办公软件培训

1常用办公软件培训诚信勤奋合作敬业何谓办公软件

办公软件：顾名思义就是用于办公的一种软件，办公软件的科学定义是可以进行文字处理、表格制作以及幻灯片制作和图像处理的软件。现在的办公软件得应用是非常广泛的，我们的社会统计、回忆记录以及数字化的办公都会使用到办公软件；办公软件的发展经历了繁荣复杂到现在的简单实用。办公软件的发展方向也是朝着操作简单，功能细化的方向发展。1.微软Office系列：说到办公软件我们第一个想到的就是微软Office系列，因为这是市场上最好的、最受人们欢迎的一款办公软件。同时它也是目前使用率最高的办公软件。微软Office系列包括World文字处理、PPT以及表格制作三个方面的软件。微软Office系列的功能是非常全面的，基本上可以满足任何的办公使用。

2.金山WPS系列：除了微软办公软件，其次较好的就是金山WPS系列了。金山WPS系列的功能和作用基本上和微软差不多，都是对文字处理的软件。但是金山WPS系列的使用率没有微软的高。

3.永中Office系列：永中Office系列也是现在使用比较好的一种办公软件，相比于微软和WPS系列来说，永中Office系列是比较差一点的。永中Office系列也是文字处理软件，同时可以完成表格制作。定义常用办公软件系列

目录一Office简介二Word操作基础教程三PowerPoint操作基础教程四Excel操作基础教程五实际工作演示、技巧分享一、Office简介1.1Office家族1.2Office发展史1.3Office常用快捷键1.4Office2007安装与卸载1.5Office2007启动与关闭1.1Office家族1.2Office发展史1.3Office常用快捷键1.4安装Office2007

将Office2007光盘放入光驱中，系统将自动弹出，在界面中输入产品密钥，再单击“继续”按钮。按照安装提示进行安装，即可完成软件的安装。1、打开“控制面板”窗口，双击“添加/删除程序”的图标，打开“添加或删除程序”对话框，单击“MicrosoftOffice2007”选项。2、单击“删除”命令，则可开始卸载。1.4卸载Office2007方法一：单击“开始”按钮，然后选择“所有程序/MicrosoftOffice/MicrosoftOfficeWord2007”命令，选择所需的软件，即可启动软件。1.5启动Office2007方法二：如果操作系统桌面上创建有Word2007的程序图标，双击图标即可启动该程序。1.5关闭Office2007

当不再使用Office2007的某个组件时，应退出应用程序，以减少对系统内存的占用。退出Office2007的常用方法有如下4种：1、单击标题栏右边的“关闭”按钮，可以快速退出应用程序。2、单击左上角的控制菜单图标，在弹出的窗口控制菜单中选择“关闭”命令。3、选择“文件”菜单，再单击左侧菜单中的“退出”命令，即可退出该程序。4、按下Alt+F4组合键即可退出程序。二、Word操作基础教程2.1Word操作基础简介2.2Word操作窗口介绍2.3Word常用功能介绍2.1Word操作基础简介1、WORD的启动与关闭

启动：开始→程序→MicrosoftWord

关闭：文件→退出、关闭按钮

2、WORD窗口的组成标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口、状态栏3、打开或关闭工具栏

“视图”菜单→工具栏→选择工具选项（右击工具栏→选择工具选项）2.2Word操作窗口介绍2.3常用功能介绍—查找与替换

对于长篇或包含多处相同及共同文本的文档来讲，修改某个单词或修改具有共同性的文本时，显得特别麻烦。为了解决这个问题，就需要用到查找与替换文本的功能。查找：编辑→查找→查找内容→查找下一处替换：编辑→替换→查找内容、替换为→查找下一处→替换（全部替换）2.3常用功能介绍—设置文本、字体格式

输入完文本之后，为了使整体文档更具有美观性与整齐性，需要设置文本的字体格式与段落格式。例如，设置文本的字体、字号、字形与效果等格式，设置段落的对齐方式、段间距与行间距、符号与编号等格式。

在所有Word文档中，都需要根据文档性质设置文本的字体格式。可以在【开始】选项卡【字体】选项组中，设置文本的字体、字形、字号与效果等字体格式。

文字的美化改变字号、字体和颜色：单击工具栏上的字号、字体和颜色按钮。改变文字的格式：加粗、倾斜、下划线、字符边框、字符底纹、字符缩放使文字产生特殊效果：格式→字体（字体、字型、字号、着重号、效果）→动态效果改变字间距：格式→字体→字符间距改变文档中文字的方向：常用工具栏→更改文字方向（格式→文字方向）2.3常用功能介绍—设置段落格式

