GB∕T 43467-2023 商业会议组织管理指南（正式版）

商业会议组织管理指南2023-12-28发布国家标准化管理委员会I前言 l2规范性引用文件 13术语和定义 14总体原则 14.1前瞻性 4.2系统性 25要素管理 25.1会议组织者 25.1.1基本条件 25.1.2认证 25.2项目团队 25.3服务商 25.4会议场地 25.5会议物料 35.6市场营销 35.7数据与信息 35.8公共安全 35.8.1大型活动安全 35.8.2消防安全 35.8.3卫生安全 35.9知识产权 35.10保险 45.11应急处理 46流程管理 46.1筹备阶段 46.1.1总体策划 46.1.2编制预算 46.1.3立项登记 46.1.4议程规划 46.1.5参会邀请 46.1.6媒体组织 56.1.7会场设计 5Ⅱ6.2实施阶段 56.2.1会前 6.2.2会期 6.2.3会后 6.3总结阶段 6附录A(资料性)物料清单示例 7A.1按照适用人群划分的物料清单 7A.2按照用途划分的物料清单 A.3按照采购方式划分的物料清单 Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由全国会展业标准化技术委员会(SAC/TC348)提出并归口。本文件起草单位：中国邮电器材集团有限公司、国家会展中心(上海)有限责任公司、中国对外贸易中心集团有限公司、厦门会展金泓信展览有限公司、中国国际贸易促进委员会纺织行业分会、励展华博展览(深圳)有限公司、长城国际展览有限责任公司、上海市国际贸易促进委员会、深圳市卡司通展览股份有限公司、成都世纪城会展集团有限公司、云南省商务厅。本文件主要起草人：潘臻、袁国华、张简为、王晨、徐健生、赖国香、徐迎新、蒋承文、彭璐、王蕾、1商业会议组织管理指南本文件提供了商业会议组织管理总体原则、保障要素以及流程管理的建议。本文件适用于会议组织者对商业会议的组织管理工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB3096声环境质量标准GB/T18883室内空气质量标准GB/T30520会议分类和术语GB/T33489展览会信息管理系统建设规范GB/T33497餐饮企业质量管理规范GB37487公共场所卫生管理规范GB/T38209公共安全演练指南3术语和定义GB/T30520界定的以及下列术语和定义适用于本文件。商业会议commercialconference通过营销创造经济效益和社会价值的会议。服务商serviceprovider受会议组织者委托，为会议举办提供配套服务的组织或个人。4总体原则4.1前瞻性遵循突破创新、环境友好的可持续理念，顺应会议内容所涉及的行业发展趋势，运用先进技术手段实现会议组织管理是十分重要的。25要素管理5.1会议组织者具备法人资格和会议组织的专业能力，经营范围包含会议组织或相关服务。鼓励会议组织者通过国际、国内相关管理体系等方面的认证。5.2项目团队5.2.1宜确定项目负责人，组建项目团队。5.2.2宜完善职责分工，建立工作机制。5.2.3宜制定工作计划，明确阶段工作目标和完成时限，对照工作目标及时优化调整。5.3服务商5.3.1可选用专业会议服务公司，也可结合实际需求分别选择不同类型的服务商提供服务，包括：营愿者等组织或个人。5.3.2宜选择具备履约和服务质量保障能力的供应商：a)具备完成服务所需的人力、物力和资质；b)拥有满足保障需求的供应渠道；c)接受会议组织者的服务培训和质量监督。5.3.3宜以合同约定服务商履约内容、责任和标准。5.4会议场地5.4.1宜结合会议实际需求选择会议场地，可考虑以下因素：a)会议室的基本条件；b)配套场地的基本条件；c)音、视频等设备条件；d)网络条件；e)交通条件；f)餐饮条件；g)住宿条件5.4.2会议场地的温度、湿度宜符合GB/T18883要求。5.4.3会议场地的环境噪声宜符合GB3096要求。5.4.4宜遵循绿色设计搭建原则，布置会议场地使用环保材料。5.4.5会议场地卫生条件宜符合GB37487要求。35.5会议物料5.5.1宜在确定主视觉后进行延展物料设计。5.5.2宜结合制作周期、时限要求和预算等因素制定物料采购、制作计划。5.5.3宜根据会议实际需求确定物料的种类及数量。物料清单示例见附录A。5.6.1宜制定市场营销方案，明确营销对象、策略及实施步骤，通过市场化运作方式获得经济效益。5.6.2宜争取政府或相关组织在政策、资金、信用等方面的支持。5.6.3宜综合考虑信息、受众等因素，利用多种渠道开展整合营销。5.6.4宜确定宣传策略，结合目标和预算制定传播方案。5.7数据与信息5.7.1宜对参会代表信息、实际参会人数和人次、线上参会人数、报名未到场人数等数据进行采集、管理、分析，注重对个人隐私的保护及对会议文件等数据资料的管理。5.7.2信息系统安全管理宜符合GB/T33489要求。5.8公共安全5.8.1大型活动安全5.8.1.1会场疏散标志设置的准确、完备、醒目是十分重要的。5.8.1.2参会人数较多的商业会议，设置好足够数量的安全出口是十分重要的。5.8.1.3超过1000人以上的会议，履行大型活动相关程序是至关重要的。