EHS文件控制程序

EHS文件控制程序姓名/岗位签名日期起草:审核:批准:版本号修改记录日期:1.0原版发行1目的为公司职业健康安全与环境管理相关的文件与资料的控制活动提供支撑,以正确指导各项工作的开展。2适用范围公司所有职业健康安全与环境管理文件与资料、外来文件与资料的管控。3职责3.1EHS管理部负责编制EHS手册。3.2相关部门负责编制本部门的程序文件和作业指导书。3.3EHS管理部负责确定EHS管理文件（包括外来文件）的编号、分发范围、受控级别及文件的检查；EHS管理部对外来文件的适用性进行确认。3.4行政人力资源部负责管理文件（包括外来文件）的分发、回收、销毁、存档。3.5相关部门识别、收集，提交与EHS有关的外来文件；各部门负责本部门文件的修改、使用、管理。4程序内容4.1文件的分类4.1.1第一层文件：EHS管理体系手册（包括：EHS政策、方针等）。4.1.2第二层文件：程序文件。4.1.3第三层文件：作业指导书(如：与体系有关的管理制度、岗位操作规程等)。4.1.4记录为特殊文件，附在相关文件中，按《EHS记录控制程序》的要求进行控制。4.1.5与EHS管理有关的外来文件。4.2文件的编号4.2.1文件的名称4.2.1.1文件的名称由文件英文字符代号，数字序号和中文文件名称三部分组成。文件英文字符代号规定文件手册程序作业指导书记录表格代号EHSMPDWIRCa)EHS手册EHSMb)程序文件：EHS-PD-***文件序列号：如001等文件序列号：如001等程序文件代号程序文件代号安全环保代号安全环保代号c)作业指导书：EHS-WI-***文件序列号：如101等文件序列号：如101等作业指导书代号作业指导书代号安全环保代号安全环保代号d)记录表格：文件序列号：如文件序列号：如101等文件编号/RC***记录序列号：如001等记录序列号：如001等如：EHS-PD-***/RC001(程序文件的记录)EHS-WI-***/RC001(作业指导书的记录)e)外来文件：EHS-OD-***文件序列号：如101等文件序列号：如101等外来文件代号外来文件代号安全环保代号安全环保代号4.2.1.2文件序列号分布部门名称部门代号文件序列号质量管理部QUA001-100现场管理科MAN101-200EHS管理部EHS201-300工程设备部ENG301-400供应部SUP401-450销售部SAL451-500技术部TEC501-550行政人力资源部AHR551-600财务部FIN601-650市场部MAR651-700企业发展部DEV701-750澄帆公司RND751-8004.2.2文件的版本版本号，第一版用1.0表示，第二版用2.0表示，第三版3.0，依此类推。4.3文件的受控状态文件分为受控和非受控两大类。凡是体系要求的文件均为受控文件。受控文件在发放前加盖“受控”章、“分发号”章。涉及公司机密文件（如：工艺文件、配方、物料代码对应表等）需加盖“保密”章，用于存档的文件同时加盖“存档”章。4.4文件的编制、审核、批准4.4.1EHS手册由EHS管理部组织编制，管理者代表审核，报总经理批准。4.4.2程序文件由相关部门负责人编写，EHS管理部经理审核，报管理者代表批准。4.4.3作业指导书由相关部门责任人编制，相关部门经理审核，报分管领导批准，批准后的作业指导书必须到EHS管理部备案。4.5文件的发放、回收4.5.1公司所有体系文件审核、批准完后由行政人力资源部负责印刷，并根据EHS管理部规定的发放范围和文件受控级别（受控、保密）进行发放。4.5.2文件发放、回收时，要填写《EHS文件发放回收记录》，要写清文件的名称、编号、分发号等内容并由文件接受人签字。收文单位填写《EHS收文登记表》，各单位对加盖“受控”章的文件建立本单位的《EHS受控文件清单》，EHS管理部建立公司的《EHS受控文件清单》。文件收回时，各单位须在《EHS受控文件清单》的备注栏内注明收回。4.6文件的保管4.6.1行政人力资源部负责公司所有文件的存档；发放至各部门的文件由各部门负责保管。文件需保存在干燥、安全的地方，EHS管理部负责检查。4.7文件的更改4.7.1当组织机构、产品、工艺流程、法律法规等发生改变或其他原因造成文件需要更改时，各相关部门及时向EHS管理部提出，由EHS管理部组织相关部门评审文件的适宜性，必要时进行修改。