设置完字体格式之后，还需要设置段落格式。段落格式是指以段落为单位，设置段落的对齐方式、段间距、行间距与段落符号及编号。调整段落的对齐方式：

格式工具栏→居中、右对齐、分散对齐

改变行距：选定段落→格式→段落→行距→确定

设置段落的首行缩进和左右边界：

水平标尺上的缩进标记改变段间距：

定位段落→格式→段落→缩进和间距→间距（段前、段后）→确定2.3常用功能介绍—设置水印背景

水印是位于文档背景中的一种文本或图片。添加水印之后，用户可以在页面视图、全屏阅读视图下或在打印的文档中看见水印。启用【页面布局】选项卡【页面背景】选项组中的【水印】命令，可以通过系统自带样式或自定义样式的方法来设置水印效果。2.3常用功能介绍—设置分栏

Word中的分栏功能可以调整文档的布局，从而使文档更具有灵活性。例如，利用分栏功能可以将文档设置为两栏、三栏、四栏等格式，并根据文档布局的要求控制栏间距与栏宽。同时，利用分栏功能还可以将文档设置为包含一栏、两栏与三栏布局的混排效果。2.3常用功能介绍—设置、编辑页眉页脚

页眉与页脚分别位于页面的顶部与底部，是每个页面的顶部、底部和两侧页边距中的区域。在页眉与页脚中，主要可以设置文档页码、日期、公司名称、作者姓名、公司徽标等内容示。

插入完页眉与页脚之后，用户还需要根据实际情况自定义页眉与页脚，即更改页眉与页脚的样式、更改显示内容及删除页眉与页脚等操作。2.3常用功能介绍—插入页码

在使用文档时，用户往往需要在文档的某位置插入页码，便于查看与显示文档当前的页数。在Word2007中，可以将页码插入到页眉与页脚、页边距与当前位置等文档不同的位置中。2.3常用功能介绍—设置页边距

页边距是文档中页面边缘与正文之间的距离，用户可通过【页面设置】选项组中的【页边距】命令，来设置页边距。2.3常用功能介绍—设置纸张大小

用户可通过启用【页面设置】选项组中的【纸张大小】命令，在下拉列表中选择相应的选项即可。另外，用户也可以在【纸张大小】下拉列表中选择“其他页面大小”选项，在弹出的【页面设置】对话框中的【纸张】选项卡中全面的设置纸张大小与纸张来源等选项。2.3常用功能介绍—插入艺术字体

启用【插入】选项卡【文本】选项组中的【艺术字】命令，在下拉列表中选择相符的艺术字样式。在弹出的【编辑艺术字文字】对话框中输入文字内容，并设置艺术字的【字体】与【字号】。单击【确定】按钮，即可在文档中插入艺术字。为了使艺术字更具有美观性，可以像设置图片格式那样设置艺术字格式。即设置艺术字的样式、设置文字方向、间距等艺术字格式。2.3常用功能介绍—插入表格

插入表格即是运用Word2007中的菜单或命令，按照固定的格式在文档中插入行列不等的表格。在此，主要讲解【表格】菜单法与【插入表格】命令法、插入Excel表格、等4种插入表格的方法。2.3常用功能介绍—插入对象

在文档中将光标放置于需要插入菜单下选择对象即可按照自己的需求将对象插入当前的Word文档中，便于打开浏览和更改。三、PowerPoint操作基础教程

3.1PPT简介3.2PPT操作窗口介绍3.3PPT制作注意事项3.1PPT操作基础简介

PPT，是PowerPoint的简称。PowerPoint是微软公司的演示文稿软件。用户可以在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。MicrosoftOfficePowerPoint做出来的东西叫演示文稿，其格式后缀名为：ppt、pptx；演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。PowerPoint2007为用户提供了普通、幻灯片浏览、备注页与幻灯片放映4种视图方式。用户可通过启用【视图】选项卡【演示文稿视图】选项组中各项的命令，在各个视图之间进行切换。（打开、关闭同Word）3.2PPT操作窗口介绍3.2PPT操作窗口介绍3.2PPT操作窗口介绍3.2PPT操作窗口介绍课件不是讲稿不要把PowerPoint当Word使用课件不只是提纲不要把PowerPoint当黑板使用，要体现思路课件不是动画演示不要把PowerPoint当作动画软件，只是将想法与设计实现的一种工具3.3PPT制作注意事项—三个概念3.3PPT制作注意事项—文本排版常见问题满习惯在一张幻灯片上放太多内容乱字体多颜色杂文字色彩或背景使用不当文字与背景颜色相近，难以辨别3.3PPT制作注意事项—

