人事档案管理作业指引

人事档案管理作业指引第一章总则第一条目的意义人事档案是公司组织人事工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务的，是全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。为规范人事档案管理动作，落实人事档案管理标准，特制定本指引。第二条适用范围本指引适用于XX集团总部、地产开发事业部、商业管理事业部及各多元化分子公司。第三条职责分工一、集团总部组织与人力发展中心（一）统筹编制、修订人事档案管理作业指引。（二）统筹设计、优化人事档案保管体系，如电子档案系统迭代，纸质档案保管仓库管理。（三）统筹集团人事档案及开发大区/商管区域M4/P8以上人员档案管理工作。（四）监督、稽核开发大区/商管区域档案管理工作。二、开发大区人力行政部/商管区域行政人事部（一）协助编制、修订人事档案管理作业指引。（二）依照集团总部档案管理规范性要求，统筹所辖大区/区域人事档案管理工作。（三）定期对大区/区域人事档案自查及维护。（四）配合集团总部档案稽核工作。第四条术语与定义一、电子档案：通过信息化云存储作为记录载体的档案。多为线上已有的、不需要员工签字的，或员工签字后扫描为电子素材存档的档案。二、纸质档案：以纸张为信息记录载体的档案。多为线上未存档的、需要员工签字的档案原件，需建立纸质档案。三、员工入职材料档案：由员工加入公司时所需材料组成，材料内容包含但不限于一寸免冠照片（电子版）、个人简历、面试评价表、背调/无犯罪证明、身份证、毕业证书、学位证书、上家离职证明、体检报告、员工承诺书/职务行为准则、员工信息登记表、劳动合同/聘用协议、派驻协议、廉洁从业承诺书、安全责任书等。四、员工在职材料档案：由员工加入公司后，在工作过程中生成的材料组成，材料内容包含但不限于绩效面谈表、薪酬调整通知单、辞职申请（主动离职）、劳动合同解除协议、XX离职证明、工作移交单、各类证明文件等。第二章人事档案的建立和补充第五条电子人事档案的建立和补充一、电子人事档案的建立（一）新员工入职后，录用审批内材料（个人简历、应聘登记表、身份证、学历学位证书、职称证书/技术职称证书、背景调查、录用通知书等自动落位电子档案内，形成员工电子档案。（二）上家离职证明、体检报告、员工承诺书/职务行为准则、劳动合同/聘用协议、派驻协议、廉洁从业承诺书、安全责任书等材料，在入职办理过程中，由入职办理人员协助员工本人完成原件或签字材料扫描后，上传至电子档案。二、电子人事档案的补充（一）如员工在司内产生职业生涯过程材料（如绩效面谈表、薪酬调整单等），需由组织人力整理收集后扫描，在材料产生一周内完成电子档案上传。（二）可通过线上流程内附件形式落位至员工电子人事档案（如离职申请表，工作移交清单等）。（三）所有档案都须上传至电子档案，尤其是有员工签名的资料。缺少对应的“电子档案名称”时，可联系集团组织与人力发展中心添加“电子档案名称”。三、电子人事档案上传材料规范文件名正式员工/退休返聘实习生F级文件初始来源规范备注个人简历√√√招聘录用申请流程附件含本⼈基本信息、教育经历、⼯作经历等面试评价表√√√由⾯试官完整填写并签字；须确保2018.11之后入职人员资料完整性背调/无犯罪证明√×√背调结果⽆⻛险、报告完整清晰1、新睿除外2、地产：M1/P5及以上要求提供（2018.11前不补充）3、商管F级：背调与无犯罪证明二选一4、地产F级：无要求身份证√√√入职管理平台，员工扫描二维码上传本⼈真实有效⾝份证⼈像⾯、国徽⾯毕业证书√×√1、地产：不含保洁司机等服务2、商管F级若无，可不上传学位证书√××若⽆学位证书，可不提供上家离职证明√×√离职⽇期早于合同开始⽇期单位盖章与⼯作经历单位⼀致1、地产：2022年1月及之后入职员工要求补充2、商管F级：离职证明或个人声明二选一3、地产F级：2022年1月及之后入职员工要求补充体检报告√√√近六个⽉区/县级以上⼆甲医院常规⼊职体检报告1、地产：2022年1月及之后入职员工要求补充个人照片√√√本⼈彩⾊证件近照员工承诺书/职务行为准则√√√签名⼯整、清晰员工信息登记表√√√签名⼯整、清晰1、地产：2019年4月及之后入职员工要求补充劳动合同/聘用协议√退休返聘须聘用协议√实习生签订聘用协议√签名⼯整、清晰派驻协议签署总公司劳动合同，派驻至区域/项目员工签名⼯整、清晰廉洁从业承诺书√×√签名⼯整、清晰1、地产：M4/P8级及以上员工签署2、地产F级：无要求安全责任书√仅商管项目公司√仅商管项目公司签名⼯整、清晰员工行为与岗位操作指引××√仅商管项F级签名⼯整、清晰员工奖励等级奖励指引××√仅商管项F级签名⼯整、清晰工作移交单√（若有）四、电子人事档案上传质量规范（一）档案内容与标题⼀致，不得上传无内容文档和材料。（二）电子档案信息与员工信息⼀致。（三）材料关键页面均须上传，不得缺页、漏页。（四）图片像素清晰，不得有所遮盖或隐藏。第六条纸质人事档案的建立和补充一、纸质人事档案的建立员工入职当天需本人签字后的材料，如员工承诺书/职务行为准则、劳动合同/聘用协议、派驻协议、廉洁从业承诺书、安全责任书等，由组织人力完成纸质档案收集后建档。二、纸质人事档案的补充产生员工新签字材料（如续签合同、辞职申请原件、工作移交清单原件等）后一周内，需完成纸质人事档案归档。第三章人事档案的保管第七条电子人事档案的保管一、电子人事档案保管地址：eHR系统-组织人事-人员管理-员工电子档案。二、禁止随意删除已存在的电子档案。⼀经发现，将严肃追究删除人责任。第八条纸质人事档案的保管一、对档案库房配备必要的防护设备，合理调节和控制温度、湿度，做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作，保持整洁、有序，保证档案安全无损。二、所有纸质人事档案必须专人负责。依据档案内容建立档案清册，各类文档需同步建立档案索引清单。三、纸质档案需及时核查、更新，保证档案实物与清册记录一致。四、公司职级P7/M3以上员工档案在集团总部组织与人力发展中心保管。第四章人事档案的借阅第九条司外单位查阅司外单位来司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管部门负责人及人力部门负责人批准后，方可查阅。第十条司内单位查阅一、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力部门负责人批准后方可查阅。二、借阅期间不得对档案进行涂改、圈划、批注、增删、抽页、裁剪、拆卷等。借阅过程中如发生档案损坏或遗失的现象，须及时汇报，并根据档案损坏或遗失情况作出处理意见。三、档案使用后立即归还，借阅期间发生一切问题,由借阅人负责。借阅期间借阅人离职或调岗的，须在离职或调岗前完成档案归还。四、人事档案管理人员对外借档案有定期催还的职责。接收归还的档案时，即时清点、检查，确认无误后，注销外借手续，档案及时入库保管。第五章人事档案的交接第十一条人事档案的交接一、人事档案管理员发生岗位异动（调换、离职）前，交接双方应办理人事档案交接手续。二、公司员工发生跨组织调动时，应及时交接员工人事档案，职级为P7/M3及以上员工纸质档案仍保存在总部组织与人力发展中心处。三、公司员工晋升为P7/M3及以上时，档案及时移交给总部组织与人力发展中