2024年公司物资采购管理制度模版（五篇）

第3页共3页2024年公司物资采购管理制度模版第一章总则第一条为规范公司物资采购流程，强化内部控制，明确经济责任，确保持续稳定的生产经营，依据相关法律法规，特制定本规定。第二条公司日常生产所需的原料、主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均受本制度约束。第三条零星物资的采购，若采取费用报销或直接付款方式，不适用本制度。第四条固定资产的购置，遵循本制度执行。第二章物资采购规定第五条物资采购实行分类管理。原粮采购由采购供应部负责，辅助材料、包装物由仓储部采购，修理用备件及后勤物资、办公用品由后勤部负责。特殊情况经董事长或总经理批准，可指定专人进行专项采购。第六条所有采购人员需掌握市场动态，准确预测供应变化，确保采购物资质量合格、价格合理、供货及时。第七条实施合同管理，物资采购原则上需与供应商签订合同，明确供货品种、规格、质量、价格、交货时间、付款方式、供货方式及违约责任等。否则，由此造成的损失由采购人员承担。第八条推行比价采购，确保采购物资价格低廉且质量优良。大宗物资采购建议采用招标投标方式。第九条实施采购质量责任制。采购人员对采购物品质量负全责。如因失职导致伪劣产品采购，采购人员需承担经济责任。同时，禁止采购人员接受回扣。如有发现，除追回全部回扣款项外，将视情节严重程度进行严肃处理。第三章物资入账及付款程序第十条采购物资到货后，采购人员应严格按照规定办理入库手续，具体如下：1.原粮入库，由磅房办理，打印电子入库单，信息录入系统。2.辅助材料、包装物由仓库保管员办理收库，填写三联入库单，一联交供应商用于入账。3.五金电器、修理用备件由五金库保管员办理入库。4.采购人员需详细填写采购物资入账单，注明物资名称、数量、金额、供应商等信息。流程如下：经办人填写入账单→保管员确认收货并签字→部门经理审核→会计审核入账单合法性→总经理批准入账→财务挂账，作为日后付款依据。第十一条通常采取先入账后付款的制度，特殊情况需预付款的，须经董事长或总经理批准，办理预付款手续。第十二条采购付款实行审批制度，采用入账和签批付款分离的管理方式，具体流程如下：1.所有采购需先完成入账手续，方可申请付款审批，否则财务有权拒绝付款。2.申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经财务审核、总经理批准后，由出纳办理汇款。3.需预付款的部门，直接填写申请单，经财务审核、董事长或总经理批准后可先办理汇款，财务部挂账，待物资到货后再由经办部门办理入账手续冲账。第四章附则第十三条本制度自发布之日起生效，由财务部负责解释。第十四条本制度自年月日起正式实施。2024年公司物资采购管理制度模版（二）最终决策3.7为确保物资采购工作的及时性与顺畅性，凡涉及价格方案需由总经理办公会议定夺的，务必于一周内给予明确回复；其余情况则需在三日内作出回应。财务部门需与各采购部门紧密协作，以保障采购任务的及时完成。四、合同订立与内部审核流程4.1所有通过招标采购的物资均须签订正式合同；对于非招标采购、非定点采购及零星采购，若在同一供货单位年内采购总额达到____万元及以上，亦应订立合同。若事先难以确定是否需签订合同，应及时与财务部门沟通，并在事后补办相关手续。4.2合同的对外签订由采购部门负责，但在正式签订前，必须遵循公司内部既定的合同签订审批流程。即，由采购部门填写内部合同审批单，详细列明供货单位名称、采购物资名称、型号、规格、单价、总金额等信息，并按管理权限逐级送审、签字，待审批通过后方可对外签署合同。4.3合同正本中，应有一份由财务部门妥善保管。五、采购物资入库与出库管理规范5.1物资抵达后，必须由采购部门联合相关使用部门共同进行验收，确认合格后方可办理入库手续。5.2对于验收不合格的物资，采购部门需立即与供货商沟通，采取退货、换货或索赔等措施。5.3物资入库前需进行核算与清点，并由仓库管理员出具入库单或收料单。入库单或收料单一式三联，分别由仓库、采购人员或送货人员、财务部门留存，作为登记、请款报销及付款记账的依据。5.4循环使用的物资入库时填写入库单，消耗性物资则填写收料单。5.5循环使用物资的出库需填写出库单，而消耗性物资的出库则填写领料单。5.6所有物资的出库均须凭出库单或领料单进行，该单据由领用人填写，并经部门经理复核、仓库核量、财务审核及总经理批准后生效。签字齐全后，仓库方可发货。5.7出库单或领料单一式三联，领用部门留存一联作为部门记录，其余两联交仓库处理，其中一联用于仓库出库记账，另一联由仓库转交财务部门作为发货凭证。5.8若领料人在物料出库时发现问题但未当场处理，则该物料视为合格。5.9实行以旧换新的物资，必须交回旧物后方可领取新物。