湖南仙的饮品有限公司2023年10月客户接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍............................................................1

2接待目的............................................................1

3接待对象............................................................1

4接待时间和地点......................................................2

5接待准备............................................................2

5.1前期准备......................................................2

5.2中期准备......................................................2

5.3后期准备......................................................3

6接待日程安排........................................................3

7接待流程............................................................3

7.1第一天流程....................................................3

7.1.1接车.....................................................3

7.1.2午餐.....................................................4

7.1.3现场考察.................................................5

7.1.4入住酒店.................................................5

7.1.5晚宴.....................................................6

7.2第二天流程....................................................7

7.2.1早餐.....................................................7

7.2.2项目说明会...............................................7

7.2.3会谈.....................................................8

7.2.4午餐.....................................................8

7.2.5市内游览.................................................9

7.2.6送行晚宴.................................................9

7.3第三天流程...................................................10

7.3.1早餐....................................................10

7.3.2送行....................................................10

7.3.3资料整理................................................10

I

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8人员安排...........................................................11

9经费预算...........................................................12

10意外防范..........................................................13

11效果预估..........................................................14

参考资料............................................................15

II

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湖南仙的饮品有限公司2023年10月客户接待方案设

计

1背景介绍

湖南仙的饮品有限公司（以下部分简称“仙的公司”）位于湖南省长沙市

芙蓉区荷花园街道万家丽中路一段196号长房，法定代表人为李明卫，经营范

围包括酒、饮料及茶叶、国产酒类、进口酒类、日用品、文化用品、预包装食

品、散装食品的销售，茶叶作物及饮料作物的批发，百货的零售。

广州瀛南酒业有限公司（以下部分简称“瀛南公司”）位于广州市白云区

石井街凤凰路29号一楼1057，法定代表人为麦剑浩，经营范围包括互联网商品

销售，商品批发贸易。货物进出口，商品零售贸易，互联网商品零售，酒类批

发、酒类零售。

仙的公司始终坚持为广大消费者打造绿色健康的产品，此次仙的公司推出

的“仙的小精灵活力酒（苏打配制酒）”深受广大消费者的喜爱，产品质优价

廉，仙的公司秉承双赢的经营理念，向全国诚招代理商。瀛南公司想对仙的公

司的“仙的小精灵活力酒（苏打配制酒）”有进一步的了解，发掘合作机会，

特派考察团现场考察。仙的公司作为接待方，应根据考察团车辆信息、行程计

划设计接待方案，使之有一个很好的考察体验，更快更好地了解“仙的小精灵

活力酒（苏打配制酒）”，体现仙的公司的诚意，促进双方更好地达成合作。

2接待目的

（1）为公司“仙的小精灵活力酒（苏打配制酒）”招到一个合适的代理商，

与广州瀛南酒业有限公司达成友好合作；

（2）展示湖南仙的饮品有限公司良好形象，展现公司企业文化，为今后的

友好合作进行铺垫；

（3）使广州瀛南酒业有限公司考察团更好地了解仙的公司的“仙的小精灵

活力酒（苏打配制酒）”，有一个很好的考察体验，更好地促进合作。

3接待对象

表1：广州瀛南酒业有限公司考察团信息表

姓名职位性别年龄/岁联系电话

1

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王思成采购经理男3918573915386

蔡明瑞产品总监男3618693480837

刘馨雅财务主管女3515180947214

林凯经理特助男3813150502134

李妮采购助理女2418175456558

陈彩彩财务助理女2317825565256

4接待时间和地点

接待时间：2023年10月1日-2023年10月3日

接待地点：湖南仙的饮品有限公司

5接待准备

5.1前期准备

（1）接收到瀛南公司考察团将来访考察信息后，明确瀛南考察团到访时间、

行程路线、考察时间，并根据来客级别参考标准制定接待方案，注明来访日期、

来访人员；

（2）根据瀛南考察团名单代订酒店，安排接待车辆和接待人员，提前告知

公司各部门员工做好接待准备，做好人员分工，制定好接待安排和接待流程；

（3）准备好接待需要的物资，布置好公司环境，布置会议室，检查设备，

营造热闹的氛围，告知保洁人员打扫好公司环境，保持整洁；

（4）提前告知生产工厂工作人员相关事项，注意瀛南考察团到来时的礼仪

礼貌，展现工厂风貌；

（5）由秘书部起草相关文件资料，比如接待设计方案、会议文件、会议演

讲稿等；

（6）提前给相关工作人员做好培训，告知工作责任，以及一些相关礼仪。

5.2中期准备

（1）保证物资供应不断，做好应急准备；

（2）根据瀛南考察团中途需要满足需求；

（3）根据交谈走向准备好签订合同相关事宜。

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5.3后期准备

（1）为瀛南考察团订购返程的车票，送到对方手上，并提醒发车时间；

（2）预计瀛南考察团到达时间，向对方问好，敦促项目的执行；

（3）协助瀛南考察团结算相关代订费用；

（4）将此次接待后续文件整理总结归档，方便下一次安排准备。

6接待日程安排

表2：接待日程安排表

日期时间安排

10月1日09：00-10月1日11：20接车

10月1日11：20-10月1日14：00午餐

10月1日10月1日14：00-10月1日17：00现场考察

10月1日17：00-10月1日18：00入住酒店

10月1日18：00-10月1日19：20晚宴

10月2日06：20-10月2日07：00早餐

10月2日07：00-10月2日09：30项目说明会

10月2日09：30-10月2日11：20会谈

10月2日

10月2日11：20-10月2日14：00午餐

10月2日14：00-10月2日18：00市内游览

