EPC体育馆项目EPC项目物资采购过程控制措施

5.4.1现场采购管理 -1-5.4.2采购分包管理 -2-5.4.3采购合同管理 -3-5.4.4采购文档管理 -6-5.4.5采购完工报告 -7-5.4.6采购质量控制 -7-5.4.6.1物资采购控制 -7-5.4.6.2物资检验控制 -8-5.4.6.3物资运输控制 -9-5.4.6.4物资接货控制 -9-5.4.6.5物资储存管理 -10-该内容为最新国企高分中标的施工投标方案的内容，有完整各级标题和正文格式，高度契合本年度最新施工及评标标准！PAGE5.4.1现场采购管理现场采购是指由现场采购组组织实施的采购业务，一是由本部下转的请购单，要求由现场组织本地采购的；二是现场施工过程中由变更等产生的零星物资，决定由现场采购的。（1）现场采购原则1）由本部下转的请购单的采购和由现场变更等产生的零星物资采购工作依据是《请购单》和《现场请购单》，由现场采购组独立开展采购，工作程序同本部采购。2）由现场变更等产生的物资物资紧急采购按《项目材料控制规定》和《项目采购实施手册》执行。3）不论如何，也不论订单大小，都要体现“货比三家”和“五适采购”的原则，要按《项目采购实施手册》执行，由现场采购组实施。4）不论如何，也不论金额大小，一律实行订单化管理，并纳入《项目采购管理系统》。5）现场采购合同签订应得到采购经理的明确授权。严格杜绝多头采购，除得到采购经理的委托并得到项目经理和公司主管经理的批准，现场任何人，任何部门不得以任何理由为本项目采购设备、材料。（2）现场采购实施现场采购由采购（副）经理组织实施，工作程序与分包范围原则上与本部采购相同。可做适当的简化。现场采购的依据是经批准由现场实施采购的“现场请购单”或由本部批转的请购单。当现场采购不能满足请购单要求时，可提请采购经理要求本部采购或申请实施紧急采购。紧急采购的定义以及紧急采购的状态的确定程序详见第四章有关内容。紧急采购由采购经理组织实施。现场采购按订单（合同）实施管理，不同专业的设备、材料不能包含在同一订单内，订单编号办法同本部采购，具体的项目详见有关规定。采购责任人要采用现场采购组制订的订单封面格式，填写签署齐全后，附上请购单、入库单、发票等文件，到工程财务报销。5.4.2采购分包管理采购分包是指合同项目中，将属于项目采购范围内的一项或多项设备、材料再分包给有经验的专业承包商并与之签订分包合同。合同内容可以是包括采购分包合同范围内的全部采购工作，如采买、催交、检验、运输、服务等。一个分包合同比通常的订单范围大一些，因为它包括了多个方面的内容和服务。从项目管理角度来看，可以把采购分包合同视作一份采购订单来处理。采购分包的这种形式，是发挥分包单位的优势，更好地保证工程项目的进度和质量。从整体上看，应对项目、业主、工程公司都是有利的。（1）采购分包的类型1）按合同计价方法划分序号分类具体内容1固定价分包合同是指分包给分包同的设备、材料及服务的合同总价款是固定的，未经双方同意，任何一方不得改变分包价款。这类合同的特征是盈亏风险由分包厂自己承担。2开口价加酬金的分包合同分包范围内的设备、材料价款是按分包商实际采购的价款来支付的，或实报实销。分包商的获得是合同双方商定的酬金（或服务费）以及按设备、材料、预算费用节余的提成部分。这类合同的特征是盈亏风险是在工程公司，这适合于管理承包类型的项目。（2）采购分包的原则及组织管理1）采购分包原则①择优选取分包商原则②对分包商可控性原则③售后服务满意原则2）采购分包组织管理与监控采购分包管理归口于采购组的综合管理组，从分包合同的内容和范围来讲，要比单台设备复杂，在管理过程中有时还需要设计或施工等部门更多的配合。采购分包合同视同为一份采购订单、其进度、费用的监测和控制要求分包厂商按期提供执行状态报告，如同订单处理。3）采购分包管理程序①确定分包内容和范围项目一开始，项目经理就要组织设计、采购、施工经理参加的分包协调会，研究并确定分包内容和范围，凡属采购分包的内容和范围，均由采购部负责实施。