，吸纳签约符合快递从业要求的志愿者作为服务人员。2.宜在学校相关规章制度允许下建立勤工助学机制，通过培训符合快递行业从业要求的在校学生参与业务服务。（二）职业素质与礼仪1.能熟练使用校园快递服务中心的所有业务设备。2.应统一着装，保持干净整洁，使用规范用语，举止文明。3.取得快递从业资格证，并持证上岗。（三）培训1.组织新入职的服务人员参加岗前培训，服务人员经考核合格后方可上岗。2.服务人员应定期参加各类与业务技能相关的培训，至少一年一次。四、人员配备计划人员配置指的是根据员工的能力和岗位工作要求，把合适的员工安排到合适的岗位，实现人得其事，岗得其人，人尽其才，才尽其用，效率优化，本次项目的相关人员配置表格具体如下：（一）人员配备及任务划分表序号人数内容12345（二）拟投入本项目成员表拟投入本次项目人员汇总表名称姓名职务职称主要经验及承担过的项目总部项目经理现场项目负责人序号姓名性别岗位学历职称经验备注12345678910合计（四）人员简历表1.项目经理简历表：姓名性别年龄职务职称学历参加工作时间从事负责人年限已完成项目情况合作单位项目名称项目简介开始、完成日期是否在服务期项目质量2.项目人员简历表：职务姓名职称上岗资格证明已承担项目情况证书名称级别证号专业所在单位项目数项目名称第四节各部门负责人职责一、业务主管1.负责制定全区速递业务发展规划、制定各项业务年度发展目标，并组织实施。2.负责制定全区业务经营发展具体措施，负责全区速递市场的调研、竞争对手的调研、并提出针对性的竞争策略。3.负责全区速递专业大项目的组织、策划、实施。4.负责速递新产品在本辖区的推广。5.负责速递大客户的开发、大客户资费协议的最终审批；负责大客户维护方案的制定。6.负责全区速递营销体系建设。7.完成领导交办的其他工作。8.负责快递的接收、确认及退货，退货需按信息平台下发的明细单及时准确的退回。二、配送主管1.负责制定本区域派送计划，合理快速完成派送业务量。2.负责提高本区域内派送业务服务质量，带领下属人员进行服务质量、投递率、投递时效分析。3.负责及时客观真实的反馈派送信息。及时跟踪问题订单。4.负责向员工宣导公司颁布的各项制度并监督执行，且阅读、理解签上每个人姓名。5.负责各类通知、制度、订单、资料的整理和保存工作。6.负责监督送货车辆日常、安全管理。三、财务主管1.在总经理的直接领导下，负责公司的财务管理工作。2.负责公司财务系统的建立和完善，进行有效的财务内部控制工作。3.负责本单位的财务管理与会计核算工作。4.负责本单位应收款回收的把控。5.对提供核算资料的真实性、准确性、及时性负责。6.进行资金预算、控制资金支出。7.维护本单位财产安全完整。8.建立并完善公司的内部审计体系及核算与财务管理方面的规章制度。9.定期对公司的经营状况提交阶段性的财务分析报告，并针对相关问题提出相应的财务改进方案。10.加强对公司营运资金的管理，增强对库存产品、应收账款和应付账款的管理，提高资金的使用效率。11.负责审核公司主要的经济合同，监督和管理公司相关业务的结算工作。12.部门内部的人员及日常事务的管理工作。四、客服主管1.以客户满意为中心，时刻维护公司形象。2.从全局出发，树立良好的服务形象，礼貌大方地与客户沟通。3.部门组织结构的制订和优化，客服部门业务操作规范。4.负责业务流程的制定、优化、以及监督和执行。5.负责业绩考核、奖惩制度的制订和落实公司考核指标。6.负责或安排人员进行线上系统的功能可用性定期检测、汇总和上报。7.负责客服部投诉和内部处罚的处理。8.落实部门协调和各项推广活动的配合。9.人员日常管理，人员培训，人员招聘等工作。10.配合结算部门对差错订单进行退款和原因查找并进行解决。11.客户流失率分析与报告。第五节人员工作职责一、业务人员1.负责业务经营分析报告的撰写、经营信息的编写、交流与推广。2.具体负责学校快递市场的调研、竞争对手的调研、提出针对性的竞争策略。3.执行业务操作流程，准时送达快件，指导客户填写相关资料并及时取回。4.检查发送货件是否有错，及时反馈。5.检查资料是否出差并整理并呈递相关业务单据和资料；6.客户的维护，客户咨询的处理和意见的反馈。7.突发事件的处理，如客户货件的遗失、损坏等。二、派送人员1.快递人员对配送快递按照配送单及时核对，发现问题按规定反馈要求仓管补救。2.根据配送地点及时和客户联系，联系时必须使用工作号并规范用语。