10月2日18：00-10月2日19：30送行晚宴

10月3日07：00-10月3日08：20早餐

10月3日10月3日08：20-10月3日10：04送行

10月3日14：00-10月5日12：00资料整理

7接待流程

7.1第一天流程

7.1.1接车

时间：10月1日09：00

地点：长沙南站

负责人：何伟、刘铭、张军、黎大勋、沈炀

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流程：

（1）何伟总监、刘铭专员和两名专职司机分别乘坐汽车提前一个小时于

2023年10月1日9：00到达长沙南站等候，摆放好接车牌等待瀛南考察团到来；

（2）见面后对瀛南考察团的到来表示欢迎，互相介绍公司人员，由专职司

机接过瀛南考察团的行李放进后备箱，为瀛南考察团打开车门，并用手抵住车

门上方以防磕到，待对方坐好后关闭车门，发动汽车前往南景饭店。

注意事项：

（1）提前询问瀛南考察团的车辆信息、到达时间，安排好两辆奔驰E（5

个座位）和去接应的人员；

（2）提前询问瀛南考察团是否有晕车等情况，在车上备好晕车药、矿泉水、

纸巾、口罩等物品；

（3）座位尊卑顺序为：后排右座、后排左座、后排中座、前排副驾驶座。

第一辆车座位安排：后排右左（王思成经理）、后排左座（蔡明瑞总监）、后

排中座（何伟总监）、前排副驾驶座（李妮助理）；第二辆车座位安排：后排

右左（刘馨雅主管）、后排左座（林凯特助）、后排中座（刘铭专员）、前排

副驾驶座（陈彩彩助理）。

7.1.2午餐

时间：10月1日11：20

地点：南景饭店（万家丽店）

负责人：何伟、刘铭、沈炀

流程：

（1）10月1日11：20左右到达南景饭店，礼仪人员引导瀛南考察团前往

饭店包厢，何伟总监询问瀛南考察团是否有什么忌口不爱吃的，或者有什么喜

欢吃的，并推荐当地特色菜肴，比如：南京招牌烤鸭、秘制口味鸡、至尊玻璃

烧鹅等；

（2）等待上菜期间，让饭店服务人员安排茶水点心，与瀛南考察团简单介

绍此次的招商活动、聊聊天，让瀛南考察团感受到公司的热情；

（3）用餐结束后，招待瀛南考察团在南景饭店稍作休息，随后出发前往生

产工厂进行现场考察。

注意事项：

（1）根据瀛南考察团人数和陪同用餐人员确定用餐人数、瀛南考察团饮食

习惯和接待地点确定用餐地点，提前预订南景饭店，安排和准备好用餐接送工

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作；

（2）根据席次礼仪确定好用餐座位，大门正对着的是主位，安排主陪入座，

主位对着副陪座位，主位两侧分别为主宾和副主宾，副陪两侧分别是三宾和四

宾，其他人员随意入座。主陪和副陪分别由何伟总监和刘铭专员入座，主宾和

副主宾分别由王思成经理和蔡明瑞总监入座，三宾和四宾分别由刘馨雅主管和

林凯特助入座，其他两位助理随意入座；

（3）由专职司机将瀛南考察团的行李放置酒店，并妥善保管好；

（4）用餐期间，招待瀛南考察团用餐，用餐时注意文明礼貌，敬酒要适量，

不可反复劝酒。

7.1.3现场考察

时间：10月1日14：00

地点：生产工厂

负责人：何伟、黄海海、沈炀

流程：

（1）待瀛南考察团到达后互相介绍公司成员，何伟总监向瀛南考察团的到

来表示欢迎，引导瀛南考察团前往工厂内部考察；

（2）黄海海专员提交生产工厂生产许可证、食品卫生证、营业执照等相关

资料；

（3）考察实地，由何伟总监引导瀛南考察团考察生产工厂苏打配制酒生产

过程中的原料，生产流程是否健康安全，介绍酿酒工人，考察国家规定工厂里

的相关设施，比如：化验室、操作台等，考察绿色、环保、全封闭的现代化生

产线，以及工厂的生产能力和储存能力；

（4）引导瀛南考察团前往品酒室，提供“仙的小精灵活力酒（苏打配制

酒）”样品品尝，口感和香味是否符合瀛南公司和广大消费者的要求，何伟总

监介绍这款酒的风味；

（5）详细考察后，带领瀛南考察团前往万家丽国际大酒店安顿稍作休息。

注意事项：

提前告知生产工厂工作人员瀛南考察团来访时间，准备好欢迎横幅，何伟

总监携带礼仪人员前往接应，后勤人员准备好茶水点心、矿泉水、口罩、“仙

的小精灵活力酒（苏打配制酒）”样品等。

7.1.4入住酒店

时间：10月1日14：00

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地点：万家丽国际大酒店

负责人：罗梅梅、邓意迪、沈炀

流程：

（1）由专职司机送瀛南考察团前往万家丽国际大酒店；

（2）提前将房卡转交给瀛南考察团，礼仪人员引导瀛南考察团前往各自的

房间稍作休息，提醒对方晚宴时间，并告知对方如有需要可拨打前台电话，最

后说一句：“祝您入住愉快！”等礼貌话语。

