现代办公实务的几种认识

新疆工程学院现代办公实务的几种认识系别：机械工程系专业班级：XXXXX14-1姓名：XXXXXX学号：20142XXXXX完成日期：2016.5.1二○一六年五月摘要办公室是一个工作场所，主要管理人员和文职的人员的日常工作的地方，应具备办公室、桌子、椅子、文具盒电话、电脑和其他设备。主要职能是政务服务和事务管理。文秘工作是文书和秘书工作的总称，是各级领导机关日常工作的重要组成部分。它是实现机关职能的重要手段，又是承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，为机关领导工作起着参谋和助手的作用。工作顺序安排就是确定各项工作之间的依赖关系，并形成文档。为了进一步编制切实可行的进度计划，首先必须对工作进行准确的顺序安排。工作顺序安排可以利用计算机进行(如项目管理软件)，也可以手工来做。在一些小项目中，或大型项目的早期阶段，手工技术更为有效，而在实际运用过程中，手工和计算机可以结合起来使用。接打电话时，音量最好能较普通聊天时稍大。（1）电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等。(2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。(3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。(4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以"再见"为结束语。关键字：办公室；文秘；工作；礼仪目录TOC\o"1-3"\h\u76511办公室实务概述 1201871.1办公室的含义与职能 158661.2办公室实务的范围和内容 182001.3办公室环境的布置和管理 2190041.4办公器械的使用 2324251.4.1电话机 2320561.4.2传真机 3202781.4.3办公自动化 3196232.文员实务 494132.1文员的工作顺序 4274062.2文员管理时间、费用的方法 4113882.3文员的工作方法 4273333.电话、电子通讯 5107153.1电话接打 5147723.2邮件处理实务 5128104.接待实务 7255564.1待的基本礼节。 717354.1.1介绍的礼节 768924.1.2握手的礼仪 7137464.1.3交换名片的礼仪 8136144.1.4引导的礼仪 817974.1.5乘车礼仪 985904.2接待平时来访者的实务 10243135.日程安排 1020665.1日程安排的意义 1039445.2文秘人员在日程安排中的工作 10157286.印信、值班工作 11172626.1印章的制发和使用 11114316.2介绍信的保管和使用 11156316.3值班工作的任务和要求 12现代办公实务的几种认识1办公室实务概述1.1办公室的含义与职能办公室是一个工作场所，主要管理人员和文职的人员的日常工作的地方，应具备办公室、桌子、椅子、文具盒电话、电脑和其他设备。主要职能是政务服务和事务管理。1.2办公室实务的范围和内容文秘工作是文书和秘书工作的总称，是各级领导机关日常工作的重要组成部分。它是实现机关职能的重要手段，又是承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，为机关领导工作起着参谋和助手的作用。（1）文书撰写：按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容（2）文书制作：复印资料，打印文稿及表格。（3）文书处理：在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。（4）档案管理：档案管理。（5）会议组织：安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。（6）调查研究：协助上司准备书面的财务报告、研究报告。（7）信息资料：准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息（8）信访工作：替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。（9）接待工作：接待来访宾客；接待宾客和员工的来访。（10）协调工作：以电话往来维持和外界的良好公共关系。（11）督查工作：督导一般职员或速记员。（12)日程安排：替上司定约会并做好记录；。(13)日常事务：阅读并分类信件通讯事务、电话；(14)办公室管理：办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品(15)其他临时以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项交办的事项。(16)替上司申报交纳所得税及办理退税。(17)外出办事，如银行、邮局等。1.3办公室环境的布置和管理办公环境的衡量尺度相对简单，最基本的只有一条：是否能够提升管理效率。换言之，评价办公环境是否优劣，并不在乎占地是否宽敞、陈设是否豪华，而更多地着眼于办公环境是否能够整合管理中的各种资源，是否能够与管理优化的各项活动相衔接，是否能够最终有助于公司既定战略的实现。