3.按照业务流程，准确、及时把快递送达。4.对各自负责的配送地区负责，对所配的车辆保管、保养、维护到位，在配送过程中遵守交通安全规则，保证人员、商品和车辆的安全。5.定期进行业务和安全培训，提高服务质量。三、仓管人员1．根据检验员提供的送货单据及时做好入库记录；并打印出进货单，再交由仓管员及检验员同时确认签字。2.快递进库须按入库单和发票核对规格、数量、质量、符合要求后方可签收入库，并做好登记入账工作。3.加强管理，坚持账目日清，实行每次放假前进行盘点工作，每月自检一次，做到账、物相符。4.熟悉业务，练好基本功，应知物资的用途和保管知识，做到先进先发，保持仓库整洁，堆放有序，归类存放，做好四防（锈、毒、变形、变质）。5.随时掌握各类物资的耗用量和库存量，每月25日前提供本公司物流管理实现电脑化管理，所有货物的入库、出库、库存统计直接通过电脑系统完成。6.根据文员提供的出库单，清点出库货物。出库时，一定要严格按照出库单据上的货物清单，对于手续不完备的，不得给予出库。7.要监督并参与文明装卸、安全搬运，爱护运作设备，做好维护保养、为提货/到货运输商提供咨询。8.严格按照操作流程作业，做好按时盘点、单据签字、车辆检查、货物在库养护、标签整理、出库扫码等工作，实施管理。9.按仓库运作管理系统要求进行在库货物的清洁卫生，防火、防盗安全防范工作。10.积极参与质量事故的调查处理工作，对运作中暴露的问题与相关人员共同寻找原因并采取行动，保证每件质量事故落实到位，避免此类事故再次发生。11.文明操作，确保人身、货物、叉车三安全，及时反映、解决操作中出现的问题并提出合理化建议。四、检验人员1.检验员的职责是主要检验核实出入库货物的情况，针对仓管员清点货物的数量型号等情况进行检验，防止出错。2.检验员根据仓管员提供的送货单据及时检验货物，对进仓货物必根据仓管员提供的出库单，认真核对出库单上清单与实际货物，确认无误后在单据上签字检验认可。3.收集客户信息，主动宣传介绍本公司的业务。4.负责现结业务的价格核算、收缴以及将款项，每月定期与财务交接。5.检查发送货件是否有错，及时反馈。6.检查资料是否出差并呈递相关业务单据和资料。7.突发事件的处理，如客户货件的遗失、损坏等。8.派件返回，问题件及时与客服交接。9.负责将所收快件送回总部。五、内勤人员1.负责公司卫生、水电等店面保洁。2.负责快递员后勤的应急和保障。3.对待派送物件进行分拣和保存。4.协助客服人员接待上门客户。5.整理和管理办公杂物。6.协助解决办公室内的设备修理。7.收集客户信息，主动宣传介绍本公司的业务。六、信息专员1.负责公司的硬件维护，保证各部门的计算机系统网络正常使用。2.负责本单位内网络线路的优化和改造。3.及时发现并排除信息网络发生突发的故障。4.负责本单位系统及办公软件正常使用以及培训工作。5.各种软件的安装及使用培训，并对使用情况进行监控和收集意见。6.负责本单位运营设备的保管和维护。七、会计人员1.负责审核和办理公司的相关财务收支工作。。2.编制记账凭证及会计报表，登记会计账簿等相关事务。3.记账、算账、报账要做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、按期报送。4.妥善保管会计凭证、账簿、报表等资料，做好公司财务文件资料的保密工作。5.负责对公司因公报销的费用进行审核，并根据审核后的记账凭证进行登记。6.负责公司的纳税申报、税收计算与统计等工作，另外还须编制好纳税相关的报表。7.做好公司的固定资产的核查与盘点工作，及时编制各类固定资产账目。8.部门领导指派的其他任务。9.正确核算税金，并及时上缴各种税款。10.认真执行财务管理规定、财务核算办法及专业会计制度，正确核算专业生产经营活动，准确反映经营成果，加强财务监督，做好支撑服务。11.完成公司的收入、成本、费用的会计核算。12.负责汇总、通报用户欠费、悬记账款的清理情况，督促相关人员并及时清理。13.及时办理各种请款报销业务。八、统计人员1.负责本单位日常工作单的收缴、收入核算及系统确认工作。2.负责每月编制本单位业务统计报表。3.负责本单位未确认工作单收入催收及问题解决。4.负责本单位工作单财务联的装订、保管。5.协助出纳、结算岗位对零散现结、后结等业务进行监控。九、出纳人员1.负责业务量、业务收入的统计和各项新业务量、业务收入的统计、分析工作；负责各类统计报