外贸财会档案管理办法

外贸财会档案管理办法第一条会计凭证、会计帐簿（含备查帐簿）、会计报表等会计核算专业的文字、图表和电脑软盘资料等是企业的重要会计档案，是集团公司的重要历史资料之一，应妥善保管。根据国家有关文书档案管理的有关规定精神，以及会计制度的有关要求，特制定本办法。第二条会计档案由财务部门指定专人负责管理，做到定期收集，审查核对，分类装订成册，或整理成卷，编制目录及序号进行登记。严防毁损、散失和泄密。第三条会计档案的查阅与借用：会计档案管理人员应将财务部门归档的会计资料，按年季月顺序立卷登记存放。财务人员因工作需要查阅档案时，必须按规定顺序及时归还原处。若要查阅入库档案，必须向档案管理人员办理借用手续。公司总部各部门因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准，经会计主管同意，由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务部门同意后，档案管理人员接待查阅，并要详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称、查阅事由。会计档案原则上不得带出档室外，未经领导批准，任何人不得擅自将存档案卷外借或转移其他地方。不得拆散原卷册，如有特殊需要，须经财务部领导批准方能外借和复印，并须限期归还。非财务人员不得随意翻阅会计档案。会计人员应严格执行保密制度的规定，凡属季度、年度、财务收支计划，月、季、年会计报表，涉外企业、海外企业会计档案，均为机密资料，要严格管理。如需要复制和向外单位报送时，必须由财务管理部门领导同意，并经集团公司领导批准后方可。第四条会计档案的保存与销毁。（一）会计档案的保管期限，根据其特点和使用价值分为永久、定期两类。定期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管期限按财政部有关规定（详见附表）。（二）防磁、防火、防潮和防尘，重要会计档案应双备份，存放在两个不同的地方。采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。（三）通用会计软件、定点开发会计软件等全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。（四）会计档案保管期满，需要销毁时由会计档案管理人员提出销毁意见，经财务部领导与会计主管共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册，经财务经理同意并报上级主管部门批准后，执行销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案管理部门保管到结清债权债务为止。销毁时，应由主管财务的公司领导和财务部派人监毁，并在销毁清单上签名盖章。未经上级主管部门批准的会计档案严禁自行销毁。第五条由于人员的变动，会计档案需要移交时，由移交人办理交接手续，由监交人、移交人、接收人签字盖章。第六条单位撤消、合并和建设单位完工后，会计档案应随同单位的全部档案一并移交指定单位，并按规定办理交接手续。第七条本实施办法由集团公司财务部门负责解释。第八条本办法自公布之日起施行。附件：企业财务档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一、会计凭证类1原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年其中：涉及外事和对私改造的会计凭证永久2银行存款余额调节表3年二、会计帐簿类3日记帐15年其中：现金和银行存款日记帐25年4明细帐15年5总帐15年包括日记总帐6固定资产卡片固定资产报废清理后保存5年7辅助帐簿15年8涉及外事和对私改造的会计帐簿永久三、会计报表类包括各级主管部门的汇总会计报表9主要财务指标快报3年包括文字分析10月、季度会计报表5年包括文字分析11