作为办公环境的主人，管理者们必须从业务活动的需要出发，充分利用环境所赋予的优势，最大化地去激发、创造出员工的工作效率。从某种意义上讲，与采购、生产与销售等功能一样，办公室环境布置也是一种创造企业价值的活动。

科学的办公室布置可以创造出高效率。管理效率本身可以具体表现为员工完成某项特定任务的周期。业务流程、沟通技术、人这三者常常成为管理效率的直接表现对象，因此它们与办公环境之间的关系就成为我们优化办公室布置的基本考量。

现代办公环境设计需要关注的正是与人类日常工作相关的一些规律，即如何从环境设计的角度去促进人们更好、更有效率地工作。许多国外企业在考虑内部环境设置时，就已经根据公司战略文化所要传达出的意境，从布局、色彩、照度、陈设、家具、徽标、字体等多种方面加以配合，使得人们身处彼时彼地的环境之中就已经能够充分体验到公司文化的内涵。1.4办公器械的使用1.4.1电话机电话通信中实现声能与电能相互转换的用户设备。由送话器、受话器和发送、接收信号的部件等组成。发话时，由送话器把话音转变成电信号，沿线路发送到对方；受话时，由受话器把接收的电信号还原成话音。电话机一般分为程控电话机和视频电话机。程控电话机：程控电话是指接入程控电话交换机的电话，程控电话交换机是利用电子计算机来控制的交换机，它以预先编好的程序来控制交换机的接续动作。程控电话具有接续速度快、业务功能多、效率高、声音清晰、质量可靠等优点。视频电话机：视频电话是利用电话线路实时传送人的语音和图像(用户的半身像、照片、物品等）的一种通信方式。如果说普通电话是“顺风耳”的话，视频电话就既是“顺风耳”，又是“千里眼”了。视频电话分为走IP线路以及走普通电话线路两种方式。1.4.2传真机传真机：通过电话线(PSTN)，以数字化的形式传送文本和图像。传统的传真机扫描原始文档，以位图形式传输文档的图像，而接收时，则用打印机将接收到的图像复制出来。1.4.3办公自动化为了具备和完善办公自动化系统的功能，除了进行办公人员的相应知识培训外，必须配备相应的办公硬件设备和软件资源。在现代办公管理中的主要业务中，如文字编辑、信息处理、信息传输、信息检索等都离不开计算机，它是办公自动化的一名主角。所以，在办公自动化系统中，计算机使必不可少的核心设备。办公自动化系统的硬件和软件组成如图所示。办公自动化系统的硬件是指办公自动化系统中实际装置和设备，而软件是指用于运行、管理、维护和应用开发计算机所编制的计算机程序。通信设备：如：局域网，电话，电传等。输出设备：如：图像扫描仪，复印机，传真机等。系统软件：如：操作系统，语言翻译程序等。支持软件：如：数据库管理系统。通用软件：如文字处理系统，图形处理系统等。专用软件：工资管理系统，图书管理系统等电子计算机一般俗称为电脑．计算机的种类很多，根据它的规模大小可以分为巨型机、大型机、中小型机、微型机和便携机等。根据其用途又可分为专用计算机和通用计算机。目前，办公室最常用的是多媒体通用微型计算机。一套计算机系统必须由硬件和软件两大部分共同组成，两者有机结合、相得益彰，才能是系统发挥功效。实际上，在计算机技术的发展进程中，计算机软件随硬件技术的迅速发展而发展，反过来，软件的不断发展与完善，又促进了硬件的新发展。打印机是办公自动化系统的主要输出设备之一。打印机分为击打式和非击打式两大系列产品。击打式以针式点阵打印机为主，非击打式则包括激光、喷墨及热升华打印机等。文员实务2.1文员的工作顺序工作顺序安排就是确定各项工作之间的依赖关系，并形成文档。为了进一步编制切实可行的进度计划，首先必须对工作进行准确的顺序安排。工作顺序安排可以利用计算机进行(如项目管理软件)，也可以手工来做。在一些小项目中，或大型项目的早期阶段，手工技术更为有效，而在实际运用过程中，手工和计算机可以结合起来使用。2.2文员管理时间、费用的方法办公用品费用、快递费用的核对及申请，机票、酒店费用的支付，确保及时支付相关合作公司的月结费用。