②审查并确定分包厂商按照合格供货厂商的资格审查条件和程序，来审查并确定分包厂商，其专业性和经验是更突出的。③准备询价文件5.4.3采购合同管理（1）合同管理的职责项目采购经理对项目采购合同管理负全面责任；项目采购组综合管理组是采购合同管理的归口管理部门；项目采购组合同管理工程师负责合同的文件控制；采购合同的买方联系人及校审人对采购合同执行负直接责任。（2）合同要求每一项目在采购前期准备阶段，采购经理要以本手册所附合同文本为基础，编制适用于本项目的标准合同文本，合同文本经采购部技术核心组审核通过后，由采购经理批准采用。项目采购用标准合同文本要符合《合同法》等国家法规和商务惯例，必要时要获得公司合同控制工程师的确认。项目采购所有专业不论合同大小，除情况特殊并得到采购经理和采购主任同意外，都要采用项目采购组规定的标准合同文本，否则，采购经理有权拒签该合同。就某一合同，对采购合同通用条款的修改，必须征得采购经理的同意；对通用条款重大修改，必要时，要提交采购部技术核心小组讨论。重要设备材料或金额巨大的采购合同主要商务条款，要提交采购部技术核心小组讨论，必要时，报公司批准，详细规定见具体项目的《项目采购实施手册》。为业主提供总承包服务的采购合同，尚要获得业主的认可，按与业主签订的总承包服务合同有关条款执行。（3）合同文件管理一般情况下，采购合同正本二份。一份由采购组使用，另一份交项目工程财务。合同持有人或部门对合同文件控制负全面责任。合同管理工程师负责项目采购组合同文件的登记、分类、造册、存档、保管、借阅管理和项目结束后的移交等工作。合同管理工程师要对所有合同进行进行计算机管理，建立合同管理动态台帐，并定期发布采购合同管理报告。合同正文的借阅仅局限于采购部领导、采购经理和合同责任人范围。其它人员借阅要得到采购经理的同意。借阅规定详见公司有关规定。所有知悉合同内容的人员均负有保密责任。合同签订后规定时间内，责任采买工程师应将合同摘要信息提交相关人员；合同技术附件一份由采购组保管，另一份由责任设计人保管。与合同技术附件相关人员，经同意后，可以借阅、复制技术附件。项目现场采购保存一套采购合同电子文件（不带价格信息）和一套完整的合同技术附件，现场与工作相关人员可申请借阅。具体项目的合同文件管理尚要符合《项目采购实施手册》。（4）采购变更1）采购变更指在项目采购过程中，当采购申请材料代用、采购货物与设计不符、费用超过控制金额、合同条款修订等由采购组提出的变更，属设计原因变更。当由采购变更所引起的费用变化以及对项目建设进度等的影响达到一定程度时，成为重要采购变更。2）采购经理一旦发现预计的重要内容与实际的情况有偏差时就应着手进行采购变更的工作。3）采购经理应认真考虑批准的请购单上的费用控制估算值与厂商报价之间的任何重大差异，并以此作为考虑内部变更的依据。如厂商报价的价格与估算价格的差异达到重要变更规定的程度时，在签订合同前必须编制书面内部变更表并需经项目经理批准；如价格差异不大，在控制估算规定的偏差范围内，应以采购变更纪录方式处理，经采购经理认可后签订合同。4）当可能发生合同费用涨价和（或）运输费用加价时，采购人员将根据其影响程度向采购经理提出采购变更表或采购变更记录。同时将变更表送交项目经理和费用控制工程师，以便进行相应的工作。采购经理应将收到的采购变更纪录，按其重要程度分类汇总，当累加到重要采购变更时，将按上述要求着手进行采购重要变更的处理工作。5）当采购申请材料代用或当采购货物与设计不符时，采购工程师应立即提出采购变更表，经采购经理确认后报项目经理。由项目经理组织有关部门和人员对变更内容及其相应后果进行评审。经批准后才能实施该变更。6）当时间紧迫时，采购经理可直接申报项目经理批准采购变更。如获批准后，在十个工作日内，编制变更估算及预测对进度的影响，并与采购变更表一起发表。7）采购变更如未经主管经理（必要时）/项目经理/采购经理批准，不得据此对采购合同进行相应的修改或变更。