广州联友家具有限公司财务付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司概况....................................................................................................................1

2公司财务付款审批流程现状....................................................................................1

2.1业务基本情况..................................................................................................1

2.2财务付款审批涉及部门与范围......................................................................2

2.3财务付款授权审批制度..................................................................................2

2.4财务付款审批流程..........................................................................................3

3公司财务付款审批流程存在的问题........................................................................5

3.1财务审批流程信息化水平低............................................................................5

3.2财务付款审批流程单一....................................................................................5

3.3审批流程中涉及授权与实际不符....................................................................5

4广州联友家具公司财务付款审批流程优化设计....................................................6

4.1采用无纸化审批，提高信息化水平................................................................6

4.2细化各业务财务审批流程，做到有据可依....................................................6

4.2.1借款审批流程...........................................................................................6

4.2.2报销审批流程...........................................................................................8

4.2.3日常开支审批流程...................................................................................9

4.3放宽审批权限，提高审批效率......................................................................10

5设计评价..................................................................................................................10

参考资料.........................................................................................................................11

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广州联友家具有限公司

财务付款审批流程优化设计

1公司概况

公司全称广州联友家具有限公司（以下简称广州联友家具），成立于2010

年，注册资金500万元，现公司位于广州市工业区。公司专业生产定制实木床、

整体衣柜、衣帽间、书柜、茶几、酒柜、电脑桌、储物柜；主要经营客厅家具；

成套家具；卧室家具衣柜等集设计、生产、批发、销售及服务为一体。2022年

公司总资产达到1000万，销售额近3000千万元、员工人数64人。

广州联友家具包括财务部、行政人事部、采购部、生产部、销售部、仓储

部等部门，计提组织机构图如图1所示。

图1-1公司组织机构图

2公司财务付款审批流程现状

2.1业务基本情况

通过对广州联友家具公司调研，广州联友家具公司经营活动主要可划分为

采购与付款业务、销售与收款业务、生产与仓储管理业务、薪资业务。采购与

付款业务主要包括采购付款、费用报销、差旅费报销及其他支出；公司薪酬业

务主要规划各部人员工资标准，工资归集和工资发放，在财务审批时主要是确

定工资标准审批和工资表审核等。

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2.2财务付款审批涉及部门与范围

广州联友家具公司财务审批由各部门参与，财务部和主管副总经理、总经

