报告、通知与文件管理制度

报告、通知与文件管理制度第一章总则第一条目的为了规范医院内部的报告、通知与文件管理工作，提高工作效率，保障信息的安全、准确和及时传递，特订立本制度。第二条适用范围本制度适用于医院内各部门、科室和岗位的报告、通知与文件管理工作。第三条任务责任各部门负责人及员工需严格遵守本制度，履行相应的报告、通知与文件管理职责。第二章报告管理第四条报告形式报告应以书面形式进行，可采用电子文档或纸质文档。紧要报告必需经过部门负责人签批，并定时提交上级部门。报告内容应真实、准确、完整，并附上相关资料和数据支持。报告应具有明确的主题、目的和建议。第五条报告流程撰写报告：报告人应依照规定格式和要求撰写报告内容，并在报告上注明报告时间、地方、报告人等信息。报告审批：报告人将撰写好的报告提交给上级部门负责人审批，并将报告副本上报给上级部门。报告转达：经过上级部门批准的报告，由报告人进行转达，确保相关人员及时收到报告内容。报告归档：报告人应将报告归档，存放在指定位置，并依照规定的保密等级进行管理。第六条报告保密紧要报告应标明保密等级，限制查阅范围。保密报告应在转达和存档环节加强安全措施，防止未授权人员取得相关内容。第七条报告追踪与反馈紧要报告应设置追踪机制，确保报告执行情况。报告执行情况应及时反馈给报告人和上级部门，以便进行调整和改进。第三章通知管理第八条通知发布通知可以通过内部邮件、公告栏、部门会议等形式发布，具体发布方式由通知发布人决议。通知内容应简明扼要，重点突出，并注明发布时间和有效期限。紧要通知应依照规定的流程进行签发，并确认相关人员已收到。第九条通知转达通知发布人应确保通知及时转实现相关人员手中，可以使用电子邮件、短信、电话等方式进行转达。紧要通知应得到相关人员确实认回复，以保证相关事宜得到及时处理。第十条通知归档已经执行完毕的通知应进行归档，存放在指定位置，并依照规定的时限进行保存。紧要通知应标明保密等级，限制查阅范围。第十一条通知撤销假如通知内容发生更改或错误，发布人应及时撤销原通知，并发布修正后的通知。撤销通知应采用与发布通知相同的转达方式，并确保相关人员收到撤销通知。第四章文件管理第十二条文件分类文件应依据内容和性质进行分类，如工作文件、会议纪要、协议合同等。每类文件应有特地的编号、命名规定和存放位置。第十三条文件起草文件起草人应依照规定的格式和要求撰写文件内容，并在文件上注明文件编号、起草时间、起草人等信息。文件内容应真实、准确、完整，并附上相关资料和附件。第十四条文件审批文件起草人将起草好的文件提交给上级部门负责人审批，并将文件副本上报给上级部门。紧要文件需经过上级部门批准后方可生效。第十五条文件传阅与签署经过批准的文件，应通过内部邮件、文件传阅等方式转达给相关人员，并进行签署确认。文件签署人应依照规定的程序进行签署，并将签署后的文件妥当保管。第十六条文件归档与保管已经执行完毕的文件应进行归档，存放在指定位置，并依照规定的时限进行保存。文件归档时应注明归档人、归档时间和归档位置，并备案备查。第五章附则第十七条监督与惩罚对违反本制度的行为，将视具体情况予以相应的纪律处分，并追究相应的法律责任。第十八条修订与解释对本制度的修订必需经过相关部门的评议