8）具体项目中采购变更管理见《项目采购实施手册》。（5）合同执行保证合同的顺利执行，是合同管理的核心。采购合同执行主要环节有：催交、检验、运输协调、开箱检验、验收、货款支付、现场技术服务等环节。分别见本文有关章节。由项目采购组有关岗位责任人员负责并实施。合同纠纷由双方合同联系人协商解决，重大问题由采购经理会同合同控制工程师等相关人员解决，必要时报项目经理，提请公司定夺。（6）合同信息管理1）合同签订后，责任采买工程师编写合同信息摘要（电子文件），并负责分发给与本合同相关的人员。2）采买信息。由责任采买工程师定期输入《项目材料管理系统》之采购子系统，并定期发布“订单状态报告”。3）催交信息。由催交工程师定期输入《项目材料管理系统》之采购子系统，并定期发布“催交状态报告”。4）合同检验信息。由检验人定期输入《项目材料管理系统》之采购子系统，并定期发布“检验状态报告”。5）合同到货信息。由接运人定期输入《项目材料管理系统》之仓库管理子系统，并定期发布“到货状态报告”。6）合同付款信息。由项目财务责任人定期向采购经理发布。5.4.4采购文档管理采购经理负责采购组文档管理的组织、协调、指导和检查工作，具体由项目采购组综合管理组负责文档的归口管理。文件的组织编制人或部门负责文件的编号、组织编写、报批，且负责文件的复制和按规定向有关人员、部门的发放工作，并按时向文档管理部门提供存档件。项目采购各岗位责任人负责对其承担工作的相关文件的建档和保管工作，包括文件的编制、报批、发放、接收、分类、造册、建档、查阅管理和保管工作，直至项目结束按规定移交或到期销毁。《公司文件控制规定》和《质量记录控制程序》中规定由公司档案科保管的采购文档，在项目结束后按时按规定移交，并在采购部档案管理员处备案。项目采购过程中的档案管理同时要符合《项目采购实施手册》的要求。签订总承包项目合同后，采购经理应立即组织建立项目文件档案卷册，项目完工报告后，按照公司和采购部的要求（在现场的文件应带回本部）进行归档。采购人员可根据文件的多少（厚度）进行分册，文件不多的可合用一册。卷册的某些分项，如收到和发出的文件，收到和发出的信函、电传、传真，和文件份数较多（如超过10份）的分项，应建立分项文件清单，；卷册的其它文件份数较少的分项，可不设分项文件清单。合同过程文件应采取以订货合同/订单为单位进行建档的方法，此时，文件卷册中的这些分项可以不用。在文件清单中应登记文件日期（指文件所署日期，不是收到日期），文件应按文件日期的相反时间顺序归入卷册各分项内。文件清单中的登记顺序可能会乱（既不按文件日期，也不按文件收到日期），但文件清单中文件顺序号的编法应与文件排列的反次序相一致（可利用附加角码或预留间隔号的办法）。所有项目文件的原件应由编制部门（人）保留，归入相应的卷册，其他人均保存复制件。文件发送表（如有时）应放在被分发的文件后。5.4.5采购完工报告为了保证采购完工报告的规范性、完整性和准确性，本文规定了项目采购完工报告的编制程序，并给出了项目采购完工报告的主要内容和编制方法。项目采购经理全面负责项目采购完工报告的编制工作。采购经理按照项目经理的编制进度和内容要求，编写编制计划和编写大纲。采购经理将报告内容分解为若干部分，组织参与该项目采购的各工序的有关人员分头编写。必要时临时成立编写组。采购经理汇总各编写者提交的初稿，加以整理、修订形成完整的项目采购完工报告，并提交采购部副总工程师审核。经审核合格的采购完工报告，由采购经理提交项目经理审阅。批准后，对该文件的任何修订均由采购经理负责。5.4.6采购质量控制5.4.6.1物资采购控制1、工程项目物资采购实行“谁采购、谁负责”的质量负责制；采购物资出现质量问题，应按照权责对应的原则，追究相关单位和人员的责任。2、采购物资严格执行经批准的设计文件等相关技术标准，实行标准化采购。3、除公开招标或特殊原因外，供应商应从业主发布的合格供应商名单或由分包商推荐的经业主审批的合格供应商名单中选取。