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文档简介

印章与合同文书管理制度一、目的和范围本规章制度的目的是为了规范印章和合同文书的管理，确保企业内部业务的合法性、准确性和可靠性，保护企业的权益，防止信息泄漏和恶意窜改，提高企业运营的效率和安全性。本规章制度适用于全部企业内部与印章和合同文书相关的工作和流程。二、印章管理要求2.1印章的定义和分类印章是指企业用于对外合作、签署公文、发表看法、确认事实等行为的印刷图章。印章分为公章、法定代表人私章、其他特定章等几类，每种印章对应不同用途和权限。2.2印章的申领、制作和保管企业印章的申领、制作和保管由企业管理负责人主管，需保证过程透亮、公正和合法。申领印章时，需填写印章申领登记表，包含印章用途、责任人等相关信息，并由相关部门负责人和企业管理负责人签字确认。制作印章时，需选择专业的印章制作单位，并供应相关证明文件和印章样章。新制作的印章需进行验收，验收合格后方可交付使用，并及时备案。印章需妥当保管，订立特地的印章保管制度，确保印章安全、完整和有效。2.3印章的使用和授权任何人不得未经授权私自使用企业印章，否则将承当相应的法律责任。使用公章的行为必需严格遵守相关法律法规和企业规定，不得超出本人权限或违反企业利益。对外印章使用需经过授权，授权范围和期限由企业管理负责人依据具体情况确定，并及时记录和更新相关授权文件。对外印章使用应尽量掌控在必需范围内，确保印章使用的真实性和合法性。2.4印章的更改和报废单位名称、法定代表人更改等情况下，需办理印章更改手续，及时更新相关印章。印章损坏、丢失、被盗或超出有效期的，应及时报告企业管理负责人，并办理相应的更改或注销手续。已报废的印章应进行销毁并做好相关备案工作，防止被他人冒用。三、合同文书管理要求3.1合同文书的定义和分类合同文书是指用于商定、确认和规范企业与其他组织或个人之间权利义务关系的书面文件。合同文书分为有效合同文书、备案合同文书和其他特定合同文书。3.2合同文书的起草和审核合同文书的起草应由具有法律和专业知识的人员负责，确保合同内容准确、合法和完整。合同文书的审核应经过审批流程，由相关部门负责人对合同的法律依据、履行期限、合同条款等进行审查。合同文书的签署需由双方当事人在合同文书上签字或盖章，并在每份合同文书上注明签署日期和盖章单位。3.3合同文书的归档和保管合同文书应依照肯定的分类和编号规定进行归档，确保合同文书的查阅和管理便捷。归档合同文书应标注合同名称、签署日期、文号等相关信息，并建立相应的合同文书档案。合同文书的保管应采取防火、防潮、防盗等措施，确保合同文书的安全和完整。3.4合同文书的更改和存续期限合同文书的更改应经过法定程序和双方当事人协商全都，及时办理相关手续，并及时更新归档合同文书。合同文书的存续期限应依据合同商定和法律规定的期限进行管理，到期前及时进行续签或解除。四、附则本制度解释权归企业管理负责人全部，并在必需时对本制度进行修订和完善。本制度自颁布之日起执行，废止之前相

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