达到如下效果颜色统一个性化设置字体和效果的统一3.3PPT制作注意事项—

简化文字的方法不超过5行分解到多张幻灯片上每行不超过5个关键词概括关键词分享交流使用动画控制文字内容图示-一图胜千言使用备注3.3PPT制作注意事项—

使文字有序的方法分享交流统一字体统一颜色注意文字对齐少用艺术字3.3PPT制作注意事项—美化文字的方法分享交流安装第三方字体改变文字间距阴影效果双色字效果4.12003-2007新增功能介绍4.2Excel2007操作窗口介绍4.3Excel函数公式的应用4.4Excel常用函数分享四、Excel操作基础教程4.12003-2007新增功能介绍

面向结果的用户界面命令和功能逻辑组的、面向任务的选项卡更多行和列以及其他新限制65536行256列1048576行和16000列

（XFD）列(.xls.xlsx)

Office主题和Excel样式

丰富的条件格式渐变色、数据柱线和图标集4.12003-2007新增功能介绍改进的排序和筛选功能按颜色和3个以上级别排序，按颜色日期筛选

Excel表格的增强功能应用表格样式共享的图表Office家庭共享更佳的打印体验“普通”、“分页预览”与“页面”视图4.2Excel2007操作窗口介绍4.2工作簿、工作表及单元格工作簿（.xlsx）►在Excel中创建的文件称为工作簿。工作簿是工作表的容器，一个工作簿可以包含一个或多个工作表。一个excel文件。工作表（sheet1，sheet2，sheet3）►工作表是在Excel中用于存储和处理各种数据的主要文档，也称电子表格。工作表始终存储在工作簿中。单元格（A1，A2）►在工作表中，行和列相交构成单元格。单元格中可以包含文本、数字、日期、时间或公式等内容。若要在某个单元格中输入或编辑内容，可以在工作表中单击该单元格，使之成为活动单元格。4.3Excel函数公式的应用—分类函数的分类

数据库函数：分析和处理数据清单中的数据。日期与时间函数：在公式中分析和处理日期值和时间值。统计函数：对数据区域进行统计分析。逻辑函数：用于进行真假值判断或者进行复合检验。信息函数：用于确定保存在单元格中的数据类型。查找和引用函数：对指定的单元格、单元格区域返回各项信息或运算。数学和三角函数：处理各种数学计算。文本函数：用于在公式中处理文字串。财务函数：对数值进行各种财务运算。工程函数：对数值进行各种工程上的运算和分析。4.3Excel函数公式的应用—常用函数常用的公式介绍数学函数日期函数信息函数逻辑函数文本函数查找与引用函数4.3Excel函数公式的应用—相对引用和绝对引用如图：C1=A1+B1，如果将C1单元格复制粘贴到D1，得到的结果是7而不是原来是单元格的值5，

这是因为复制过程中我们一并也把公式复制到了D1，当计算结果栏位由原来的C1偏移到D1时，则参与计算的其他栏位也会同时发生偏移，即D1=B1+C1。

倘若将A1、B1绝对引用，那么参与公式计算是相应栏位就被锁定，若此时将C1复制粘贴到其他栏位，得到的结果就是5如果只是想粘贴数值，则可在粘贴的时候用“选择性粘贴”只针对数值进行粘贴，如下图在将C1栏位粘贴到D1栏位时，右击—选择性粘贴—数值，则的得到的结果将是原来C1栏位的数值5（无论是绝对引用还是相对引用）。4.3Excel函数公式的应用—相对引用和绝对引用

混合引用是有绝对的行或相对的列。绝对引用列是采用$A1、$B1等形式。绝对引用行是采用A$1、B$1等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用的改变而绝对引用的不变。如果多行或多列的复制公式，相对引用自动调整而绝对引用将不做调整。例如，下图公式中绝对引用了A列和23行，公式复制过程中只对相对引用的部分进行调整。注：相对引用与绝对引用可以通过快捷键“F4”进行相互切换。4.4Excel常用函数分享-数学函数条件求和:SUMIF求个数:COUNT求符合条件个数:COUNTIF求和:SUM求算书平均数:AVERAGE四舍五入函数:ROUND排位:RANK4.4Excel常用函数分享-sum/sumif/count/countifSUM(数值1,数值2,…)

