WI-PU004 订购单管理作业细则

版本記錄版次頁次修訂原因原作者/部門修訂者/部門日期1.04新發行潘麗純/采購部2002/07/27會簽記錄會簽單位會簽人員/日期會簽單位會簽人員/日期會簽單位會簽人員/日期核准審核主辦制訂日期﹕2002年07月27日修訂日期﹕表格編號:FM-0501-3目的：為有效的掌握每批進料、收料、付款之依據。適用範圍：任何經由採購開出之訂購單均屬之。名詞釋義﹕略職責﹕略流程﹕略內容：訂購單製作﹕采購部門依生管提出的《批號別部門請購料品明細表》或《部門申請單》列印出《請購單》，經采購部門主管核准後即可列印《訂購單》。訂購單分為一式二聯,第一聯為廠商/採購聯(白色),第二聯為財務聯(紅色)。訂購單上應詳細注明所訂購料品之供應廠商﹑制造廠商﹑廠商代號、產品料號﹑品名規格﹑數量﹑交期﹑單價﹑金額﹑發票地址及其它注意事項。訂購單上之任何文字、數量、單價非經採購主管核准均不得任意涂改。訂購單簽核：采購員務必仔細核對訂購單上之各項內容無誤後簽名並呈核。訂購單之簽核依《職務核決權限實施准則》之規定執行。訂購單分發：訂購單簽核完整后才可發出,第一聯廠商/采購聯(白色)加蓋印章後交DCC傳真相應廠商(印章內容:請於24H內確認簽回，否則視同默認訂購單之所有內容);第二聯財務聯(紅色)交采購部P/O文員每周一次統一轉財務部作帳備查。表格編號:FM-0502-2訂購單確認:6.4.1訂購單之確認:經過簽核後的訂購單在IE系統M/B“采購維護作業”中作確認，RMB1000元(含)以上由總經室助理確認，RMB1000元以下由采購部P/O文員確認。訂購單變更:若變更數量﹑單價﹑物料規格﹐采購必須發出“訂購單取消/變更通知聯絡書”,經部門主管核准后由P/O文員在IE系統M/F“采購變更通知單維護”中變更數量﹑單價﹑物料規格(規格變更單價作相應變更)﹐在“采購單資料維護”中列印變更後的訂購單,並在訂購單號後加“A”﹐第二次變更則在訂購單號后加“B”(依此類推)……並經核准後傳給廠商。若訂購單有多項物料需取消其中一項﹐采購必須發出“訂購單取消/變更通知聯絡書”﹐經部門主管核準后﹐由P/O文員在IE系統M/F“采購變更通知單維護”中將此訂單所需取消項次數量變更為“0”﹐再在“采購單資料維護”中列印變更後的訂購單﹐並在訂購單號後加“A”﹐第二次變更則在訂購單號后加“B”﹐(依此類推)……經核准後傳給廠商(若需將該取消之物料轉換供應商﹐則重新制作新訂購單)。以上6.5.1與6.5.2變更發出之“訂購單取消/變更通知聯絡書”須傳真知會供應商。6.6訂購單取消:采購必須發出“訂購單取消/變更通知聯絡書”,經部門主管核准後由P/O文員在IE系統M/F“采購變更通知單維護”中將所有數量改為“0”即可﹐電腦中仍存在訂購單號。(如需轉換供應商時﹐則重新制作新訂購單)將變更或取消之原訂購單加注“作廢”字樣。物料若為客供品﹐即為客戶免費供應﹐則訂購單上物料單價為“0”。表格編號:FM-0502-2訂購單歸檔:發出之訂購單﹐供應商必須在“廠商確認”欄簽名﹑蓋公章或其他書面文件回簽﹐回簽之訂購單與傳真後的訂購單依廠商別一併歸檔留存備查。若訂購單廠商未按規定時間(24H內)回簽，則采購於三日內發出“訂單回傳追蹤”追蹤廠商簽回。附則﹕本細則經管理代表核準后﹐自發行之日起實施﹐修訂時亦同。參考文件:職務核決權限實施准則700M02附件﹕訂購單取消/變更通知聯絡書WI-PU004-F01請購單WI-PU004-F02訂購單WI-PU004-F03訂單回傳追蹤WI-PU004-F04