理参与所有财务审批，其他部门根据由业务决定，不同业务审批的部门不同。

公司财务审批范围，主要涉及与公司付款有关财务活动，如采购与付款审批、

销售费用、管理费用支出审批。

2.3财务付款授权审批制度

广州联友家具公司自成立起，建立了授权审批制度，该的制度明确规定了

公司资金审批权限如下：

表2-1审批授权表

有关部门

（或人员）部门主管部门经理财务经理财务总总经理董事

监长

固定资产30万元以内申请审查核准核准签批核准

购置30万元以上申请审查审查核准核准签批通过

合同定金20万元以内申请审查核准核准签批核准

20万元以上申请审查审查核准核准签批通过

经营性采购10万元以内申请审查签批核准

10万元以上申请审查审查签批核准

差旅费1万元以内申请审查签批核准

1万元以上申请审查审查签批核准

广告宣传费5万元以内申请审查审查签批核准

5万元以上申请审查审查核准核准签批

业务招待费1万元以内申请审查签批核准

1万元以上申请审查审查签批核准

其他行政5000元以内申请审查签批核准

支出5000-2万元申请审查审查签批核准

2万元以上申请审查审查核准核准签批

公司财务审批实行“谁经办，谁解释，谁报销”的原则以及“先预算，后

开支”的原则。公司财务开支根据授权实行分级审批制度分为三级审核。

一级审核：各部门主管对本部门费用报销项目及内容的真实性、合理性负

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责。

二级审核：财务部收单;对费用报销的真实性、准确性、合理性、合法性审

核。主要审核报销的票据是否合法;不合法的票据;财务部门有权退回;不予报销。

发票填制的内容是否与业务性质相符合，票据的大小写金额填写是否相符以及

金额是否正确。

三级审核：财务对公司的各项费用开支的合理性、必要性进行审核、检查

和监督。

最高审批:总经理、执行董事

其中合同金额在20万以内，由各部门负责人审核，公司主管领导审批，财

务资产部复核后支付。合同金额在30以上，要先由各部门立项申请，经公司主

管领导审核，总经理审批，财务资产部复核后支付。财务收支全部由单位负责

人或由耽误集体授权的财务负责人审批。

财务支付必须自下而上级级审批，不能越级审批。对于某些急需办理但是

有关人员又外出的财务支付事项，可以授权或委托有关人员代审代批。

2.4财务付款审批流程

经过了解公司虽然对业务进行划分，但是公司只建立了资金支付管理制度

和借款管理制度，其中规定的资金支付流程和借款流程。具体如下图。

图2-1借款流程图

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图2-2资金支付流程图

由报销人提交单据，经过原始单据扫描环节进行附件的完整性和正确性的

检查，再由部门经理和会计审核对此报销的单据中的附件、单据上填写的金额

等信息进行复核，最后通过专票认证环节对附件中的发票真实性以及其大票状

态进行核查。当经过所有环节后均没有发现问题，则审批通过流程最终由资金

岗进行线上自动付款。若在这几个环节中任意环节出现错误或问题，均应该将

单据退回。一般情况下，为了增加效率，“专票认证”环节会退回到“会计审核”

的环节，由会计审核人员重新审核一次再与“原始单据扫描”环节的人员进行

沟通需要修改的内容等，再由相关人员更改后重新提交。“会计审核”可以选择

退回形式为直送形式或者逐级形式，每种形式有着不同的审批要求，专票认证

环节的人员没有选择权，一般为直送形式退回。

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3公司财务付款审批流程存在的问题

3.1财务审批流程信息化水平低

目前广州联友家具公司所采用的财务审批流程已经沿用了许多年，使用纸

质形式进行审批，没能很好的跟着信息化时代发展，主要由以下原因造成。一

是公司对信息化重视不够，公司领导认为公司规模小，由电脑就可以了满足需

要了，不了解信息化是一个系统工程，能够提供管理水平，提高审批流程方面

有重大作用；二是公司信息化人员不足，普遍只掌握办公方面知识，没有接受

信息化办公、管理方面的培训；三是信息系统碎片化，没有很好融合，公司有

用友T6财务软件，工资管理系统，但是各个部门各弄各的一套，没有融合在一

起，造成资源浪费，信息流通不畅。

财务审批是复合型任务，随着近年来信息化的发展.广州联友家具公司相关

的人事、财务工作已经逐步采用信息化系统的方式来进行处理，而传统的手工

处理的模式下的财务申批工作则无法很好的与这些已有的信息系统进行对接，

无法很好的实现整个企业的办公自动化，影响到整个企业财务流程的处理效率，

时有疏忽，还很难查漏补缺。

3.2财务付款审批流程单一

广州联友家具公司在审批过程中只针对借款和资金支付制定了审批流程，

审批流程比较笼统单一化，如没有针对对采购类审批，没有针对不同业务特点，

提出相适应的审批流程，造成财务审批出现扯皮现象，审批职责不明确，存在

乱审批现象。因此公司必须针对不同业务制定不同的财务审批流程，使财务审

批流程合理化，具有针对性。

3.3审批流程中涉及授权与实际不符

“审批”场景几乎每天都在企业业务中出现，比如：员工请假需要审批，

员工出差报销费用也需要审批等，而且不同的审批所需要参与的员工也不同，

审批流程复杂且耗时长，各级领导审批签字非常麻烦，影响进度。

对于多业务部门的企业来说，如果涉及到发起申请人所在部门不同，那么

审批流程需求也是不一样的。不仅参与的角色多，规则也多，比如：报销审批

会根据报销金额的不同来指定不同的负责人进行审批。

根据对广州联友家具公司的调查，该公司没有建立起完善的费用标准，这

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是出差报销流程中存在的一个较为严重的问题。员工出差时所花费的费用本来