5.10仓库需为各部门领用的工具、办公用具、设备等建立台账，记录使用情况，并每年年底进行盘点核对。5.11消耗性物资损失或循环使用物资报废时，仓库需填写相应报告单，经技术人员查验签字后入库并记录。报告单一式两份，分别由仓库和财务部门留存用于报损销账。5.12对于有消耗定额的消耗性物资，仓库保管员应与相关部门协调控制发放量，物资管理部门（如财务部）应严格把关签字流程。六、资金支付与报销管理6.1鉴于采购资金使用的特殊性，采购部门可在既定资金使用计划内先行向财务部门申请用款。待物资报销时再进行审核。6.2财务部门在报销过程中需对原始单据进行严格审核，确认无误后方可办理报销手续。审核内容涵盖但不限于单据的真实性、合法性及合规性。6.3对于不符合规定的付款申请，财务部门有权拒绝报销。财务人员在报销过程中发现问题的，应及时报告并协调处理以确保制度的严格执行与责任的明确落实。6.4财务与物资采购部门应共同对报销物资进行基础数据管理将采购物资的型号规格、供应商、采购单价等信息录入微机管理系统为比价采购提供数据支持。6.5审计部门负责对重要采购事项进行监督审计并直接向董事长（总经理）报告审计结果。七、责任追究7.1公司经营者及高级管理人员应切实执行本规定并支持采购部门及价格监督部门履行职责。7.2公司各责任部门、责任人员及部门负责人需依据本制度要求结合公司实际情况不断完善物资比价采购管理机制。7.3对于违反本制度规定损害公司利益造成资产流失的部门和个人将依法追究其相应责任。给公司造成直接经济损失的应依法赔偿；对于弄虚作假、以权谋私、账外收受回扣等违法违纪行为将根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处分；构成犯罪的将依法追究刑事责任。八、附则8.1本制度适用于公司本部全资及控股公司可参照本制度制定适合本企业的管理规定并经2024年公司物资采购管理制度模版（三）最终决策3.7为确保物资采购工作的时效性与正常运行，所有价格方案须遵循以下答复时间规定：凡需总经理办公会议确定的价格方案，须在一周内给予明确回复；其余方案则应在三天内完成答复。财务部门应紧密配合各采购部门，确保采购流程的顺畅与高效。四、合同签订与内部审核流程4.1招标采购的物资必须签订正式合同。对于非招标采购、非定点采购及零星采购的物资，若在同一供货单位年内采购总额达到____万元及以上，同样需签订合同。若事先无法确定是否达到签约标准，应及时与财务部门沟通，并在事后补办相关手续。4.2合同的对外签订工作由采购部门负责，但在签订前，必须严格遵守公司内部的合同签订审批流程。采购部门需填制内部合同审批单，详细列明供货单位信息、采购物资的具体名称、型号、规格、单价、总金额等关键要素，并按管理权限逐级送审、签字，待审批通过后方可正式对外签订合同。合同正本中，应确保财务部门保留一份作为存档。五、采购物资入库及出库管理流程5.1物资到场后，必须由采购部门联合相关使用部门进行联合验收，确认合格后方可办理入库手续。5.2针对不合格物资，采购部门需立即与供货商沟通，采取退货、换货或索赔等相应措施。5.3入库物资需经过核算与清点，由仓库管理员出具入库单或收料单。该单据一式三联，分别由仓库、采购人员或送货人员、财务部门留存，作为各自业务处理的凭证。5.4循环使用物资与消耗性使用物资的入库与出库单据类型需明确区分，确保管理规范。5.5物料出库时，必须持有出库单或领料单，且单据需经领用人填写、部门经理复核、仓库核量、财务审核及总经理批准等完整流程后方可发货。出库单或领料单一式三联，分别由领用部门、仓库及财务部门留存。5.6领料人在物料出库时如发现问题，应及时现场处理；否则，该物料将被视为合格。5.7以旧换新的物资必须遵循交旧领新的原则。5.8仓库需对各部门领用的工具、办公用具及设备进行台账管理，并定期盘点核对。5.9消耗性物资损失或循环使用物资报废时，仓库需填写相应报告单并经技术人员查验签字后方可处理，同时做好记录与标识工作。报告单一式两份，分别由仓库与财务部门留存。5.10对于有消耗定额的消耗性物资，仓库保管员应与相关部门协调控制发放量；物资管理部门（如财务部）应严格把关签字环节。六、资金付款及报账管理流程6.1鉴于采购资金使用的特殊性，采购部门可在既定资金使用计划内先行向财务部门申请用款；待物资报账时再进行详细审核。6.2财务部门在报账过程中应对原始单据进行严格审核，确保无误后方可进行账务处理。审核内容涵盖多个方面以确保资金使用的合规性。6.3对于不符合规定的付款申请，财务部门有权拒绝报账；同时发现问题的财务人员应及时报告或协调处理以维护制度严肃性并明确责任归属。6.4财务与物资采购部门应共同对报账物资进行基础数据管理并利用微机系统建立数据库为比价采购提供有力支持。6.5审计部门负责对重要采购事项进行监督审计并直接向董事长（总经理）汇报审计结果以确保采购活动的透明度与公正性。