油站罐区防火堤整改工程信息及文控管理措施

油站罐区防火堤整改工程信息及文控管理措施1.1信息管理措施1.1.1成立以项目总工程师为主管的信息文控部，负责信息及文控管理。技术、质量、施工、采购、经营等部门协调配合，以快速、准确传递信息、文件，优质为用户服务。1.1.2建立、健全信息及文控管理制度，保证信息及文件的搜集、整理、传递、反馈、实施等环节流程畅通、及时准确，明确责任，落实执行结果。1.1.3项目部各部门配备台式或笔记本电脑，并组建局域网，方便信息传递和采集。1.1.4施工项目部设专人收集气象信息资料，和当地气象台(站)建立便捷的联系方式，定期收集中、长期气象信息，每天收集当天和短期气象预报，监测施工区域气象参数的变化，为合理安排施工创造条件。1.1.5与业主代表、监理公司等建立良好的工作联系，及时收集业主提供材料的规格、出厂及到货时间等资料以及业主、监理对本标段施工情况的评价，有问题及时反馈，以便整改。1.1.6了解沿线其它兄弟单位的施工情况，如有较先进的施工技术和方法及时组织学习并结合自己的情况借鉴应用。1.1.7充分了解掌握设备维修保养计划、设备现状和施工进度计划之间的关系，合理安排设备的调配、使用和保养。1.1.8及时掌握物资采购及到货信息，保障施工的顺利进行。1.1.9严格质量、技术信息的汇总与处理，保证施工质量。1.1.10建立回访和为用户服务制度，以定期或不定期的进行回访用户，并写出回访记录，出现质量问题，及时整改，直到业主满意为止。1.1.11凡属用户来信、来函、来电、来访请求服务的信息，应及时登记并按规定及时传递、反馈和处理，否则将追究责任人的责任。1.2文控管理措施1.2.1文件的签收与管理1、文件的签收1)纸质或其它类型有形的文件：对从业主、监理及其它相关单位和部门接收来的文件资料与信息、上级主管部门来文以及内部上报的有关文件、资料等，由综合部统一签收、拆封、分发。签收时认真核对来件数量，严格登记(全标题目、密级、文件编号、收文号、来文单位、收文时间、件数等)，填写好《文件收、发文登记表》。2)电子邮件、光盘或其存储介质的电子文档要在收文后进行确认，核实数量、内容、版本号和其它相关内容。2、文件的办理来件的办理由综合部根据来件内容填写《文件(资料)处理单》，送主管领导批示，根据领导批示转有关人员或有关业务部门阅办。在分转文件时，综合部要严格履行文件交接登记签收手续，认真填写《文件收、发文登记表》。办文期间，综合部要负责催办、督查和上报。3、文件的保管1)纸质或其它有形文件：对业主和监理的重要文件材料、信函、往来的传真件，全部由综合部负责分类登记、复印、发送、接收和存档。对专业技术文件由使用其文件的人员暂行保管，但要严格办理借阅手续，工程结束不再使用时返还项目部综合部。2)电子信息文档：在电脑中建立分类的文件夹，专门用于存放相应的电子文档，同时保存好原件。1.2.2文件的发放与管理1、信函的发放施工单位至其它单位的所有信函，由各专业部门人员用统一的发文稿纸起草，附上统一印制的《文件审签单》，将审签单上需要填写的栏目写清楚(主办部门、拟稿人、拟文日期、文件全标题、主送单位、抄送单位)，经专业负责人签字批准，再交综合部。需要有关业务人员会签的文件由主办部门负责会签完毕后送综合部，综合部交项目部经理签发后，进行统一编号，填写《文件(资料)编码表》，送达其它单位文控人员签收审批，并填写《文件收、发文登记表》。2、文件资料发放1)对向业主等部门提交的技术文件和管理文件，信息保障部统一送达业主。送达时，填写《文件收、发文登记表》，认真填写好日期、编号、题目、版次、份数等内容，业主文控人员签字认可。2)业主文控人员签收后的《文件收、发文登记表》及递交文件的一份副本由综合部分别存档备查。3)业主在合同规定期限内返还我方文件，要填写《文件收、发文登记表》，如有修改再返回文件编制部门修改，修改完再按以上程序送达业主审批，直至批准为止。3、电子文档的发放1)以电子邮件形式传递的文件，在发放后要及时进行确认，可以通过电话、传真或其它形式进行。2)以其它存储介质发放的文件，同有形文件发放方式相同，填写《文件收、发文登记表》。4、文件、资料的状态标识1)对业主批准的技术文件和管理文件都要进行状态标识，其状态标识分：有效版本、作废版本。对有效版本和作废版本分别加盖印章标识，对一般资料只进行收发文登记备查。2)凡作废文件或失效的文件资料需存档保留的均要加盖“作废留用”进行标识。3)综合部根据主管部门提供的发文范围，确定发放份数，填写《文件收、发文登记表》，将正式的加盖了文件受控标识的有效版本文件发至所需要的部门，并在新版文件发放的同时，收回旧版文件并加盖作废印章，确保文件执行部门掌握文件的有效版本。4)电子文档以外存储器形式存储时，要在外壳显著部位做好标识，注明为有效版本和作废版本；在计算机内的文件要分别建立有效版本文件夹和废止版本文件夹。1.2.3文件资料的借阅和复制1、借阅文件资料须填写《文件借阅登记表》，用完即时送还综合部保管。借阅保密的管理文件和技术文件(资料)，须经主管领导批准。2、文件资料的复制须填写《复印材料单》，由主管部门领导批准。1.2.4文件资料遗失／损坏的处理遗失或损坏文件资料，责任人要即时上报，进行复制修补，必要时，按公司有关文件执行，追究当事人的责任。1.2.5文件资料归档和保管1、综合部按业主的要求，在项目结束时，向业主提交所有的原始资料，同时，将准备的所有资料的副本归档。在提交业主和归档时均要办理移交手续，填写《文件(资料)移交登记表》。2、文件资料保管：按档案管理要求，由专人对文件进行分类保存。对于电子文档进行定期的备份，以避免资料的意外丢失。1.2.6有关施工技术文件资料的交接处理交接处理的施工技术文件资料主要有：报告、计划、计算书、信函、规范、程序、图纸、竣工资料、微缩胶片、声像资料、图片等。1、信函所有信函、信件都要上交复印件。2、图片和声像资料工程照片和声像资料按业主要求，照片的底片为业主的财产，工程竣工时交业主归档。作为竣工资料的录像带(声像资料)，按业主规定的数量复制移交。3、业主批准证明所有有关工程中的变更或签证都必须有业主的批准签字。4、需要业主审查批准的文件施工单位要准备完整的文件目录，列出详细的文件号，按时上交。5、业主答复时间业主对承包商上交且要