DB14-T 2629-2023 公共资源交易平台 档案服务规范

142023-01-18发布 2 2 3 3 4 4 4 4 5I本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定本文件由山西省行政审批服务管理局提出、组织实施和本文件由山西省政务服务标准化技术委员会（SXS/TC公共资源交易平台档案服务规范本文件适用于山西省行政区域的平台运行服务机构提供的电子档DB14/T2630公共资源交易平台基础服务规范共资源交易真实情况，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件和元数据。14基本要求4.1应遵循全程管理、统一规范、安全可靠和便于4.2应建立健全管理制度，明确档案管理相关部门和人员的职责与分工。案检测等功能。电子档案管理系统安全性应经过相关部门评估考核通过后方可投入4.4应按照“一项一档”的要求，对公共资源交易活动中电子档案的形成、归档、存档、服务等环节5档案分类5.1工程类澄清答疑、投标文件、开标记录表、评审因专家评标评审汇总表、中标候选人公示、中标结果公示、专家廉政承诺书/回避承诺书、现场影音视频5.2采购类包括但不限于采购计划资料、采购公告、采购文件、更正公告、澄清答疑、投标文件/报价文件/响应文件、开标记录表、专家评标评审汇总表、评标评审结果报告、中标通知书/成交通知书、中标/5.4产权资产类列入《山西省公共资源交易目录》内的其它类项2应真实完整收集电子文件，内容信息应与其形成时保持一致，包括但不a)同一项目交易形成的电子文件应真实、完整、齐全。b)电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文c)声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景6.2.1应在文件收集过程中完成保管期限鉴定6.2.3应在分类下根据项目交易活动、形成时间等关键字，对电子文件、纸质文件目录数据进行同步排序，排序结果应能保持电子文件，纸质文件之间的有机b)能够保证电子文件及其元数据自形成起，内容保持完整、来源可靠，未被非法更改；d)经认可的第三方认证电子签名与手写签名或盖章相关电子文7.1.3应在电子档案归档时加盖电子档案证明7.2.1应编制统一的档案总目录，并根据公共资源交易内容和性质对档案进7.2.2电子档案应标明载体编号、类别代码、密级、存档7.2.3档案以“件”为单位，将交易过程中产生的电子文件、元数据、操作痕迹数据、音视频等数据进行整理，根据项目的时间、类别、存档期限等信息统一编号。7.3.2可采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其37.3.3对未在电子交易系统中留痕的应归档材料，均需通过人工扫描等方式形成电子档案留8.1.1电子档案的存储模式，包括在线存储、光盘存储等。分门别类、集中有序的按照存储路径自动8.1.2应为电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备及光盘自8.1.3平台运行服务机构需保存近5年的进场交易8.1.4电子文件应采用通用数据格式存储，如数据有特殊要求无法使用通用数据格式存储的，应当提8.2.1应定期将电子档案进行迁移备份，有条件8.2.2应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等离线存储介质实施电子8.2.3电子档案或电子档案离线存储介质自形成一年内可送同级综合档案馆电子档案中心进行备份。9档案服务9.1平台运行服务机构应提供公共资源交易9.3应查验档案查询、调阅对象的合法证明和利用档案的目的和范围，并做好档案查询、调阅登记工9.4应为利用档案创造便利条件，设置查询、调阅窗口或查询热线，编制必要的档案检索工具，提供9.6应提供调取档案服务，并按相关程序办理。公共资源交易电