就不够透明，再加上公司对于费用标准的规定不明确，导致员工短途出差的费

用高、长途出差的费用低这一现象时有发生，甚至有些员工借着出差的机会用

公款肆意消费。面对这一现象，广州联友家具公司若是全额报销会影响到公司

的利润，也会助长不正之风，但又没有明确的条例规定员工出差花费的标准。

广州联友家具公司员工借支范围不明确，对于公司合理的借支项目，如差

旅费借支和采购借支均有较明确的规定，但也存在不合理的因私（如买房、买

车）借支款项的行为，在一定程度上占用了公司的流动资金。

4广州联友家具公司财务付款审批流程优化设计

4.1采用无纸化审批，提高信息化水平

首先，企业相关人员要和财务流程审批软件指导人员商谈情况，确定实施

目标。确定目标为通过线上的手机和PC电脑完成企业的日常财务和日常审核工

作，可以通过简化目标来降低实施难度并减少转换系统的时间，要求在一周左

右完成转换。其次，企业要加强人员培训。财务部门先在内部试用软件，以熟

悉软件并发现使用中的问题，与此同时要设置对应的审批流程的权限和顺序，

之后再让财务人员开展培训，引导公司其他人员使用软件，这样可以加快软件

应用的速度，并及时发现与修正使用中的问题。最后，应允许转换时间。因为

企业员工需要一定的时间来熟悉新系统，在不影响手工系统的处理和运行的情

况下，通过上述培训方式来减少两者并行的时间。

4.2细化各业务财务审批流程，做到有据可依

广州联友家具公司现有财务审批流程过于简单，没有全面反映公司经营业

务各个方面，公司应针对各种业务，制定相应流为了提高审批效率增加了采购

付款审批流程：

4.2.1借款审批流程

（1）采购借支流程

每个部门根据自己的需要，将购买物品的采购申请提交仓管部。仓管部及

时查询所购物品的库存情况，避免产品出现库存积压。采购人员在接到采购任

务后首先须填写采购申请单，明确本次采购的物品名称、采购数量和采购单价，

并由相关领导审核签字。

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表4-1广州联友家具公司采购申请表

年月日

申请部门申请人

物品名称型号数量单价金额

……

总经理财务负责人采购经理出纳采购员

完善的采购借支流程可以防止借支过程中审核人员互相包庇等现象，减少

员工借支管理混乱的隐患，实现公司利益最大化。采购借支流程图如（图4-1）

所示。

图4-1采购借支流程图

（2）采购借支标准

广州联友家具公司根据日常经营管理现状，结合产品生产需求，根据不同

的采购项目，制定相应的借支标准，使得采购人员进行采购申请时有标准可遵

循。

表4-2广州联友家具公司采购项目借支标准单位：元/次

采购项目借支标准

主要材料≤100000

辅助材料≤80000

生产设备≤50000

办公设备≤40000

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办公用品≤20000

劳保用品≤6000

运输设备≤150000

（3）付款管理

第一，财务部门在办理采购付款业务时，要对采购合同中约定的付款条件

及采购发

票等相关采购凭证的真实性、完整性和合法性进行审核，对于不符合要求

的采购凭证应予以退回。

第二，对于预付款采购业务，除了生产过程中急需的材料外，其他的预付

款采购业务不得支付全部合同总价款。对于货到付款的采购业务必须等货物到

达并取得相关的采购发票后方予以付款。

预付货款或者结算采购尾款时采购员需要填写采购支付审批表，按照审批

权限的规定由相关领导签字审批。

表4-3广州联友家具公司采购支付审批表单位：元

收款单位开户行开户账号

货物名称合同金额结算金额

支付类别1.预付款（）2.结算尾款（）

已付款金额结算金额

采购员签字

部门主管审批意见

分管领导审批意见

财务经理审批意见

总经理审批意见

注：本表需附相关支付依据，不能替代收款收据或发票。

4.2.2报销审批流程

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图4-2费用报销流程图

费用报销是为公司经营员工工作正常发生费用报销审批权责：

a.报销人填写《费用报销单》，后附发票，费用说明资料(领导审批)等。

b.财务审核票据、数量、单价、金额，及期间，出差费用需审核出差标准，

补贴等，费用发生需有验证手续。

c.部门经理审批同意后，交出纳负责办理后续审批手续;出纳仔细审核单据

填写的规范性、合法性及金额的准确性。

d.付款原则:谁领款谁签字

4.2.3日常开支审批流程

图4-3日常开支审批图

日常开支是公司经营日常发生费用：1.办公用品2.员工工资、伙食费、利

息、税费、水电费等3.其他日常开销