中学档案管理制度范文（2篇）

中学档案管理制度范文中学档案管理系统是为规范学生档案管理而设定的一套规则与操作程序，对于学生的个人发展及权益保障，以及提升学校管理效能具有深远影响。以下将详细阐述该制度的各个方面：一、档案管理目标与准则1.目标：旨在全面掌握学生的学习表现、成绩、行为及发展状况，为提供个性化的教育指导和促进学生全面发展奠定基础。2.准则：公开、准确、保密和便捷。公开：确保学生和家长能及时获取档案信息，促进家校沟通协作。准确：保证学生档案信息的准确性，及时更新学习进度和发展变化。保密：保护学生隐私，严格控制档案查阅权限，防止信息泄露。便捷：建立高效的操作流程，便于校方和家长查阅、借阅档案。二、档案建立与管理1.档案建立：自学生入学起开始，收集包括报名表、身份证复印件、户口本等基本信息，并建立学习记录、评语、奖惩档案等。2.档案管理：学校应设立专门档案室，负责档案的接收、整理、目录编制、保管及查询借阅等工作，并制定相应规定。三、档案保管与利用1.档案保管：档案应妥善存放在安全设施中，确保档案安全无损。档案室需加强安全管理，定期检查存储设备和档案柜的状况。2.档案利用：学校可依据需求查询档案信息，为学生提供个性化教育服务。学生和家长也可申请查阅自身档案，了解学习进展。四、档案维护与更新1.档案维护：定期检查档案的完整性和准确性，及时补充和修正信息。制定档案保管期限，按规定清理和归档。2.档案更新：学校应及时更新学习成绩、奖惩记录等信息。学生和家长可申请更新个人信息，如联系方式、家庭住址等。五、档案借阅与归还1.档案借阅：工作人员和家长可按需申请借阅，档案室需核实申请人身份和理由，批准后方可借出。借阅期限通常为一周，逾期未归还需进行催还处理。2.档案归还：借阅人应在规定时间内归还档案，如有特殊情况需延期，需提前与档案室协商并获得许可。归档后需检查档案的完整性和正确性。六、档案管理监督与评估学校应定期监督和评估档案管理工作，发现并解决存在的问题，提出改进措施。档案管理的质量和效果也是学校考核评估的重要内容。中学档案管理系统旨在强化学校对学生管理和服务，为学生发展提供支持，同时提高管理效率和准确性，提升学校整体管理水平。中学档案管理制度范文（二）第一章总则第一条目的和原则为强化中学档案的管控，保障档案的安全性、准确性和完整性，提升档案的使用价值，特制定本规定。第二条适用范围本规定适用于中学的档案管理活动。第三条保密和安全中学档案属国家公共资源，应严格保密。各中学应依法维护档案的完整性、准确性和安全，禁止泄露、损毁或篡改档案资料。第二章档案收集与整理第四条档案收集中学应遵循相关法律法规，建立档案收集机制，确保收集的及时性和全面性。1.各部门应负责及时收集档案，送至校档案管理部门，特殊部门的档案应指定专人负责。2.档案涵盖著名校友、优秀教职员工、学生荣誉证书等，需专门人员负责收集、整理和归档。3.收集档案应遵循原始性和第一手资料原则，禁止伪造、隐瞒或销毁档案。第五条档案整理与归档中学应组织专业人员对收集的档案进行整理分类，并按要求标识档案编号。1.新收集的档案应先分类整理，如学生类、教师类、行政类，然后存入统一的档案库。2.每份档案应设立唯一编号，便于管理和检索。3.整理工作应依据档案保存期限和形式进行，确保原始性和完整性，严禁删改档案资料。第三章档案存储与保护第六条存储设施中学应合理利用存储空间，设立专门的档案库房，确保满足以下条件：1.具备良好的通风、防潮、防火设施。2.库房内环境清洁，无尘。3.库房内应设置防虫措施。第七条保存期限中学应根据档案的重要性和法律规定，设定不同档案的保存期限。1.一般档案保存期限：学生档案：毕业后____年；教师档案：离职后____年；行政档案：至少____年。2.重要或特殊档案的保存期限视具体情况确定。第八条专人管理中学应聘请专职档案管理员，负责档案管理工作，其职责包括：1.负责档案收集、整理和归档；2.制定并监督执行档案管理方案和计划；3.定期检查档案的完整性和准确性；4.组织档案管理培训；5.保障档案资料的安全和保密。第四章档案检索与使用第九条检索系统中学应建立档案检索系统，便于相关人员查阅和使用档案。1.档案管理员需编制档案目录，确保检索的准确性和规范性。2.需要查阅档案的人员需提前申请并经过审批。3.档案管理员应提供专门的查阅室和设备，协助查阅工作。第五章档案审批与转移第十条审批机构中学应设立档案审批机构，负责档案的审批和核查。1.审批机构由校务委员会相关成员组成，包括校长、教务处长、档案室主任等。2.审批机构需对重要档案资料进行审核，确保其准确性和真实性。第十一条档案转移中学应按照规定对档案进行转移，确保档案的安全和完整。1.档案转移需有正式手续，包括申请、审批和备案。2.转移后应及时通知接收单位，确保档案安全转移。第十二条档案销毁中学对过期的一般档案应按照规定进行销毁处理。1.档案销毁需经过正式程序，包括申请、审批和销毁记录。2.档案销毁工作由专职管理员负责，严格遵守销毁规定。第六章档案管理监督与考核第十三条督导制度中学应建立档案管理督导机制，确保档案管理工作的规范执行。1.督导工作由中学的督导部门负责，定期检查和监督档案管理工作。2.督导部门需制定督导方案和标准，对档案管理