湖南友琪便利店有限公司应付账款管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南友琪便利店有限公司简介........................................1

2湖南友琪便利店有限公司现有的应付账款管理制度......................1

3湖南友琪便利店有限公司应付账款管理制度存在的问题..................3

3.1付款资金安排的问题...........................................3

3.2应付账款内部控制的问题.......................................4

3.3信息系统功能的问题...........................................4

4湖南友琪便利店有限公司应付账款管理制度的优化设计..................4

4.1职责分工的优化设计...........................................4

4.2编制应付账款资金计划的优化设计...............................6

4.3应付账款内部控制的优化设计...................................6

5.总结.............................................................7

参考资料............................................................8

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南友琪便利店有限公司应付账款管理制度优化设

计

1湖南友琪便利店有限公司简介

湖南友琪便利店有限公司位于一个最接近客户终端的行业——连锁零售超

市模式，销售保健食品、冷冻冷藏食品、熟食及自制饮料;与2018年相比，这一

数字增长了14%，突显了便利店连锁店的快速增长。主营业务:预包装食品、各

类散装食品、相关乳制品批发零售;坚持建设品质生活，传播品质理念，发展目

标定位于全国连锁品牌。截至2019年底，公司拥有90多家连锁店。连锁零售超

市的竞争优势在于分布广泛、购物方便、24小时营业，这是其自身相对于其他

大型超市的竞争优势。由于消费者可以在便利店快速找到自己需要的东西，总资

产已上升到3000万元，公司员工总数已超过500人，成为西北地区知名的连锁

公司。湖南友琪便利店有限公司的主营业务重点，引入了全新的零售运营模式。

公司的组织机构框架如图1所示。

总经理

人

配

行财销采力信

送

政务售购资息

中

部部部部源部

心

部

图1湖南友琪便利店有限公司组织机构框架图

2湖南友琪便利店有限公司现有的应付账款管理制度

应付账款被视为为公司日常经营注入的“新鲜血液”，对公司发展至关重要。

从我国零售业的整体发展情况来看，如何优化自身的资本管理模式是零售公司必

须关注的问题。很大程度上，公司原有单一的信息资源将被整合共享。21世纪

又被称为“互联网信息时代”，这些资源的共享意味着公司处于一个全面而强大

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

的信息网络中，在互联网形式广阔的快速发展下，零售公司的经营压力受到多元

化的影响。湖南友琪便利店有限公司的经营活动初步分为上游采购活动、中游库

存管理活动和下游销售活动三个不同的环节。

由此可见，在公司经营过程中，应付账款数额越大，供应链管理迫使公司重

新定义自身与供应商、消费者等利益相关者之间的关系，这些信息共享对公司决

策起着至关重要的作用。从长远来看，采用供应链理念协助公司管理应付账款对

提高公司发展水平具有重要意义。在这样的时代背景下，应付账款在零售行业中

一直扮演着举足轻重的角色，尽可能降低误入歧途的概率是有可能的。这种“付

出”最终可以达到“双赢”的效果。因此，为了提高应付账款管理的效率，公司

发现流动资金管理存在问题，阻碍了公司的正常发展。同时，本文以供应链为出

发点，分析了湖南友琪便利店有限公司在应付账款管理方法中所能取得的成果，

但存在另一个问题，公司持有更多的流动资金并没有增加利润，公司的利润水平

也会降低，说明公司在资金策略的使用上是比较保守的。下表1列举了湖南友琪

便利店有限公司流动资产和总资产的规模以及占比情况：

表1湖南友琪便利店有限公司流动资产和总资产的规模以及占比情况

项目2017年2018年2019年

总资产合计（元）6967630.379823750.0633009147.35

流动资产合计（元）5785165.017896920.4421080105.84

流动资产占总资产

83.03%80.39%63.86%

比率

湖南友琪便利店有限公司2017年和2018年的流动资产占总资产的比例高达80%，

说明湖南友琪便利店有限公司在日常经营活动中持有的流动资产数额较大，公司

不愿将资产用于投资，追求保守的资金管理政策。他们不愿意追求更大的商业利

益，更喜欢追求低风险的策略。

从表2可以看出，近三年来，湖南友琪便利店有限公司在发展过程中，库存

在很大程度上仍然对连锁零售商非常重要，且库存在流动资产中的占比居高不下，

极有可能导致公司长期库存积压。库存项目一直是公司流动资产中占比最高的因

素，占总流动资产的2/3,2017年甚至达到74%。在接下来的两年里，库存与流

动资产的比率缓慢下降，直到2019年，尽管下降到61%。如果大量库存积压，

长期不销售，就会使销售活动难以收回应付账款，占用大量应付账款周转。更严

重的是，会导致销售环节库存积压和滞留，这就需要注意公司内部各环节之间的

沟通。

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

表2湖南友琪便利店有限公司2017年到2018年流动资产占比