注意事项：

（1）询问瀛南考察团喜好的酒店风格、规模、类型、内部设施等，根据瀛

南考察团的职位、年龄、性别等信息帮忙在万家丽国际大酒店代订四间单人间，

一间双人间；

（2）询问对方是否有其他的要求，尽可能满足对方，可提供一些餐饮或其

它服务。

7.1.5晚宴

时间：10月1日18：00

地点：万家丽国际大酒店

负责人：何伟、刘铭、黄海海、罗梅梅、邓意迪、沈炀

流程：

（1）宴会开始前十五分钟摆冷菜等，引导瀛南考察团进入宴会厅，并拉开

座位请对方入座，开口布，上毛巾、饮料等；

（2）结束用餐后邀请瀛南考察团观看准备好的歌舞表演、魔术表演等，邀

请对方品尝公司生产的其他鸡尾酒；

（3）表演结束后主宾尽欢，询问用餐意见，礼仪人员引导瀛南考察团前往

酒店休息，提醒对方早餐时间。

注意事项：

（1）确定参加宴会人员，根据对方喜好提前预订好晚宴场所，搞好宴会厅、

衣帽厅、休息厅等各部位的清洁卫生，准备齐全宴会所需的各种物品，比如：

餐桌、椅子、餐具、艺术插花、食物、酒水等；

（2）提醒瀛南考察团晚宴开始时间是18：00；

（3）检查服务人员的仪容仪表及个人卫生，做好服务培训，提前半小时在

宴会厅等候客人入场，保证就餐地点前有指引人员、接待人员，防止对方走错；

（4）上菜时要报菜名，发音要轻，吐字准确，保持微笑，餐具轻拿轻放，

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主人和宾客敬酒时要注意及时续酒；

（5）注意餐桌礼仪，不能将筷子横跨至饭碗或者盘子上，不能用筷子戳食

物吃、舔筷子、用筷子传食物，吃饭喝汤时不要发出声音等。

7.2第二天流程

7.2.1早餐

时间：10月2日06：20

地点：万家丽国际大酒店

负责人：罗梅梅、邓意迪

流程：

（1）准备好早餐，提供叫醒服务，礼仪人员引导瀛南考察团前往用餐地点，

用餐完毕后稍作休息，前往湖南仙的饮品有限公司参加项目说明会；

（2）提前询问对方是否可以进房间打扫卫生，征求同意后迅速打扫完毕，

清理垃圾，不随意查看客人物品。

7.2.2项目说明会

时间：10月2日07：00

地点：湖南仙的饮品有限公司会议室

负责人：何伟、刘铭、黄海海、罗梅梅、邓意迪、沈炀

会议目的：让瀛南考察团了解仙的公司的招商活动内容，并解答瀛南考察

团的疑问

会议主题：湖南仙的饮品有限公司项目说明会议

主要环节：介绍公司，介绍招商活动的内容，解答瀛南考察团疑问

会议主持人：何伟

瀛南考察团与会人员：采购经理王思成、产品总监蔡明瑞、财务主管刘馨

雅、经理特助林凯、采购助理李妮、财务助理陈彩彩

流程：

（1）在公司门口准备好欢迎横幅，何伟总监等人等待瀛南考察团到来，礼

仪人员引导前往会议室入座；

（2）何伟总监开始会议，详细介绍此次招商活动的内容，对代理商的要求，

仙的公司能够提供的条件；

（3）瀛南考察团可进行提问，何伟总监和两位招商专员详细解答疑问，互

动环节结束后何伟总监总结，瀛南考察团代表发言；

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（4）项目说明会结束后带领瀛南考察团前往休息室稍作休息，随后前往会

议室进行会谈。

注意事项：

提前安排好会议室，检查音响、投影仪、话筒等电子设备是否正常安全，

摆放好座位和台签，后勤人员准备好茶水点心、矿泉水等，将座位安排表提前

以电子邮件的方式发送给瀛南考察团。

7.2.3会谈

时间：10月2日09：30

地点：湖南仙的饮品有限公司会议室

负责人：何伟、刘铭、黄海海、沈炀

会议目的：进行招商活动的商洽，达成合作

会议主题：湖南仙的饮品有限公司商务谈判会议

主要环节：相互介绍公司，就相关条件进行谈判，签订合同或约定下一次

谈判时间

会议主持人：何伟

瀛南考察团与会人员：采购经理王思成、产品总监蔡明瑞、财务主管刘馨

雅、经理特助林凯

流程：

（1）两位招商专员分发招商项目书，瀛南考察团对何伟总监等人进行提问，

进一步了解招商活动内容；

（2）双方就数量、质量、价格、分成等条件开始初步商洽，若是达成合作，

准备好相关合同材料，若是还需进一步商洽，可约定下一次谈判；

（3）会谈结束后带领瀛南考察团前往南景饭店进行午餐。

注意事项：

提前安排布置好会议室，准备好茶水点心、矿泉水等，引导瀛南考察团入

座。

7.2.4午餐

时间：10月2日11：20

地点：南景饭店（万家丽店）

负责人：何伟、刘铭、黄海海

流程：

（1）提前预订好南景饭店，准备好菜肴，引导瀛南考察团入座，开始用餐；

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（2）用餐结束后前往酒店休息，下午两点前往万家丽广场游玩。

