湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南锦江泉酒业股份有限公司基本概括................................1

1.1公司简介.....................................................1

1.2公司组织架构图...............................................1

2湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销制度现状........................2

2.1公司费用报销基本规定.........................................2

2.2公司费用报销流程状况.........................................2

3湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销制度存在的问题..................2

3.1费用报销内容存在不合理的情况.................................2

3.2费用报销制度和监管制度不完善.................................2

3.3费用报销处理措施落后.........................................3

3.4财务人员素质水平不高.........................................3

4湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销制度的优化设计..................4

4.1严格规范报销内容.............................................4

4.2完善费用报销制度和监管制度...................................4

4.3提升费用报销处理措施.........................................5

4.4增强相关人员素质水平.........................................5

5湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销制度优化设计的小结..............6

参考资料.............................................................7

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湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销制度优化

设计

1湖南锦江泉酒业股份有限公司基本情况

1.1公司简介

湖南锦江泉酒业股份有限公司成立于2003年04月22日，注册地位于湖南

省麻阳苗族自治县高村镇毫洛溪。法定代表人为向军华，经营范围包括生产、

销售白酒、黄酒及包装物;销售建筑材料。湖南锦江泉酒业股份有限公司对外投

资3家公司。锦江泉酒业股份有限公司的主要产品有三大类：锦江王系列；锦

江泉系列和酒锦江泉系列。公司出品的锦江王和锦江泉系列的酒是以五谷杂粮

为主要原料，采用千年老窖技术和自然弱碱性的小分子活性富硒水源，经过精

心酿造而成。自1991年以来，我国外交部指定锦江泉系列酒为驻美国，英国，

德国等国家和地区的宴请酒之一。

1.2公司组织架构图

图1-1湖南锦江泉酒业股份有限公司组织架构图

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2湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销制度现状

2.1公司费用报销基本规定

湖南锦江泉酒业股份有限公司的日常费用报销情况如下：差旅费，招待费，

办公费，住宿费，津贴补贴，通讯费，运杂费，材料费，机械设备维修费，租

赁费，水电费等其他费用。其中因公而需出差的费用，可提前填好借条，经部

门经理签署后，提交财务审核，返程后凭有关凭证进行报销；办公用品的采购

人员可提前填写好采购清单，并由各部门负责人签署后，提交财务审核，采购

完毕后凭发票进行报销；因公司生产经营活动而发生的工作往来及与顾客沟通

所发生的费用，应出具开支发票，在规定的税前扣除后，再予以报销；补贴，

通讯费，水电费，每个月都进行一次费用报销。

2.2公司费用报销流程现况

湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销流程图2-2所示，其公司费用报销需

要经办人员的报销步骤：第一，员工发生相关开支并编制开支报销表提交给部

门经理；第二，部门经理签署并送交财务部审阅并签署；第三，财务部审核票

据，如判定其有误则退还给报销人，如财务部判定其无误则进行费用报销，最

后报销人查询到款情况。

图2-1湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销流程

3湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销制度存在的问题

3.1费用报销内容存在不合理的情况

第一，有些员工会将自己生活中发生的与工作无关的费用进行报销，以此

来降低自己日常生活的费用支出，为自己谋利。而且，还有一些员工将不允许

报销的项目，用其他合理的票据来代替报销，从而获得利润，这违背了费用报

销的总体原则。甚至有一些员工，以公司的名义，私下向上级领导开具了虚假

的借贷票据，对虚拟的未发生的业务进行了报销，并在没有任何费用的情况下

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进行了报销。

第二，有些工作人员没有使用正规的费用报销发票，他们在购买发票时违

反了法律法规，并使用了其他不符合要求的发票来进行申报，破坏了企业的总

体报销制度和流程，影响到了企业的利益。如果企业总体的报销业务和内容不

合理，那么就会产生超报、瞒报等情况。

第三，员工在进行费用报销时，出现了真实的采购或者支付业务，而且还

将正规的票据和借款单等进行了整理上交，但未按公司费用报销规定进行报销。

这种，一旦有了费用，立即予以报销的状况，会使公司的成本增加。此外，企

业要求在发生业务后，要及时向有关人员进行费用报销，但也不排除部分员工

利用自己的人脉和漏洞，把以前的发票拿来报销，违背了报销的时效性。

3.2费用报销制度和监管制度不完善

第一，报销管理制度存在漏洞。因为报销单都是由员工手写的，所以在填

写报销单时，可能会出现涂改、字迹模糊、报销单填写不完整等情况，从而造

成财务人员无法分辨。此外，在提交单据的数额都很大的情况下，财务人员不

可避免地会产生对信息的识别错误，从而导致账目与现实不相符，进而发生漏

记账、错记账等问题。这就会导致公司的管理者不能有效地、正确地对公司的

各种支出进行管理。假以时日，很多人将会乘虚而入，一旦事态发展到一定程

度，将会给企业带来金融危机，从而对企业的收益造成负面影响。

第二，公司费用监管制度不完整，能否合理报销，主要取决于上级的决策。

首先对于员工的报销票据，上级主管没有进一步核查，或者只是核查金额，而

没有核查原始票据的合法性和真实性，其次由于员工上交的都是纸制的报销单

据，领导有可能出现报销单据丢失的情况。这些误差都会导致企业实际报销内

容存在出入和差错。另外，因为没有更好的健全企业监管制度，公司无法主动

地对费用报销中出现的一系列问题进行解决，也不能明确有关的责任，缺少充

分的奖惩力度。这不但会影响到财务人员的工作积极性和责任感，并且长期下

去公司的利润产生了缩减，影响公司的长期发展。

3.3费用报销处理措施落后

第一，企业费用报销的会计信息处理方法滞后。现在，各行业都在积极加

强对信息技术的应用，因此，先进的信息技术也逐渐被应用到了现代企业财务

管理中。手工填单，领导签字，送到财务，最后由财务来报销的传统方式，已

不能适应时代的发展。如果员工不在公司，这就导致了他无法完成相关的手续，

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无法去找领导签名，无法上交证明，无法完成所有的报销手续。对于企业而言，

