学院办公室岗位职责

学院办公室岗位职责第一章总则为确保学院办公室的正常运转，提高工作效率和质量，订立本规章制度。本制度适用于学院办公室全体员工。第二章职责范围2.1办公室主任负责办公室的整体规划、组织、协调和管理工作；订立办公室工作计划和年度预算，定期进行总结和评估；组织协调各部门之间的沟通和协作，解决工作中的矛盾和问题；引导、培训和评价办公室员工的工作表现；负责与上级领导和其他部门的联系，并向上级领导汇报工作情况和问题。2.2办公室文秘人员完成上级领导交办的文件、资料等书面料子的起草、整理和归档工作；负责办公室文件的传送、收集和分发工作，保证信息的及时传递和保密性；帮助办公室主任组织紧要会议和活动，负责会议记录和文件整理；布置办公室内部会议和活动的事项，协调各部门参加。2.3办公室行政管理人员负责学院办公用品、设备的采购和管理，定期进行盘点和更新；组织协调学院内部办公空间的规划和使用，保证办公环境的乾净和安全；负责学院办公楼的维护和设备的保养，及时处理设备故障和报修；处理学院员工的考勤、请假、奖惩等事务，保证员工信息的准确性和保密性。2.4办公室接待人员负责学院内部和外部人员的接待工作，保持良好的服务态度和形象；接待来访客户或学员，供应必需的咨询和引导，并记录相关信息；组织协调学院内部的会议室预定和使用布置，供应必需的支持服务；负责电话接听和转接，处理来电咨询和问题反馈。2.5办公室行政支持人员帮助办公室主任完成办公事务的日常布置和处理；负责办公室文件的整理、打印、复印和扫描等工作；帮助办公室文秘人员进行文件的归档和存档管理；负责办公室内部文件和资料的传递和分发，保证信息的安全和准确。第三章工作要求3.1保密要求办公室全体员工须严格遵守学院涉密文件、资料和信息的保密规定；不得将任何机密文件、资料外泄或用于其他非学院工作目的；不得私自复印、传输或存储机密文件、资料；严禁将任何机密信息或资料存放在个人笔记本电脑、移动存储设备等非规定设备中。3.2协作要求办公室员工应保持良好的团队意识和合作精神，乐观搭配其他部门的工作；及时向相关部门供应必需的支持和帮忙；在工作中发现问题、矛盾和难题时，应及时与相关人员沟通和协商解决。3.3工作素养要求办公室员工应具备良好的专业素养和职业操守；严格遵守工作纪律，定时完成上级交办的任务；在工作中要严谨、认真、细致，确保工作的准确性和规范性；定期学习和更新相关业务知识，提高工作本领和水平。3.4服务规范要求办公室接待人员应保持良好的服务态度和仪容仪表，热诚接待来访者；礼貌、规范地回答来访者的问题和咨询，并及时供应所需的信息；细心、详细地布置会议室的布置和所需的配套服务；回访来访者，及时了解和处理来访者的反馈和问题。3.5工作效率要求办公室员工要合理布置和调配工作时间和任务，提高工作效率；常常性开展工作进展和问题的汇报和沟通，及时调整工作计划；对于紧要工作任务，提前做好充分的准备和组织，确保定时完成。第四章违纪违规行为和处理措施4.1违纪违规行为未按规定履行岗位职责，导致工作耽搁或质量问题的；违反保密规定，泄露学院机密文件、资料和信息的；有意拦阻对外联络和合作的正常进行的；擅自私用学院办公用品、设备和资源的；违反工作纪律，严重影响办公室工作秩序的。4.2处理措施口头警告：对于细小违纪违规行为，由办公室主任进行口头警告，并进行记录；书面警告：对于一般违纪违规行为，由办公室主任进行书面警告，并进行记录；谈话处理：对于较严重的违纪违规行为，由学院相关领导与办公室主任进行谈话处理，并进行记录；岗位调整：对于多次违纪违规行为或影响严重的，可通过调整岗位实施矫正措施；绩效考核扣分：对于违纪违规行为影响到工作效果和工作质量的，可对该员工的绩效考核进行扣分处理；组织调查处理：对于严重违纪违规行为，将组织相关部门进行调查并进行处理。第五章附则本规章