《会展会议服务规范》

ICS01.040.97

CCSA16

团体标准

T/GFOA00X—2023

会展会议服务规范

Conventionandexhibitionservicestandards

（征求意见稿）

(本稿完成日期：2023年7月25日)

2023-XX-XX发布2023-XX-XX实施

广东会展组展企业协会发布

T/GFOA00X—2023

前  言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

本文件由广东会展组展企业协会提出并归口。

本文件起草单位：广州市保利国贸投资有限公司、广州市保利世贸物业管理有限公司、广东会展组

展企业协会。

本文件主要起草人：周倩明、顾婕、何泽林、刘松萍、赖双琪、黄建国、赖文恩、何玮涛。

II

T/GFOA00X—2023

会展会议服务规范

1范围

本文件规定了会展会议服务的术语和定义、基本原则、会议服务内容、服务流程、服务监督。

本文件适用于展会配套的会议服务。

2规范性引用文件

本文件没有规范性引用文件。

3术语和定义

本文件没有需要界定的术语和定义。

4基本原则

4.1以主办单位、参会观众为核心的服务理念应始终贯穿于会议服务过程中。

4.2会议服务提供者应诚实守信，依法经营，并提供专业、规范、安全、有序、有成效的配套会议现

场服务。

4.3会议服务提供者具备专业服务态度，应做到认真负责、主动积极、热情耐心、细致周到，并使用

文明礼貌用语。

4.4会议服务应符合国家有关搭建安全、消防安全、食品卫生安全等法律法规的要求。

5会议服务内容

5.1会议服务应确保对接的服务内容与质量的完整性、统一性、及有效性，保障会议顺利举办。

5.2主要提供以下服务内容：

a)会议厅租赁;

b)会议厅布置;

c)提供会议厅使用相关服务。

6服务流程

6.1会议室租赁洽谈

6.1.1执行人现场接待客户，进行场馆会议厅的情况介绍，内容包括但不限于：相关会议厅的交通、

位置、面积、价格、路线等。

6.1.2确定客户意向后，及时向客户发送场地资料及现场服务初步确认，内容包括但不限于：

1

T/GFOA00X—2023

a)确定活动时间及场地面积需求；

b)现场布置需求；

c)会议时间流程安排；

d)与会嘉宾及参会人员数等。

6.1.3客户资质审核，主要包括：

a)客户企业营业执照、查询及审核客户企业相关信息；

b)确认并录入客户信息。

6.1.4确认客户需求是否需要报批，主要包括：

a)预定档期时应告知客户大型群众性活动、文广新局等报批规定；

b)提醒其向相关部门进行报批的时间节点，并提交相关文件材料。

6.1.5进入合同审批及签订流程，主要内容包括：

a)明确合同具体内容；

b)合同审核及签订。

6.2会前筹备

6.2.1会议活动图纸审核

应根据消防安全要求，规范活动审图，确保活动举办符合消防及施工安全管理要求，提升现场统筹

服务指引，图纸审核内容包括但不限于：

a)安全消防通道距离;

b)舞台安全搭建方案;

c)统一物料堆放区设置;

d)现场用电设置等。

6.2.2会议活动证件审核

应协助客户规范地规划各类型的会议及活动入场流程，各项工作能有序合规地进行，证件审核内容

包括但不限于：

a)工作人员、嘉宾等证件；

b)重要物品出入证件;