2.3文员的工作方法首先前台是一个公司的门面，每个来公司的人最先接触到的就是前台（也包括打电话）所以前台的素质、语言、行为、举止是直接代表公司形象的。都应使用礼貌用语（参照五星级酒店前台及电话总机）。其他的要看你所在的公司大小和需要。比如接待客人、接打电话、收发传真、快递、给员工订饮用水、订餐、给出差人员订票、公司的卫生。

做好第一条，其他的只要你有一颗热爱公司的心就是把公司当作自己爱惜的家，老板的事当作是自己的事，其他的同事当作自己的兄弟姐妹，你在大家的眼里自然就是勤奋，好学，懂事的应届大学生了。还有一点，每次下班时若你老板没走你一定要去问一声“老板我下班了，您有什么事要我做么？”一般得到的回答都应该是“没有你走吧”电话、电子通讯3.1电话接打接打电话时，音量最好能较普通聊天时稍大。（1）电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等。(2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。(3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。(4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以"再见"为结束语。对方放下话筒之后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。听电话后的第一句问候语：“您好，XXXX公司”。如果电话响了五声以上才接，要赶紧向对方道歉。1.处理外界联系业务（或推销）电话：原则上是拒绝。对于此种电话，文员须先问三个问题：你是哪里？――询问公司名称。你贵姓？有什么事?――了解目的。若是外人打来的电话，即使是初次接触，也要表示欢迎或谢意。3.2邮件处理实务邮件的拆封与处理。邮件的拆封：

有些邮件需要文秘人员拆封后交给上司或有关部门处理，到底哪些邮件可以由文秘人员拆封，哪些不允许，应事先与上司达成协议或规定。一般来说，机要邮件和私人邮件文秘人员不应拆封，除非上司特别授权。写明上司亲启的信件应直接交给上司处理，如果文秘人员无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给上司的时候向他（她）道歉。