A1=6A2=7A3=8=SUM(6,8)=14=SUM(A1,A3)=6+8=14=SUM(A1:A3)=6+7+8=14SUMIF(范围,条件,要求和范围)ABC110020100022004020003300603000=SUMIF(A1:A3,“>=200”,B1:B3)=100=SUMIF(A1:A3,“>=200”,C1:C3)=5000COUNT(数值1,数值2,…)ABC110020100022004020003300603000

=COUNT(A1:A3)=3

=COUNT(B1:B3)=3COUNTIF(范围,条件)ABC110020100022004020003300603000

=COUNTIF(A1:A3,“>=200”）=2=COUNTIF(A1:A3,“>200”）=14.4Excel常用函数分享-average/rankAVERAGE(数值1,数值2,…)ABC110020100022004020003300603000

=AVERAGE（A1：A3）=200=AVERAGE（A1：A3，B1）=105RANK(数值,范围,数值)

1-升序,0-降序

ABC110020100022004020003300603000=RANK(A1,A1:A3,1)=1=RANK(A1,A1:A3,0)=34.4Excel常用函数分享-日期函数返回日期序列年份YEAR返回日期序列月份MONTH返回日期序列特定天DATE返回系统今天日期TODAY返回系统今天日期与时间NOW返回对应日期的星期数WEEKDAY4.4Excel常用函数分享-year/month/date/today/now/weekdayYEAR(日期)

A1=2019-03-29星期五

=YEAR（A1）=2019

返回到序列年

MONTH(日期)

A1=2019-03-29星期五

=MONTH（A1）=3

返回到序列月

DATE(日期)

A1=2019-03-29星期五

=DATE（A1）=29

返回到特定的天

TODAY()

A1=2019-04-12星期五

=TODAY（）=2019-04-12

返回系统当天的日期NOW()

A1=2003-07-29星期二

=NOW（）=2003-07-2914：55返回系统今天的日期与时间WEEKDAY(日期)

A1=2003-07-29星期二

=WEEKDAY（A1）=3

返回对应日期的星期数

4.4Excel常用函数分享-信息函数(iserror/isna)测试是否为错误值函数ISERROR测试是否为错误值#N/A函数ISNAISERROR()

括号中为：#N/A、#VALUE、#REF、#DIV/0、#NUM、#NAME？或#NULL时为TRUE

=ISERROR（#N/A

）=TRUE测试是否为错误值函数ISNA()

括号中为：#N/A时为TRUE

=ISNA（#N/A

）=TRUE

测试是否为错误值#N/A函数4.4Excel常用函数分享-逻辑函数将条件按且方式结合函数AND将条件按或方式结合函数OR将条件值反过来函数NOT执行条件函数IF4.4Excel常用函数分享-and/or/not/ifAND(条件)

括号中条件值均为TRUE，则为TRUE；如果任一个为FALSE，则为FALSE

=AND（5>3,2>1）=TRUE=AND（1>3,2>1）=FALSE将条件按且方式结合函数OR(条件)

括号中条件值均为FALSE，则为FALSE；如果任一个为TRUE，则为TRUE

=OR（5>3,2>1）=TRUE=OR（1>3,2>1）=TRUE=OR（1>3,2>5）=FALSE将条件按或方式结合函数NOT(条件)

括号中条件值为FALSE，则为TRUE；如果为TRUE，则为FALSE

=NOT（5>3）=FALSE=NOT（1>3）=TRUE将条件值反过来函数IF(条件,执行条件真,执行条件假)

可以执行七层嵌套.=IF（5>3,2,3）=2=IF（5<3,2,3）=3=IF(5>3,IF(1>2,6,7),0)=7执行条件函数4.4Excel常用函数分享-文本函数截取函数LEFTRIGHTMID计算字符长度LEN合并字符函数CONCATENATE在字符串中查找特定字符FIND比较两个字符是否完全相符EXACT将数值转化为文本TEXT将数值型字符转化为数值VALUE4.4Excel常用函数分享-left/right/mid/concatena/find/exactLEFT(文本,数值)

从左边截取RIGHT(文本,数值)

从右边截取MID(文本,开始位，数值)

从中间截取

=LEFT（“abcdef”,2）=ab=RIGHT（“abcdef”,2）=ef=MID（“abcdef”,2,3）=bcdCONCATENATE(文本1，…)

合并字符串

=CONCATENATE（“a”,“ef”）=aef

查找一个字符在另一个FIND(文本,范围,数值)字符串中的位置数值表示查找第几个.=