4.7.2EHS手册的修改由EHS管理部填写《EHS文件更改申请表》，说明更改的原因，经管理者代表审核，总经理批准后，进行修改；程序文件的修改由相关部门负责人填写《EHS文件更改申请表》，说明更改的原因，经EHS管理部经理审核，管理者代表批准后，进行修改，并将修改情况记录在文件修改记录页上。4.7.3作业指导书的修改由相关部门责任人填写《EHS文件更改申请表》，经相关部门经理审核后报分管领导批准后，由相关部门和EHS管理部对文件统一更改，更改后的作业指导书必须到EHS管理部备案。《EHS文件更改申请表》由EHS管理部保存。4.7.4更改方式4.7.4.1划改：使用于少量文字的更改，更改时，划去原文字，在旁边加上更改后的文字，并加盖“更改”章，划改不超过两次，文件的版本号不变；当划改超过两次，文件的版本号由1.0变为1.1，以此类推。4.7.4.2换版：当文件的内容出现较大变动时，文件需换版，版本号由1.0变为2.0。行政人力资源部收回旧版本加盖“作废”章，发放新版本文件，注明新版本号。4.8文件的作废与销毁4.8.1所有失效和作废的文件，由行政人力资源部从所有发放和使用场所回收，并填写《EHS文件销毁申请单》，由行政人力资源部加盖“作废”章，对要销毁的文件负责销毁，防止非预期使用。4.9文件的借阅和复制4.9.1借阅：借阅与体系有关的受控文件，需由借阅部门和借出部门填写《EHS文件借阅、收回记录》。4.9.2复制4.9.2.1文件因破损需要复制时，由使用部门填写《EHS文件复制记录》。经EHS管理部经理批准后由行政人力资源部进行复制，使用原文件的分发号。并由行政人力资源部负责收回破损的文件，并加盖“作废”章。4.9.2.2文件因丢失需要复制时，由丢失部门填写《EHS文件复制记录》。经EHS管理部经理批准并规定新文件的分发号后由行政人力资源部进行复制并发放，同时宣布丢失文件作废，并在公司文件清单上做好丢失记录。4.9.2.3由于文件不够用需要复制时，由EHS管理部填写《EHS文件复制记录》，经EHS管理部经理批准后由行政人力资源部进行复制，并根据EHS管理部规定的新文件的分发号进行发放，并在公司文件清单上做好记录。4.10外来文件的控制有关体系的外来文件由各相关部门负责识别、收集，统一交给EHS管理部，由EHS管理部确认文件的适用性，经管理者代表批准后，对文件统一编号并确定分发范围，递交行政人力资源部分发管理，并登记至《EHS外来文件台账》。未经批准的涉及体系的外来文件不得在体系中运行。EHS管理部对外来文件有效性进行追踪。4.11EHS管理部每半年对本公司各个部门文件管理情况进行一次检查，填写《EHS文件（记录）管理检查表》。主要检查文件是否丢失、保管是否完好、是否是最新版本、收发文记录是否清楚等情况。5相关文件无6记录表格《EHS文件更改申请表》EHS-PD-001/RC001《EHS文件借阅、收回记录》EHS-PD-001/RC002《EHS文件销毁申请表》EHS-PD-001/RC003《EHS文件发放、回收记录》EHS-PD-001/RC004《EHS文件（记录）管理检查表》EHS-PD-001/RC005《EHS收文登记表》EHS-PD-001/RC006《EHS受控文件清单》EHS-PD-001/RC007《EHS文件复制记录》EHS-PD-001/RC008《EHS文件发放控制页》EHS-PD-001/RC009《EHS外来文件台账》EHS-PD-001/RC0107参考文献无8附录无EHS文件更改申请表编号:EHS-PD-001/RC001序号:申请部门页码文件名称章节号更改原因:更改内容:审核意见:申请人申请日期批准人批准日期EHS文件借阅、收回记录编号:EHS-PD-001/RC002部门:序号:文件名称编号借阅人借阅时间归还人归还时间备注EHS文件销毁申请表编号:EHS-PD-001/RC003部门:序号:序号销毁文件名称文件编号受控状态分发号备注批准人:日期:销毁员:日期:监督人：EHS文件发放回收记录编号:EHS-PD-001/RC004部门:序号:日期文件编号文件名称版本号分发号发放部门领用人回收人EHS文件（记录）管理检查表编号：EHS-PD-001/RC005序号：时间部门管理情况检查人记录人备注：EHS收文登记表编号:EHS-PD-001/RC006部门:序号:序号文件名称文件编号来文单位来文日期分发号接收人备注EHS受控文件清单编号:EHS-PD-001/RC007部门:序号:序号文件名称文件编号分发号版本号备注批准人:填表人:EHS文件复制记录编号:EHS