采购部工作程序2006-07-25

采购部工作程序

一、采购审批程序：

流程表：使用部门经理——仓库主管——采购部经理——财务部经理——总经理

二、采购审批权限

采购内容限制金额批准人

库存物品单价100元以下库房主管

生鲜、食品单价300元以下使用部门主管

家私单价300元，总价500以下使用部门主管

文具单价50元以下，总价200以下财务经理

办公设备单价200以下行政主管

日常维修配件单价80以下总价200以下行政主管或工程主管

工程设备单价300以下行政主管或工程主管

三、基本程序：

1、使用部门申购；

2、报价；

3、报批；

4、订货入仓

四、采购货品分为：

1、货仓存货补充：仓库管理人员要经常检查库存货品的存量的变化，货品库存量到达最低界线时，填写“采购申请单”。库存最低线，也称采购线，是酒店为保证供应，减少资金积压而确定的订货点的库存量，它主要根据各种货品的每日消耗数量保存期限，进货容易易以及订货到进货入库时天数等因素确定。

2、部门新增物料：各部门固业务所需要设备或物料时，由各部门填写采购申请单，按采购审批程序获得批准后，由采购部组织实施。

3、部门更替旧有设备或物品：当酒店的经营活动至一定周期时，操作设备、器材、用具、低值易耗品等均要按实际使用情况更新、补充。

4、食物和饮料以及烟酒供应：食物和饮料以及烟酒供应品性质不同，且受客人流量和消费高低的影响，故每大都有很大的流量，食物和饮料以及烟酒品质方面的选定，需要厨房部门、酒吧、采购部和仓库的合作，以便以最佳的食物，产出最好的菜。因此，食物和饮料以及烟酒的采购申请和程序与其他物品不同，除了批量的采购外，每天用料即日采购。

5、燃料。

6、维修零配件和工程物料。

7、急用和零星用品、办公用品。

五、物品采购程序

1、货仓存货补充采购程序：

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主管要填写一份仓库补货“采购申请单”，采购申请单内必须注明以下资料。

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

送采购部经理初审，采购部经理应把仓库交来采购申请单上签字确认，并注明到货时间，退一份回仓库。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，选定相应供应商，提出采购意见，标明本次申购单每种商品的价格，按采购审批程序报批，经总经理批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之2天内完成。有特殊情况，要向主管领导汇报。

2、部门新增物品采购程序；

若部门欲增置新物料，部门经理应查阅每年（或月）编制计划，弄清计划是否包括该项目等，如没有预算，应攒写有关报告，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部按酒店有关采购程序和审批程序进行办理，经总经理批准后，组织实施。

3、部门更新替旧设备和物品采购程序：

如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产、物品遗失或损坏报告”给部门主管及财务经理审批。经审批后，将一份遗失或损坏报告和采购申请单一并送交采购部，采购部按酒店采购程序和审批程序办理有关审批，经总经理批准后，组织采购。

4、食品饮料，烟酒的采购程序

酒店中的食品和饮料每天消耗量很大，其中有些食物可以存放较长时间，但有些食物存放却不能。例如：海鲜、冻品、禽类、肉类和蔬菜等就不同，有些物料还有有效使用日期限制。所以采购部需要与出品部、酒吧和成本会计有紧密合作。作出适当的采购，就食物饮料而言。每天都有不同种类和数量的需求。出品部的用料因营业情况变化较大，申请购买的手续也跟其他方法不尽相同。.

（1）蔬菜、肉类、冻品、禽类、海鲜，水果及各部门餐饮用料的采购申请，由出品部总厨、酒吧主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日市场购货表，采购部便可以电话落单或直接到市场选购。

（2）蔬菜、肉类、冻品、禽类、海鲜、水果的供应商选定：以上货品购买可采用合约形式固定价格，并可确保货源，采购部、出品部和成本会计必须合作，进行价格及质量的比较，选定供应商。采购部要邀请供应商对酒店经常使用的餐饮用料提供十五日的报价，采购部组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的十五日供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价提供酒店所需的物料，这些报价和供应商的选定必须送交财务经理和总经理审核方为有效。

（3）选择供应商，除考虑其价格是否合理外，亦需考虑到其供应能力和供货水平的稳定性，需要对下面几点进行比较：

A、哪一家供应商的价格最低；

B、哪一家的质量最高；

C、哪一家具备提供相同水平酒店的供货经验。

D、哪一家供应商最诚实。-

5、燃料采购程序

采购部根据餐饮部营业情况与工程部、餐饮部编制每日石油气采购申购计划，按采购审批程序办理审批。

6、维修零配件各工程物料采购程序

采购部根据工程部每月上报每月用量计划，有计划办理审批手续，并组织实施。

7、部门急用和零星用品、办公用品的采购程序

采购部按酒店采购工作程序和审批程序办理。

六、审核采购申请单

1所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给仓库，经仓库主管复核送采购部。

2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第四联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第一联财务部存档核实。第三联部门存档。