5.8.2.1宜检查会场消防设施，确保其不被遮挡，宜关注安全出口、消防栓、消防卷帘门的位置和有效性。5.8.2.2宜安排工作人员会前熟悉疏散通道、消防设施和器材位置，培训使用方法，必要时可组织现场演练。5.8.2.3宜配合消防部门在会议举办前对消防设施和器材进行检查，并按照要求整改。5.8.3.1宜根据需要制定卫生防疫方案。5.8.3.2宜根据实际情况设置功能区，包括但不限于缓冲区、医务室、隔离室，配备必要的医务人员、医用物资。5.8.3.3宜按照GB/T33497等餐饮行业相关标准选择餐饮服务商。5.9知识产权5.9.1配合知识产权管理部门的工作。5.9.2加强对自有知识产权的保护，预防、制止侵犯自有知识产权行为。5.9.3宜要求服务商对使用和提供的素材具备相应的知识产权。5.9.4宜提前向主持人和发言人发送关于知识产权的告知函及免责声明。4宜购买保险，减少因会议取消、自然灾害、意外事故等不可预见事件带来的损失。投保范围宜覆盖5.11应急处理5.11.1宜会同场地提供方和服务商共同成立应急机构，建立应急处理机制。5.11.2宜针对公共安全、公共卫生、食品安全、自然灾害、网络安全、舆情处置等制定专项应急预案，设置触发条件，明确程序和分工。5.11.3宜按照GB/T38209进行演练。6流程管理6.1筹备阶段6.1.1.1宜在正式立项前进行调研，对照预期目标进行可行性分析。6.1.1.2宜选择符合行业发展特点且兼具商业价值的多个主题作为备选，在主题确定后延展会议议题。6.1.1.3宜综合考虑产业特点、接待能力和配套资源，选择与会议主题和规模相匹配的城市(地区)作为会议举办地。6.1.1.4宜结合工作质量和时限要求，制定项目进度表。6.1.1.5可选择有助于达成会议目标的合作伙伴。6.1.2.1宜依据会议预期目标和会议运营实际需求编制预算。6.1.2.2会议的资金来源可包括政府财政、企业赞助、社团自筹等。宜根据会议举办地政府主管部门要求，履行报审或报备手续。6.1.4.1宜结合会议主题和议题规划会议总体日程。6.1.4.2宜全面统筹议程安排，并结合议题、发言嘉宾身份等因素安排发言次序。6.1.5.1宜根据会议主题制定不同类型参会代表邀请方案。6.1.5.2宜拟定并向被邀请人发送会议邀请函。邀请函信息宜准确、清晰，可使用信息化手段开展邀请工作。6.1.5.3宜开通会议注册系统，以统计参会代表信息，宜对参会代表进行问卷调查，了解参会目的和需求信息。宜在注册界面设置便捷支付通道。56.1.6.1宜指定专人统筹协调联络工作，对接媒体需求，配合做好与会相关工作。6.1.7.1会场设计宜符合地面承重、电力负荷、消防安全等现场实施条件，遵守场地提供方的管理要求，设计风格宜与主视觉相匹配。6.1.7.2宜协调服务商和场地提供方，做好基础保障、系统设备和工程保障需求的对接。6.2实施阶段6.2.1.1宜安排参会代表的接待工作，发放证件及资料，并为重要参会代表提供相应服务。6.2.1.2宜考虑不同年龄、民族、宗教和残障等参会人员的特殊需求，必要时在专业部门的指导下提供相应服务。6.2.1.3宜关注媒体安排，并提前为重要媒体预留拍摄机位。6.2.1.4宜督促服务商配合完成场地检验手续，做好场地保护措施，按照场地方施工规范及施工安全管理要求施工，督促服务商按照计划完成搭建工作，宜在完工后及时进行检查。6.2.1.5宜督促服务商采取必要的安全防范措施，保障工作人员人身和财产安全。宜督促服务商落实安全责任，制定相关方案和预案。6.2.1.7宜在各项准备工作完成后进行全流程彩排演练。6.2.1.8宜监督服务商工作人员按时就位。6.2.1.9宜与相关单位共同对服务商现场实施过程、人员管理、质量结果、广告合规、安全措施等进行监督检查。6.2.2.1宜及时组织参会代表入场并引导重要参会代表至相应区域。6.2.2.2宜实时关注会议进行情况，根据临时变化及时调整议程。6.2.2.3宜在会议开始后及时发出新闻稿件，做好实时媒体宣传。可进行舆情监测，必要时及时开展危6.2.2.4宜对服务商提供服务的数量、完成质量和执行情况等进行考核验收，留存照片等资料作为结算依据。6.2.3.1宜根据需要安排参会代表会后行程。6.2.3.2宜发布成果性新闻稿件。6.2.3.3宜监督服务商做好会后撤离工作，配合场地提供方完成场地检验，并对服务商工作内容进行验收确认。6.2.3.4宜及时完成项目结算。66.3.1宜做好会议资料的归档整理和数据分类统计，对照预期目标对实际效果进行总结与评估。6.3.2宜对各项工作及各个环节进行总结，提出改进建议，以供后续工作参考借鉴。6.3.3可视情况上报工作总结至审批单位。7GB/T43467—2023(资料性)物料清单示例A.1按照适用人群划分的物料清单按照适用人群划分的物料清单见表A.1。表A.1按照适用人群划分的物料清单适用人群物料参会代表证件、会刊、会务手册、论文集、讲义、图片集、纪念品、徽章、餐券、资料U盘、宣传资料、服装、同传设备(含耳机)工作人员笔、签到本、电脑、打印机、录音笔、相机、摄像机、医疗及防疫物资A.2按照用途划分的物料清单按照用途划分的物料清单见表A.2。表A.2按照用途划分的物料清单用途物料会场布置类桌签、台卡、椅背贴、地贴、麦标会议物料类会刊、会务手册、论文集、讲义、图片集、纪念品、徽章、餐券、资料U盘、宣传资料、证件、手提袋、手