邮件的拆封要注意几点：（1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。一般用剪刀拆信封，公务信件是不允许用手撕的，如果需要拆封的信件很多，最好用手动或自动拆信机，以提高拆封的效率。（2）正确的拆封位置在信封的右边侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。应该用回形针把它与信纸或附件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需，这也是归档的要求。（3）信件拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去，这样才能保证寄信人及时收到回信。（4）信封里有时会附有货单、发票、支票等，检查这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分（英文信在正文下标有“Enc.”——enclosure的缩写）。如发现名称或数量不附，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系，争取事情的妥善解决。信件里的证件、现金等要专项登记和保管。（5）有些邮包是根据公司的订购信寄来的，文秘人员应找出当时的订购信的副本，拆开邮包，仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致，记住没有订购的东西不能签收，不能够接受的东西也不能签收，以防止有欺诈性或破坏性邮包。如果物品有质量等问题时，要及时与对方联系。在移交物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。（6）有些单位，如法律部门要求在邮件上加盖收到时的日期章，也可以用手工方式填写，表明收到时的年、月、日、时或分。（7）文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。那些属于“优先考虑”、“紧急”的信件尽快呈送给上司，如紧急商务信函、国际性电传、传真、电报或特快专递等，而一般的公务性信函可以经文秘人员处理后呈送。（8）文秘人员经授权阅看信件时，应把其中的重点部分用红笔划出，并提醒上司注意有关问题（如在信纸边上注明“参阅某卷宗”、“可与前信印证”等），也可以将信中的要点摘录下来以供参考。文秘人员还有责任提供上司回信时的参考资料。（9）收到的广告等邮件，不必交给上司，一般可以作为废纸处理，但有关行业、产品的资料应保存好，或交给有关部门。（10）有些邮件可能误投到文秘人员手里。如果文秘人员不知道转递地址，应该把错误的地址划去，在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。如果误拆了非本公司的信，应在信封上注明“误拆”，并写上自己姓名的缩写，然后把信重新封好并退回去。邮件的处理：（1）需要呈交给上司的信件，应该赶在上司进办公室之前准备好，或在上司上班不久就要准备好。如果以前保存在档案中的信件与现在这封信有很大的关系，把这封信和档案放在一起。根据重要程度整理上司的信件，最重要的放在最上面。特快专递和电子邮件经常都是急件，有时广告商也用专人传递手段，但文秘人员应分清那些才是真正的特别紧急的信件。可以问问上司是否应该使用不同颜色的文件夹存放不同种类的信件。如果事先得到上司的授权，应对信件进行评注，即把长信中重要的地方标明、显示出来，或者把有用的事情记录下来。如某封信邀请上司在宴会上发表演讲，文秘人员要在信的空白处标出时间、地点等信息，并指出是否与其他约会有冲突。文秘人员可以使用黄色笔标出重要的词，这样复印时就不会留有痕迹。有些办公室不允许在信上写字或作记号，在这种情况下，文秘人员要贴一张自动粘贴、可以移动的小条。（2）文秘人员把办公室无法处理的信，以及应该转交其他人的信件分开放好。对于这些信件，文秘人员可以用商店出售的标准型自动粘贴、可移动的提示条来处理，在上面写上希望某人采取什么样的行动，例如：

