如何做好委派前的准备工作

学习导航通过学习本课程，你将能够：●了解从委派角度如何划分工作层次；●学会如何制定委派计划；●学会如何选择合适的委派对象；●掌握帮助下属做好被委派准备的方法。如何做好委派前的准备工作一、委派工作三要素委派工作之前，管理者需要考虑以下三个要素：1.什么事“什么事”指的是：需要委派的工作包括哪些，每项工作需要做到什么程度才算完成。2.让谁来干“让谁来干”这个问题涉及员工的能力，因此管理者在决定委派的人员之后，就要有意识地观察、培养、分析、训练员工。3.怎么干“怎么干”是指管理者把工作委派出去之后，还要对工作有一个清晰的计划。要点提示委派工作需要考虑的三要素：①什么事；②让谁来干；③怎么干。二、分析要委派的工作委派之前，管理者应该对工作做以下要素分析：第一，分析自己的担子有多重，如果担子过重，则说明自己承担了一些不必要的工作；第二，考虑自己可利用的资源有多少，也就是人力、物力和财力到底有多少；第三，过滤、筛选自己在各种状况下可以做出的选择；第四，挑选职责合适、逻辑合理的选择；第五，既要做理性分析，也要做直觉判断；第六，审视自己的权力、义务和职责。总而言之，管理者要明确自己要做的工作、承担的业务和职责、将来要采取的行动、行动的后果，从而重新确立部门的首要目标、关键职责和绩效标准，保证工作方向的正确性。因为如果方向错误，所有的行动都会按照错误的方向发展。就好像一艘船从青岛出发，目的地是美国旧金山，如果罗盘在太平洋上向左偏了一度，很可能转一圈后又回到原地。三、决定要委派的工作1.考虑注意要点确定可以委派的工作时，需要注意以下几点：第一，管理者应该做的工作是不能委派的；第二，回顾总结、未来计划、奖惩条例等工作应该委派给受过训练的人，如果没有合适人选，首先考虑是否可以通过培训员工达到能力要求，再考虑员工有没有更多的时间和精力完成工作；第三，考虑需要委派的工作是不是常规性的，即是否有可能再次出现，以及再次出现的频率，如果工作很难再次出现，那就自己做完。2.慎重委派工作管理者有时喜欢交叉不同岗位和职位的工作，让下属轮流做新的工作，给下属的工作增加更多的趣味。此时管理者需要慎重考虑以下问题：不要委派“热土豆”式的工作“热土豆”通常被称为“烫手的山芋”，即处在最优先地位、需要管理者亲自处理的、特别的工作，这些工作必须管理者亲自去做，出了纰漏就会产生很糟糕的结果。不要委派保密性的工作如果工作涉及只有管理者才能了解的保密信息，这项工作就不能委派给下属。例如，正常的工作流程是：客户先打款过来，财务部派人到电子银行查询到款情况，确定到款后再组织发货。如果客户打款太多，财务部来不及一一查询，即使可能延误发货，也不能交给其他部门员工帮忙查询到款情况。因为查账账户是需要密码的，太多人知道这个密码就会带来巨大的风险，所以这项工作不能委派。3.认清工作层次企业工作可以分为五个层次，工作的层次不同，委派的程度也就不同，具体情况如下：D考虑自己可利用的资源正确答案：A3.以下哪些工作不可以委派给受过训练的人：√A管理者应该做的工作B回顾总结C未来计划D奖惩条例正确答案：A4.以下哪些工作可以委派给下属：√A处在最优先地位的工作B需要管理者亲自处理的工作C琐碎的、技术性工作D保密性的工作正确答案：C5.在工作的五个层次中，管理者应该做，但需要其他人提供必要帮助的工作：√A绝对不能委派B可以委派一部分C尽量委派D一定要委派正确答案：B6.制定委派计划时，计划的最佳表现方式是：√A表单B文章C口头表达D草图正确答案：A7.选择合适的委派对象时，管理者需要考虑的内容不包括：√A该工作是否属于下属的职责范围B谁有承担的兴趣和能力C该工作将使谁全力以赴并能够帮助其成长D该工作是否适合委派正确答案：D8.下属的工作量充盈程度是委派前评估人员的重要标准，又可以称为：√A工作绩效B工作负荷C时间价值D工作能力正确答案：B判断题9.“热土豆”式的工作应该委派给下属，否则会大大增加管理者的压力。√正确错误正确答案：错误10.在委派工作时，管理者要让下属明确自己的角色，也就是明确所处的岗位。√正确错误正确答案：错误11.管理者要分析自己担负的责任量，如果感觉负担大大重过下属，则说明自己工作能力急需提高。√正确错误正确答案：错误12.管理者在委派工作时要十分注意工作方向，如果员工理解错误，就会造成很大的损失。√正确错误正确答案：正确13.再次出现的可能性很小的工作，管理者自己完成即可。√正确错误正