七、责任追究机制公司经营者及其高级管理人员应严格执行本规定并支持采购部门及价格监督部门依法履职。责任部门、责任人员及部门负责人需根据本制度要求结合公司实际情况不断完善物资比价采购管理体系。对于违反制度规定损害公司利益造成资产流失的行为将依法依规追究相关责任；构成犯罪的将移送司法机关处理以维护公司合法权益不受侵害。八、附则本制度适用于公司本部并作为全资及控股公司制定相关管理规定的参考依据。本制度的解释权归公司财务部门所有。2024年公司物资采购管理制度模版（四）第一章总则第一条为更好地规范公司物资采购流程，强化内部控制，明确经济责任，以确保持续稳定的生产经营，特依据相关法律法规制定本规定。第二条本制度适用于公司日常生产所需的原料、主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等采购活动。第三条针对费用报销及零星物资的直接付款采购，不适用本制度。第四条公司固定资产的购置遵循本制度的规范。第二章物资采购规定第一条物资采购采取归口管理，辅助材料和包装物由仓储部负责，物资及办公用品由人事行政部负责。如有特殊情况，经总经理批准，可指定专人进行专项采购。第二条所有采购人员需掌握市场动态，准确预测供应变化，确保采购物资质量合格，价格合理，供货及时。第三条实施合同管理，采购通常需与供应商签订合同，明确供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款支付方式、供货方式及违约责任等。否则，由此造成的损失由采购人员承担。第四条推行比价采购，确保采购物资价格低廉且质量优良。第五条采购人员对采购物品质量负全责。如因失职导致伪劣产品采购，采购人员需承担经济责任。同时，禁止采购人员接受回扣。若发现此类行为，除追缴回扣款项外，将视情节严重程度进行严肃处理。第三章物资入账及付款程序第一条采购物资到货后，采购人员应按规办理入库手续。第二条采购付款一般遵循先入账后付款原则。特殊情况需预付的，须经总经理批准，可办理预付款手续。第三条采购付款实行审批制度，采取入账和签批付款分离的管理方式，具体流程如下：1.采购人员需先完成入账手续，方可申请付款审批，否则财务部门有权拒绝付款。2.付款申请需由经办人填写转账汇款申请单，经财务审核、总经理批准后，方可办理汇款。3.需预付款的部门，直接填写申请单，经财务审核、总经理批准后可先办理汇款，财务部挂账，待物资到货后再由经办部门完成入账手续冲账。第四章附则本制度自发布之日起生效，由人事行政部负责解释。具体生效日期为年月日。2024年公司物资采购管理制度模版（五）机物料入库及账务管理一、机物料入库流程1.采购的机物料到达仓库后，业务员需立即通知仓库进行接货，并协同仓库管理员及使用部门共同对货物进行验收。一旦发现任何问题，应立即处理。2.若采购物资在入库前因质量或规格型号不符需退货，业务员需填写《物资退货通知单》，并经分管副总签批后，方可办理退货手续。3.验收合格的机物料应及时办理入库手续。业务员需通过微机录入《材料入库单》，并打印一式三联，经仓库管理员及使用部门验收签字确认。其中，若库存计划由仓库管理员直接提报，则该《材料入库单》需经生产部主管签字；若由分场（车间）提报，则需经其部门主管签字。4.《材料入库单》的保存与流转：白联由仓库留存，黄联送交财务部审核，红联则由业务员附《入账审批单》及购货凭证，经分管副总审核、总经理签批后，转交财务部入账。5.财务部对采购物资的入账进行严格审核，确保入库单与购货凭证相符。如发现价格或费用存在问题，财务部将不予办理入账手续，并向总经理报告处理。6.生产部门在领用机物料过程中，若发现质量问题，应及时退库并报告分管副总。采购部门将根据实际情况提出退货、索赔或处罚等意见，并办理相关退货手续。7.对于因质量问题或库存调剂需退货的采购入库物资，业务员需录入红字《材料入库单》，经仓库管理员核对签字及分管副总签批后，到财务部办理冲账和出门手续。二、外协新制品加工及维修管理1.外协新制品的加工需求由使用部门提报计划，并附上维修单及相关技术要求（图纸）。经机物料仓库签字确认后，由生产部负责办理。对于机配件的出厂维修，需在门卫处做好进出厂登记。2.外协新制品及维修完成后，其入库、出库流程与机物料采购入库、出库程序相同。三、机物料出库及库存管理（一）机物料出库管理1.机物料的出库需由领料人填写《领料单》一式两联，经部门负责人签批后到仓库领料。仓库管理员留存一联作为发料依据，并复查销卡、微机录入出库单。另一联则由仓库管理员填写价格后返回分场进行内部消耗核算。2.使用部门领用一般维修配件、生产用材料时，需经分场（车间）主管或副职签批；而整台（套）器材、技术改造专件、容器等的领用，则需经生产副总签批。3.仓库管理员需严格执行以旧换新制