DB3401T 232-2021 物业服务档案管理规范

3401I本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定1物业服务档案管理规范物业服务活动中形成的具有查考价值的各种文字、图像、声4基本要求——规范化：应建立健全统一的档案管理制度，设置档案管理的专兼职人员，明确档案管理人员——信息化:应运用计算机为主的智能化工具——专业化：在对物业服务档案的类别划分、保存期限、层级管理和制度建设方面，应与物业服4.2应具有满足档案管理所需要的设施设备和工具，包括但不限于：2——湿度计；——去湿机；4.3应确保档案实体安全和信息安全，根据档案载体的不同要求对档案进——应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防——档案管理机构应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，发现问题应当4.4应建立档案借阅、使用登记等制度，完善使用档案相关审批手续，建立健全档案使用台账，对档——应按照归档内容的规定进行收集；——应核实材料的真实性、原始性，对于档案管理中规定为复印件材料的，接受时应与原始6.1.2物业服务单位应收集的物业档案包括但6.2.1应根据物业服务档案内容和性质对物业服务档案进行编码，档案6.2.3应编制统一的档案总目录，并在关联档案36.3.1.1物业服务档案宜实行电子档案和纸质档案归档双轨制，共享的电子档案应落实权限管理和网6.3.1.2物业纸质档案可通过扫描仪或数码相机等数码设备进行数据加工，转化成数字图像和数字文6.3.2.2档案应根据装具的档号、案卷码、类别等的层级顺序排列存6.4.1.1应做好档案登记工作，统一登记格式，规范登记的时6.4.1.2物业服务档案信息应定期汇总整理，根据实际情况和工作需要，宜以每月为周期，最长不超6.4.1.3物业服务档案登记工作包括但不——其他应予登记的事项。借阅档案应履行规定的登记手续，使用后应按照规定及时6.5.1.2档案统计内容、指标、计量单位应46.6.2.1应定期对档案进行全面检查，宜采用抽查的方式，检查时应采用逐卷进行，应详细记录。——档案是否在有效期内；6.6.3.2档案的修复包括但不限于：去污、去酸、加固、档案——对于重要设施设备的档案资料，应现场进行核对确保一致；——对于实际档案与目录不一致、实物与档案不致的情况，应如实做好书面记录，明确责任负责档案工作的人员岗位变动时应按档案管理要求进行档案交接，宜6.7.3.2物业服务企业与建设单位的档案交接应符合国家有关法律、法规和规章规定，做到文件材料6.7.3.3物业服务企业退出时，应将物业服务档案资料整理完毕后编制移交清册，在规定的时间，同业主单位或业主委员会、进驻物业服务企业做好交接，并在交接记录和协议上签字。6.7.3.4服务外包单位更迭时，交接双方应在规定时间做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐5678编码结构形式宜采用五段制，编码由左到右排列，案卷码为字母，其余各段均用阿拉伯数字表示，各段之间用“—”隔开。其结构为：“案卷码”—“一级类目代码”—“二级类目代码”—“年度码” 94.物业收费许可证、物业业管理费用公示、6.房屋勘丈平面图、租金计算表、计算公式、汇3.供水、供电、供气、供热、通信、消防、网络3.维护公共秩序中遇到各类事件应急处理