7.2.5市内游览

时间：10月2日14：00

地点：万家丽广场

负责人：何伟、刘铭、黄海海、苏静、沈炀

流程：

（1）下午14：00步行前往万家丽广场，后勤人员准备好矿泉水、纸巾、

伞、口罩、应急药品等物品，带领瀛南考察团品尝万家丽广场特色小吃；

（2）凭预约门票入场，首先前往万家丽文化大观园游玩，讲解人员负责讲

解，文化大观园总面积两万多平方米，分为360米艺术外长廊、500米文化内长

廊和一公里主题文化展馆，外长廊采用颐和园式皇家园林的风格，雕梁画栋，

五尊大气、威严的铜像，简单介绍各个铜像的历史来源；

（3）随后前往万家丽世界名人蜡像馆，五大主题馆共展出名人蜡像30余

尊，每一尊人物均为全球极具影响力的精英人物、政界领袖、影视歌超级大腕、

动漫超级明星、中国古代的传奇美女等；

（4）参观完毕后前往万家丽酒店观景长廊，长廊两边墙壁有当下时装模特、

清明上河图、碧海蓝天、仿佛置身于一个梦幻世界；

（5）全部参观结束后回到万家丽国际大酒店，晚上18：00开始晚宴。

注意事项：

告知瀛南考察团提前关注公众号预约门票，做好万家丽广场游玩攻略，主

要观赏万家丽酒店观景长廊、万家丽世界名人蜡像馆、万家丽文化大观园三个

景点，并告知瀛南考察团。

7.2.6送行晚宴

时间：10月2日18：00

地点：万家丽国际大酒店

负责人：何伟、刘铭、黄海海、罗梅梅、邓意迪、沈炀

流程：

（1）提前预订宴会场所，准备宴会所需物品，安排工作人员，引导瀛南考

察团入座等（与10月1日晚宴流程相同）；

（2）结束晚宴后，何伟总监对瀛南考察团表示这几天招待不周之地，再次

欢迎瀛南考察团的到来，祝愿两公司合作愉快；

（3）礼仪人员引导瀛南考察团前往酒店休息，告知对方明天早上的早餐时

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间及高铁发车时间。

7.3第三天流程

7.3.1早餐

时间：10月3日07：00

地点：万家丽国际大酒店

负责人：罗梅梅、邓意迪

流程：

（1）早上6：40打电话问候瀛南考察团起床，提醒对方早餐已经准备好，

待对方洗漱好即可食用；

（2）用餐完毕后，瀛南考察团回房间收拾行李稍作休息；

（3）待瀛南考察团收拾完毕后，提醒酒店服务人员及时打扫卫生，检查瀛

南考察团是否遗漏物品，以便及时送还，帮瀛南考察团提好行李，启动专车前

往长沙南站。

7.3.2送行

时间：10月3日08：20

地点：长沙南站

负责人：何伟、黄海海、张军、黎大勋、沈炀

流程：

（1）提前帮忙预订上午10点左右的高铁票，上午8：20启动专车送瀛南

考察团前往高铁站，车上备好矿泉水、纸巾、口罩、伞、晕车药等物品；

（2）提前一小时到达（上午9点左右），以便瀛南考察团候车准备，赠送

公司的纪念品以及当地特产，欢迎瀛南考察团下次再来。

7.3.3资料整理

时间：10月3日14：00

地点：湖南仙的饮品有限公司

负责人：黄海海、张军

流程：

（1）预计瀛南考察团到达时间，大约在下午两点左右及时发送邮件，向瀛

南考察团表示问候，将此次考察的会议记录、相关资料、预订酒店高铁票清单

等整理发送给对方，并敦促招商活动执行；

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（2）整理此次活动相关文件资料、视频资料、以及费用清单发票等归档，

以便下一次活动开展。

8人员安排

接待工作的顺利实施，需要保证各接待负责人员之间信息的流畅，明确各

自的工作内容，以下是仙的公司的接待人员信息表和人员安排表。

表3：接待人员信息表

姓名职位性别年龄/岁联系电话

何伟产品总监男3415978215521

刘铭招商专员男2914786269226

黄海海招商专员男3014862266359

苏静讲解人员女2615348952696

罗梅梅礼仪人员女2517795255926

邓意迪礼仪人员女2515148996285

张军专职司机男3915395486566

黎大勋专职司机男4118089354596

何景后勤人员男2713925566325

范晓辉后勤人员男2518648952696

沈炀摄影人员男2917355965695

表4：人员安排表

职位负责内容

（1）制定接待方案，安排人员工作，指挥协调工作；

（2）介绍公司鸡尾酒，引导参观工厂；

产品总监

（3）主持会议，讲解招商活动，参加会谈；

（4）融洽与瀛南考察团的氛围，接待主要人员。

（1）协助产品总监接待瀛南考察团；

（2）准备招商项目计划书及相关资料；

招商专员（3）询问瀛南考察团相关信息；

（4）讲解招商活动，参加会议，接待主要人员；

（5）联系瀛南考察团等资料整理。

礼仪人员（1）引导瀛南考察团坐车、入会、就餐、入住酒店等；

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（2）其他礼仪需要。

（1）负责接送瀛南考察团，帮忙开关车门；

专职司机

（2）其他需要。

（1）准备相关物资，及时补充物资；

（2）布置会议场所，检查设备；

后勤人员（3）负责环境整洁、安保工作；

（4）预订酒店、高铁票、就餐地点；

（5）整理相关费用清单，进行报销。

（1）负责引导瀛南考察团参观万家丽广场；

讲解人员

（2）讲解万家丽广场相关景点。

（1）拍摄现场考察，记录项目说明会、会谈等场景；

摄影人员

（2）整理记录资料。

9经费预算

表5：经费预算表

项目数量单价/元合计/元

接送车辆2辆15843168

酒店代订5间3831915

午餐2餐5001000

晚餐2餐10002000

茶水点心若干/200

矿泉水4箱40160

口罩若干/20

应急物品若干/100

纸巾12包2.530

文本资料若干0.350

横幅2条1020

小吃若干/100

礼品特产6份100600

高铁票代订6张2941764

共计/元11127

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10意外防范

（1）瀛南考察团高铁延误或者高铁提前到达

应对措施：若瀛南考察团高铁延误，应及时联系瀛南考察团大约到达时间，

并耐心等待；若瀛南考察团高铁提前到达，首先