DB3401T 280-2022 公共资源交易电子档案管理规范

3401SpecificationonelectronicrecordsmanagementofpublicresourcestradingI本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定本文件起草单位：安徽合肥公共资源交易中心、安徽省质量和标准化本文件主要起草人：申德龙、胡浠冰、侯晓丽1公共资源交易电子档案管理规范1范围3术语和定义元数据metadata在公共资源交易活动中产生的以项目标段(包)为单位，按照一定的顺序编排，内容完整、数据准确、能反映公共资源交易真实情况，具有凭证、查考和保存价值并归档保用于电子文件的收集、整理与电子档案的接收、存储、备份、利用、鉴定和安全管4基本要求4.1应遵循统一要求、全程管理、标准规范、便于利用和安全保密的基本原则。24.2应对电子档案实施集中管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，不应伪造、变造、隐匿或者销毁。4.3应建立健全管理制度，明确电子文件归档和电子档案管理相关部门及人员的职责与分工。4.4应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件的归档和电子档案管理。5电子文件的收集与整理5.1应收集电子文件与元数据，保持电子文件内容信息与其形成时一致。5.2应完整、齐全地收集同一项目形成的全部电子文件，保持同一项目电子文件的成套性。5.3应遵循公共资源交易项目电子文件的形成规律，保持项目之间电子文件的有机联系。5.4交易项目电子档案实行目录管理，应根据“一标一档”原则，以“项目标段(包)”为单位，按照电子文件归档材料目录对电子文件进行收集、整理。电子文件归档材料目录见附录A。6电子文件的归档6.1进入交易平台交易的工程建设、政府采购、产权交易等纳入公共资源交易目录交易项目的相关电子文件、元数据均应归档。6.2应归档电子文件包括但不限于：工程建设、政府采购、产权交易、土地矿业权等公共资源交易项目实施主体或其代理机构在办理项目登记时应提交的材料，交易服务过程中产生的交易公告、要约邀请文件及其技术资料、评标(评审)报告、成交公示(公告)、竞得通知书、成交合同以及有关变更信息等反映公共资源交易活动全过程的资料。6.3应归档元数据包括但不限于：立档单位名称、档案门类代码、类别代码、项目名称、项目编号、年度、保管期限、页数、文件题名、文件编号、日期、计算机文件名等。6.4应归档但未在电子交易系统中留存的文件，应及时扫描，并上传归档。6.5应明文归档电子文件，专用软件产生的电子文件及其他通用型电子文件应转换为PDF电子文件。6.6应对提交的归档申请电子文件的规范性、完整性进行检查，符合要求的，予以接受归档，不符合要求的，应退回归档申请。6.7应采取在线归档或离线归档方式，在合同备案后30天内通过电子档案管理系统完成电子文件的归7电子档案的存储7.1应为电子档案及其元数据的存储配备符合规定的计算机机房、硬件设备、电子档案管理系统和网络设施。7.2应建立独立的长期保存电子档案的离线存储库，离线存储的电子档案应与在线利用的电子档案物理分开。7.3应对接收的项目电子档案进行编号、设置保存期限、推送入库。7.4电子档案的保存期限分为永久、定期两种，工程类项目应永久保存，采购类及其他交易项目保存期限30年。同一项目电子档案的保管期限应相同。7.5保存电子档案存储载体，应符合下列规定：a)电子档案磁性存储媒体宜放入防磁柜中保存；b)单片、单个存储媒体应装在盘、盒等包装中，包装应清洁无尘，并竖立存放，且避免挤压；3c)环境温度应保持在14℃~24℃之间，昼夜温差不超过±2℃,相对湿度应保持在35%～45%之间，相对湿度昼夜温差不超过±5%;d)存储媒体应与有害气体隔离；e)存放地点应做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光和防震动。8电子档案的备份8.1每一个月对电子档案进行备份。8.2电子档案管理系统应建立异地容灾备份体系。8.3对离线存储的电子档案，宜根据存储载体的寿命，定期转存电子档案，转存时应进行登记。8.4应对电子档案数据库每年进行一次抽样检验，抽样率应不低于20%,发现问题应及时采取恢复措施。8.5应每年安排备份数据恢复演练不少于一次。9电子档案的使用9.1应明确电子档案工作人员，配备专用设备，公开使用须知和流程，审核使用者相关信息，并按要求提供相应服务。9.2查阅电子档案的应办理查阅手续，经批准后方可查阅，阅读档案应在规定地点和电子档案管理人员在场的情况下进行。9.3公安机关、法院、检察院、纪检监察、审计部门或行业监管部门等需要复制电子档案的应办理手续，电子档案管理部门进行登记。9.4出具电子档案证明时应加盖档案证明电子专用章。10电子档案的销毁10.1达到或超过存档期限的档案应登记造册，报同级公共资源交易监管部门批准后登记销毁。10.2应从存储设备及异地容灾备份系统中彻底删除应销毁的电子档案，电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，并将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。10.3销毁电子档案的离线存储介质时应对其实施破坏性销毁，实施销毁前，应对存储介质中的其他电子档案进行离线存储介质的迁移。4(资料性)电子文件归档材料目录电子文件归档材料目录见表A.1～表A.3。资料名称归档情况审核情况1234申报项目的资金落实证明或相关证明56资格预审文件及预审报告7资格后审文件、招标文件8招标公告9投标文件(所有投标单位)中标资料中标公告(中标候选人公示及中标结果公示)中标通知书合同及履约项目负责人：归档人：归档日期：5资料名称归档情况审核情况123456789投标文件(所有投标单位)中标资料中标结果中标通知书合同及履约项目负责人：归档人：