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为你提供信息

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要你采取行动

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征求你的同意

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征求你的意见

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请转交

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请交回

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请和我一起审核

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请存档

文秘人员要审阅信件，把提示条贴在信件上，把信交给应该转交的人，如有必要，附上有关材料或者以前的信件。也可以制作“邮件转送单”，如果信件要给好几个人看，可以设计一个传阅顺序提示条。如果使用的提示条上已经有名字（按职务高低排列），在这些名字前按每个人必须收到的顺序加数字1、2、3（按阅处信件的工作顺序排列）。每个人都必须在看完信件后签上自己的名字，然后再转交给下一个人，不要拿掉信上面的提示条。4.接待实务4.1待的基本礼节。4.1.1介绍的礼节介绍的手势：五指并拢，手心向上，指向被介绍人。介绍的顺序：先介绍位卑者给位尊者。先将男士介绍给女士;年轻的给年长的;自己公司的同事给别家公司的同事;先将职位稍低者介绍给职位高者;公司同事给客户;非官方人事给官方人士;本国同事给外国同事;如果身边各有一人，先介绍右边的，再介绍左边的。4.1.2握手的礼仪握手时，距对方约一步远，上身稍向前倾，两足立正，伸出右手，四指并拢，虎口相交，拇指张开下滑，向受礼者握手。掌心向下握住对方的手，显示着一个人强烈的支配欲，无声地告诉别人，他此时处于高人一等的地位。应尽量避免这种傲慢无礼的握手方式。相反，掌心向里握手显示出一个人的谦卑和毕恭毕敬。平等而自然的握手姿态是两手的手掌都处于垂直状态。这是一种最普通也最稳妥的握手方式。戴着手套握手是失礼行为。男士在握手前先脱下手套，摘下帽子。女士可以例外。当然在严寒的室外也可以不脱。比如双方都戴着手套，帽子，这时一般也应先说声：“对不起”。握手时双方互相注视，微笑，问候，致意，不要看第三者或显得心不在焉。除了关系亲近的人可以长久地把手握在一起外，一般握两三下就行。不要太用力，但漫不经心地用手指尖“晴蜓点水”式去点一下也是无礼的。一般要将时间控制在三五秒钟以内。如果要表示自己的真诚和热烈，也可较长时间握手，并上下摇晃几下。握手时两手一碰就分开，时间过短，好像在走过场，又像是对对方怀有戒意。而时间过久，特别是拉住异性或初次见面者的手长久不放，显得有些虚情假义，甚至会被怀疑为“想占便宜”。长辈和晚辈之间，长辈伸手后，晚辈才能伸手相握，上下级之间，上级伸手后，下级才能接握;男女之间，女方伸手后，男方才能伸手相握;当然，如果男方为长者，遵照前面说的方法。如果需要和多人握手，握手时要讲究先后次序，由尊而卑，即先年长者后年幼者，先长辈再晚辈，先老师后学生，先女士后男士，先已婚者后未婚者，先上级后下级。4.1.3交换名片的礼仪如果是坐着，尽可能起身接受对方递来的名片;辈份较低者，率先以右手递出个人的名片;到别处拜访时，经上司介绍后，再递出名片;接受名片时，应以双手去接，并确定其姓名和职务;接受名片后，不宜随手置于桌上;经常检查皮夹，不可递出污旧或皱折的名片;名片夹或皮夹置于西装内袋，避免由裤子后方的口袋掏出;尽量避免在对方的名片上书写不相关的东西;不要无意识地玩弄对方的名片;上司在时不要先递交名片，要等上司递上名片后才能递上自己的名片。4.1.4引导的礼仪接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。4.1.5乘车礼仪小轿车1、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。2、如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。3、主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。4、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。5、主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。6、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的姿势。(二)吉普车吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车。旅行车我们在接待团体客人时，多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。4.2接待平时来访者的实务接上级来访，接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记；领导了解情况，要如实回答；如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。领导告辞时，要起身相送，互道"再见"。下级来访，接待要亲切热情。除遵照一般来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要客气地回复。来访结束时，要起身相送。5.日程安排5.1日程安排的意义日程安排就是有计划地将自己每天的事务与时间结合起来进行安排，以便做到有计划地进行生活和工作。同时提升效率，以便达到日事日清的目的。5.2文秘人员在日程安排中的工作1.服从于组织的总目标和整体计划的原则2.工作效率和领导健康相兼顾的原则（1）安排领导的工作日程一般不超过工作量的50%；（2）事项安排要能有效衔接和相互联络；（3）安排日程时要留有充分的余地。3.长短结合，区分轻重缓急的原则长短结合，先重后轻，先外后内原则，来安排年度、月、周和日日程表。4.适当保密的原则5.事先确认的原则一是领导本人确认；二是秘书及时提示和督促实施；三是在重要活动前，秘书有责任事先再次确认。6.酌留弹性原则7.编填规范管理好时间是秘书高素质的体现，包括自己的和领导的时间，具体体现在日程安排、约会安排和旅行安排上。印信、值班工作6.1印章的制发和使用办公室登记编号后，由部门相关人员自行保管，并对合同章的使用负责。先由董事长批示为准，经公司领导批准签字后由部门相关人员在使用登记台帐上作好使用记录。公司公章使用流程：①申请人填写好印章申请单后，向总经理、副总经理审批签字。②印章保管人员审阅、了解用印内容。③印章保管人员对用章申请单进行核准后，由印章保管人盖戳。管理制度：公司公章由办公室主任保存，财务章由财务部指定专人、专柜管理。印章管理人员必须切实负责，不得随意放置或转交他人。印章管理人员对印章的使用及安全承担全部责任。印章使用必须登记，未经总经理和副总经理批准。

严禁盖空白章或给外单位盖章。对于超出使用权限的文件，必须董事长审批，对未经审批而使用公章，要追究当事人和保管人的责任，由此而产生的后果由当事人负责。如因业务需要需在空白纸上章盖，需经总经理和副总经理审批，由保管员对所盖章的空白纸编号登记后盖章。申请