c)嘉宾车证及货车车证等。

6.2.3会议活动任务执行

保障客户服务需求的顺利执行，宜制作成统筹任务书作为服务执行结果要求。统筹任务书作为指令

性文件对各执行层下发,各项任务的制定均以办会过程各项服务有序地进行为目标。主要过程如下：

a)向客户收取入场资料并编写统筹任务书；

b)会议活动进场至少提前三天将统筹任务书下发各执行层；

c)监督任务书执行情况。

6.3会议现场服务

6.3.1会议现场服务保障

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T/GFOA00X—2023

协助客户规范地使用会议及活动的场地，保障客户在举办会议及活动的过程中所需的服务得到满

足，并保障各项服务有序地进行，包括但不限于：

a)会议搭建全程跟进，以安全搭建为核心贯穿全过程；

b)设施设备服务保障（供电供水服务、投影音响服务等）；

c)其他配套服务保障（会务布置、嘉宾接待、车辆停放、用餐等）。

6.3.2服务品质监督

加强与相关部门的协作性，组织相关部门进行现场巡查，监督落实各环节的服务标准，如发现未按

统筹任务要求执行的，须及时与相关部门协调整改，并跟进后续的整改结果；以确保会议活动在布置、

进行、撤场整个过程中有序进行，主要内容如下：

a)安保部：车辆调度、人证车证的管理、现场动线指引、会场秩序维护、门禁管理等；

b)清洁部：场地清洁、洗手间物料配置、设置定岗清洁人员、绿植摆放等；

c)工程部：用电设备、空调能耗设备、特殊悬挂安装、投影音响设备、电梯设置、场地验收等；

d)会务部：桌椅摆放、布草设置、地毯设置等。

6.4会后归纳总结

6.4.1完成会后的结算工作，包括确认会议期间所产生的各服务收费项目；客户在完成相关的款项交

付后向我司申请款项所相对应的发票的工作，内容包含：

6.4.2需向财务部确认所提及的项目款项已全部到账，确认收到的款项与签订合同金额相同；与客户

确定开票信息

6.4.3应对主办单位进行满意度调查，根据反馈及时总结经验和不足。

6.4.4应根据会议活动的整体情况进行活动总结。

6.4.5应对整个活动项目的各项资料进行分类并存档。

7服务监督

7.1应定期对运营服务进行自评。

7.2应吸纳相关方意见建议，发现问题应及时进行分析，并制定改进和提升方案。

7.3应定期完善规章制度及标准化体系，不断提高会议服务质量和服务能力。

3

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目  次

前言..................................................................错误！未定义书签。

1范围.................................................................................1

2规范性引用文件.......................................................................1

3术语和定义...........................................................................1

4基本原则.............................................................................1

5会议服务内容.........................................................................1

6服务流程.............................................................................1

7服务监督.............................................................................3

I

T/GFOA00X—2023

会展会议服务规范

1范围

本文件规定了会展会议服务的术语和定义、基本原则、会议服务内容、服务流程、服务监督。

本文件适用于展会配套的会议服务。

2规范性引用文件

本文件没有规范性引用文件。

3术语和定义

本文件没有需要界定的术语和定义。

4基本原则

4.1以主办单位、参会观众为核心的服务理念应始终贯穿于会议服务过程中。

4.2会议服务提供者应诚实守信，依法经营，并提供专业、规范、安全、有序、有成效的配套会议现

场服务。

4.3会议服务提供者具备专业服务态度，应做到认真负责、主动积极、热情耐心、细致周到，并使用

文明礼貌用语。

4.4会议服务应符合国家有关搭建安全、消防安全、食品卫生安全等法律法规的要求。

5会议服务内容

5.1会议服务应确保对接的服务内容与质量的完整性、统一性、及有效性，保障会议顺利举办。

5.2主要提供以下服务内容：

a)会议厅租赁;

b)会议厅布置;

c)提供会议厅使用相关服务。

6服务流程

6.1会议室租赁洽谈

6.1.1执行人现场接待客户，进行场馆会议厅的情况介绍，内容包括但不限于：相关会议厅的交通、

位置、面积、价格、路线等。

6.1.2确定客户意向后，及时向客户发送场地资料及现场服务初步确认，内容包括但不限于：

1

T/GFOA00X—2023

a)确定活动时间及场地面积需求；

b)现场布置需求；

c)会议时间流程安排；

d)与会嘉宾及参会人员数等。

6.1.3客户资质审核，主要包括：

a)客户企业营业执照、查询及审核客户企业相关信息；

b)确认并录入客户信息。

6.1.4确认客户需求是否需要报批，主要包括：

a)预定档期时应告知客户大型群众性活动、文广新局等报批规定；

b)提醒其向相关部门进行报批的时间节点，并提交相关文件材料。

6.1.5进入合同审批及签订流程，主要内容