未能及时得到报销，不但会对其成本核算造成不利的影响，而且也会对其财务

报表的准确性造成一定的偏差。

第二，由于企业的业务规模较大，在每个会计期间，企业的财务人员手中

掌握着大量的财务凭证以及各种收入、支出等票据，因而，由于内部需求或其

它因素，要对企业的凭证进行查询，只能从仓库中查找，这样既耗费人力物力，

也会影响到公司对凭据的实时性和可操作性。

3.4财务人员素质水平不高

第一，公司的会计人员无法保证所提供的报销文件的真实性，合法性，完

整性。同时，在票据的管理，费用的报销等专业性上也有一定的缺陷。

第二，在手工报销过程中，不乏出现报销人员与部分缺乏职业道德的财务

人员利用伪造的票据，通过上级的签名，进行虚报，使公司支出增加，严重影

响公司的运营。

4湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销制度的优化设计

4.1严格规范报销内容

第一，加强对不实报销的管理，强化对原始单据、报销单据的核实，确保

报销的真实性和可靠性。会计人员可以从不同的方面对凭证进行核实，如凭证

的生成时间，凭证的费用种类，凭证的支付方式等。比如，当需要报销出差费

用时，财务部门可以对出差费用进行确认，并对其在饭店的住宿情况进行确认；

在对车票进行补偿报销时，应要求报销人员保存好所有的发票存根；如需支付

办公室费用，则需提供办公室设备的采购详情。

第二，财务人员要对发票进行严密的核对。凡是与公司经营有关，合情合

理的，均可报销，不合乎要求的，一律不予报销。对于发票上的日期，核对是

否超出了报销期限，以及发票上的日期是否填妥；对于报销数额，要核实报销

数额与原始凭证的相符，检查有无任何被篡改的痕迹；对于签字盖章，核查是

否为本人签字，签章是否合理合法；对于票据附件，要对票据内容进行核实，

确认其与实际内容是否相符，票据是否清晰完整，是否按照业务发生的时间进

行了合理的开票。要对行程、时间等报销凭证中的信息做好有效的处理，以避

免产生假报销现象。除此之外，在日常生活中，要尽量多地了解和掌握市场的

一些基础信息，通过对这些信息的掌握，来提升自己审核把关的水平，从发票

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报销的源头上进行预防。

4.2完善费用报销制度和监管制度

第一，增加企业的内部审计人员，对报销文件等进行二次审核。严格规定

报销人员采用电脑填写借款单和报销单，并且填写正确完整。此外，在提供纸

质的原始凭证之外，还需要报销人员事先出具电子的原始凭证，以确保纸质费

用和电子费用报销的一致性。

第二，企业领导、各部门的负责人以及财务人员都要做好各自的职责，还

要对自我监管和相互监管进行强化，同时对监督检查进行加强。不仅对各部门

的费用发票报支进行定期或不定期的随机抽查，而且发现不符合报销要求的，

根据相关处罚，对其进行问责。

第三，根据各部门的实际情况，制定出一套与本部门相适应的费用报销体

系，从而对费用报销体系进行合理、科学的规划。公司通过对全流程进行严密

的管理，可大幅降低公司的报销成本，从而提升公司的利润，并在市场上获得

更多的竞争优势。

图4-1湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销流程图优化

4.3提升费用报销处理措施

加强企业会计信息技术的运用，可以降低传统的人工费用报销方式，从而

避免人工费用在报销过程中产生的错误，从而提升企业报表的准确度。比如，

可以在电脑上完成发票，然后在线审查。此外，还可以在计算机上提前设置审

核人员的权限，即使是让别人来办理，由于自己没有相应的权限，也不能手工

修改他们的票据凭证，这样就可以很大程度上保证报销和审批的真实性，从而

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有效地防止了企业出现错报和虚假报销。同时，还能显著地提高报销费用的效

率，而且，内部人员可以根据需要，随时进行文件凭证的调取，极大地减少了

凭证查询所耗费的人力和物力，增强了公司人员对公司的了解。

4.4增强相关人员素质水平

第一，强化对报销人员和财务人员在报销方面的素质培训，对取得原始凭

证的时间、办理业务的时间、申报报销的流程以及应着重注意的几个方面进行

详细的说明。通过规范化的报销工作流程，将不合理的费用报销情况从报销起

始环节予以减少。

第二，激发员工积极性，在企业报销中降低风险。同时加强财务人员和报

销人员的职业道德教育，让他们认识到职业操守的重要性。不但要把自己的工

作做好，而且要对公司的支出起到监督的作用。

第三，加强财务人员的业务素质，使公司员工不仅具备较强的理论知识，

而且具备较强的实践能力，提高员工的计算能力和操作水平。

5湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销制度优化设计的小结

通过上述对湖南锦江泉酒业股份有限公司费用报销方案现状进行研究，发

现企业费用报销存在的四个问题：费用报销内容