3、审定采购申清单：当采购部收到采购申请单后、应作出以下复查以防错漏。

（1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。

（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

4、选定供应商。

（1）联络供应商，可以利用电话。传真或其他通讯途径向供应商索要资料，报价及样品，供应商资料可从以下来源获得。

A、营业代表的来访；

B、供应商目录及邮寄小册子

C、刊物或电话黄页，报刊的广告；

D、网上查询。

（2）有关部门的介绍。选择供应商是一项是十分重要的环节，所以要考虑以下条件：

A、稳固财政；最好选择有稳固财政能力的供应商，因这样对保持酒店货品的水准、数量及交货期有一定的保障；

B、品质的统一，所选择的供应商必须能供应符合酒店要求的物品，令酒店保持一贯稳定水平；

C、地区：若品质或数量上可以接受的话，最好选择本地的供应商，从而节省运什费，且联系方便，易于随时检查合同的执行情况；

D、价格：如所有供应商供应货品、品质、数量及交货期都能符合酒店要求，选择供应商要选择价格最低的一个，若品质条件不同则应与申购部门共同考虑，协商核定最符合酒店要求的供应商；

E、维护保养：如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。

七、报价单：

报价单需要最少三家作出比较，但要视采购物品质量和种类、货源供应而定。

对采购价格的控制是整个采购控制最重要和最困难的工作，这是因为除了有关采购出品部主管等有关管理人员与供应商密谋串通、收取回扣，致使购买的物品价格偏高外，酒店所用的物品，与其他行业相比，价格变化最大、最快、实难掌握和控制。特别是那些易于过期变质的货品，其售价几乎每天都在变化，有时上午和下午的价格就有差别，采购价格控制的目的是：防止有关采购人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。为了达到这个目标，初次报价酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，签订订单时，着手向有关供应单位询价并填制报价单，包括：①填写报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、价格、质量标准及交货时间，邮寄或送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商，如果采购期限较短，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③写个简单的报告，说明询价方式及其全部过程，并提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交给财务经理和总经理审批。2、采购审定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，报主管副总和总经理审核，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商。

3、采购审定小组

总经理、财务经理、涉及的使用部门主管、库房主管、质监人员、财务成本

4、供应单位确定后，采购部门向供应商进行议价，由于酒店物品的价值和数量较大时，可以和供应商作议价，以进一步达成对酒店较为有利的协议。而且议价方式不仅可以在价钱方面洽谈，甚至物品的质量、交货期或一切细节都可以商磋。降低价格对酒店有直接的利益。在以下情况下，仪价是没有多大作用的，但尽力尝试。

A、小数额的购买

B、唯一供应的来源；

C、法律规定的价格；

D、己定折扣之价目表；

E、紧俏的市场商品。

当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内，连同所有报价单和推荐供应商的报价，交给财务经理和总经理批准。

5、定购：采购申请单一经总经理审核批准后，交回采购部，采购部便安排分派采购申请单给有关的部门，而采购员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购。采购单是酒店正式给予供应商的授权文件，此份定单一式三份，而其中所列的供应商、货品内容质量、数量及价格必须与己批准之采购申请单相同。采购单一式三联：第一联供应商；第二联采购部；第三联财务应付帐款联。采购定单要注明资料：

A、货品供应商的名称、地址及有关资料；

B、采购申请单的号码；

C、订单日期；

D、需求部门；

E、品名、规格、型号、产地、数量、单价、包装要求、交货日期、运输方式及验收标准；

F、总值；

G、付款方法。

6、合同：有关服务性质的需求，工程项目或高总值及数量大的物品的定购，采购部要以采购合同代替采购订单。采购合同是一份互相协定的有效法律文件，一经签置，双方便需遵守合同上的细则。

（1）、合同的目的：

A、买卖双方通过合同确认双方的责任，保障双方利益；

B、合同经双方盖章及签置后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力；

C、合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件发生，保障合同的有效执行。

（2）、工程合同细则应详细列明

A、工作范围——物料供应，安装家私设备

B、规格、质量标准及验收标准和方法；

C、其他费用——杂项开支、超时、工人工资、保险费等的承担；

D、完成工期和工程进度界定方法；

E、延期完工的赔偿；

F、保养期及维修事项的规定；

G、工程进度款，保证金等的付款方法和规定。.

（3）物品或服务性采购合同细则应列明：

A、详细采购项目标明的：名称、产地、型号、规格、数量、价格、质量标准、包装的规定。

B、交货期限，运输方法及交货地点；

C、付款细则和验收方法；

D、维修保养办法及收费；

E、保修的年限；

F、接受或拒绝货品程序和处理方法；

G、什么情形下可取消合同；

H、合法的权利及义务。

八、其他；

1、采购定单的跟催

当定单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

以下情况采购部需要跟催的：

（1）物品未能依期交货；

（2）交负数量或品质与订单有出入；

（3）新定的供应商或改变供应商；

（4）唯一来源但有问题的供应商；

（5）供应商未能履行合同责任。

2、采购定单取消

（1）酒店取消定单：

如因某种原因，酒店需要取消己发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能的问题及可行解决方法，以便报总经理作出决定。