4、物资采购合同，必须明确物资质量标准、要求，约定质量验收方法、质量责任的承担以及质量保证金。5.4.6.2物资检验控制（1）对国家规定或合同约定需要进行质量检验、进场复检的物资，由业主委托质量检测机构进行检验。（2）对到现场验收或复检不合格的物资，不得入库和使用，由项目部或采购分包商组织供应商按合同要求采取现场修复、更换等有效措施，确保产品质量要求。（3）为确保项目所用物资的质量符合订货合同的规定要求，避免由于质量问题而影响工程建设，采购部将做好材料设备制造过程中的检验和中间监制工作。（4）检验报告检验报告是对材料设备进行检验、监制和其他质量检查的真实情况的记录，检验报告一般应包括以下内容：1）合同号、受检材料设备名称、规格、数量。2）供货厂商名称、检验场所、开始时间。3）各方参加人员的姓名、职务。4）检验记录清单：包括检验项目记录、文件审查记录。（5）不符合报告1）如果发现不符合质量标准、工艺或没有完全按照合同要求生产的设备和材料，应拒绝接受，并当场发给供货商不符合报告，清楚表明不符合的依据。2）当发布了不符合报告后，供货商应负责在不合格报告中列明不符合原因以及书面建议他们将要采取的纠正措施。（6）制造数据手册（检验手册）1）物资部应对所有的测试证书和相关的文件进行维护存档，并在工程结束后提交给业主一份完整的测试数据记录便于长期保存。2）要求的检验文件应收集到制造数据手册里并针对每一次采购的设备和材料进行归档。3）适当的时候，制造数据手册在提交前需由检验员和业主（需要时）进行检查和汇签；有些测试证书里所包含的数据需要得到设计部门的批准。4）业主认可或接受的偏差的详细内容是构成相关设备或材料检查手册的一部分。5.4.6.3物资运输控制1、运输方式及运输线路采用公路运输至施工现场临时仓库，主要交通道路为现状市政路，场内辅助道路为泥结石修筑的临时路。2、货物运输的包装要求序号要求具体内容1保证货物在运输中完整无损选用适于装运条件的包装材料，结合货物的状态特性及运输条件，确定包装形式应具有相应的强度，能承受货物在起吊、运输、装卸、储存中所需正常外力的作用。2防止货物在运输过程中水湿、污染、散失而受损包装材料和形式要符合运输、装卸、保管中环境要求，防止货物内部或外部遭受水湿、污染、变质、损坏、脱落、散失，以求货物完整无损的交付。3防止货物因震动、冲击而受损包装材料内部要有适当的衬垫，依据货物性质和需要填充合适的缓冲材料，以起到防震、防冲击的作用。4保证安全装卸和操作简便包装材料和结构的设计，要避免由于货物具有的特性所引起的在运输过程中的人身伤害、设备或设施损坏。结构合理可以充分利用车箱的有效容积。5包装标识在货物或包装上用涂刷、粘贴等方法，按规定的标准刷制的图案、文字即为标志，是安全操作、交接验收中对货物识别的依据，应做到明显、准确、清晰、牢固。大件设备的外包装应当注明重心标记、吊点等标记。5.4.6.4物资接货控制1、入库检查采购的物资入库前，保管员需对货物进行检查，主要查验以下内容：（1）是否有包装破损，使内部货物可见。（2）是否有包装箱上方封条启封。（3）是否有包装被污染（有气味或化学品）。（4）是否有包装开口封条明显二次重封的。（5）是否有包装箱严重受潮，不足以承受码放时上层货物压力的。（6）是否有以上标准未包括的破损情况，库管员认为可能影响产品品质或堆场管理的，需及时汇报，必要时发送实物照片电子邮件进行确认。2、接货程序（1）根据提供的入库预报告做好入库准备工作（包括人力、机械、库位等）；（2）卸车前，库管员负责核对司机的驾驶证号码、车号，并在送货单上注明“到货时间”。（3）卸车时，库管员根据送货单负责核对入库货物的品种、数量。若出现品种、数量及生产日期不符，应及时汇报，按照项目部指示作进一步处理。（4）若发现运输过程中的货损货差或者入库过程中出现货损，及时向项目部汇报；（5）入库作业中，若出现问题，库管员应及时汇报；（6）卸车完毕后，库管员和司机在送货单签字确认；（7）完成入库作业后，库管员将所有相关单据交给项目负