项目2017年2018年2019年

货币资金8.57%2.83%8.36%

应收账款4.58%4.90%8.06%

存货74.32%72.24%61.56%

预付账款1.26%2.01%2.20%

当公司选择扩大经营规模时，必然伴随着公司融资。公司通过吸收外部资金实现

经济扩张，从而慢慢进入经济市场的长柱。公司扩大规模如鱼，公司融资就是水，

鱼没有水就不能生存。衡量公司流动负债结构的合理性，需要与流动资产进行比

较，因此使用流动资产负债率更为可靠。流动资产负债率与公司财务风险呈正相

关。资产负债率低，财务风险小，融资方式相对保守。在表3中，湖南友琪便利

店有限公司的流动资产负债率主要用来反映公司流动负债结构的合理性。

表3湖南友琪便利店有限公司2017年到2019年流动资产负债率

项目2017年2018年2019年

流动负债合计（元）6254348.788236427.5013554791.14

流动资产合计（元）5785165.017896920.4421080105.84

流动资产负债率1.081.040.64

我们可以直观地看到公司应付账款项目的变化情况。2017年和2018年，公

司流动资金持续上升，但始终小于流动负债。2019年，湖南友琪便利店有限公

司持有流动资金增加。这时公司要注意应付账款的周转速度，提高管理水平。

3湖南友琪便利店有限公司应付账款管理制度存在的问题

3.1付款资金安排的问题

部分公司高层、中层等管理人员对应付账款的认识仍停留在传统观念上，认

为拖延供应商的付款是公司能力的一种体现。所以，不少公司对供应商及服务商

的付款安排是能拖就拖，能延长则延长，认为没有必要编制付款计划，一直是等

到供应商反复多次催款之后，采购部门才与财务部门申请付款安排，而财务部

门的资金已经提前安排在相关急需资金的项目之上。一旦这种没有计划性的临

时性付款申请增多，势必打乱公司的营运节奏，给公司的资金安排造成非常

大的压力。久而久之，供应商也会将付款信用条件变得更为严苛，进而加大公

司的资金压力，带来更多的财务风险。

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

3.2应付账款内部控制的问题

一些公司内部控制不严主要体现在如下几个方面：一是使用单位集使用人与

采购人、采购人与验收人身份于一身。二是对合同的条款审核不严格，在合同未

履行或未能全部履行完成的情况下财会部门就全部付款，给公司造成损失。其中

也往往由于审核不力会给一些采购人员及相关人员钻空子，容易滋生出腐败问题。

三是财会部门对付款申请的相关支持资料的审核不严格。在实务中由于种种原因，

往往会发生发票金额与采购申请金额、验收金额不一致，在付款申请的审核中没

有很好地勾稽各项数据的一致性并追查原因，造成多付或少付的结果。四是付款

的内控有漏洞，存在管理的隐患。一是通过支票付款时，空白支票及印章由出纳

一人保管处理。二是在线付款时付款审批权限设置层级不够，且在线付款密码没

有得到有效保护，在经办人外出委托他人付款后没有及时更改密码。

3.3信息系统功能的问题

在公司的日常经营中，采购及付款是其中的一个重要的环节。如果公司的信

息系统不完善，则非常不利于对应付账款流程的管控。随着公司的不断发展，公

司的业务是越来越多且复杂度也越来越高，单纯依靠手工处理的方式已经落伍，

无法更好地适应现代公司对精细化管控的需求。目前，不少公司的采购合同没有

很好地与账务处理系统对接，无法在账务系统中快速查询到合同执行的相关情况，

不知道合同的当前履约进度，不知道付款金额是否和合同约定的付款进度相匹配，

逾期未付款无法得到预警信息。预付款信息也不能直观地看出。由于信息系统不

健全，造成公司到期应付或预付而未及时、足额付出而引发相关法律风险，也可

能造成公司多付款而不能及时发现，不能及时追回，给公司的资金造成损失。

4湖南友琪便利店有限公司应付账款管理制度的优化设计

4.1职责分工的优化设计

要更好地强化应付账款管理，就必须要建立健全相关的制度。在制度中明确

相应的岗位的管理职责，落实整个流程的岗位责任制，把各自管理责任及监督责

任逐一分解落实。物料计划部门负责编制物料采购计划，及时根据动态的市场需

求进行调整并及时地通知采购部门。采购部门根据采购计划做好采购的询价、比

价、下单、跟单等环节来进行采购并提出付款申请，还要负责开发合格供应商，

把好合格供应商准入关仓管部门负责数量验收并有序摆放在指定的库位，质量部

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

门运用相应的验收方法对来料质量进行验收。财务部门负责付款业务包括审查发

票，订单，验收单，应付账款的入账与供应商对账。当相关岗位经办人员岗位发

生变动，要办理好交接手续以确保应付账款管理连续进行。只有落实好从采购计

划，招标确定供应商、签订合同、收货、发票校验、核对账务、支付款项等应付

账款的各个环节的职责，才能更有效地管控好应付账款的整个流程。湖南友琪便

利店有限公司采购流程图如图2所示。

采购计划

审批

与供应商议

价

双方签订合

同

审批

订货

不合格验收入库

合格

购货发票入

退货库单

采购结算

记账业务

与供应商对

账

图2湖南友琪便利店有限公司采购流程图

4.2编制应付账款资金计划的优化设计

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

适当地占用供应商的资金对于缓解公司的资金压力是非常重要的，但这并不

意味着公司可以随意地拖欠供应商的资金不付。因此，非常有必要编制应付账款

的资金支付计划。为了编制好付款计划，财务部门要多与采购部门加强沟通，采

购部门也要及时做好跟供应商的沟通和交流，告知供应商付款金额、付款时间和

付款方式。公司对于应付账款付款按照轻重缓急做出合理的资金计划安排，是维

护好与供应商之间长期合作的重要前提。

4.3应付账款内部控制的优化设计

加强应付账款内部控制需要结合建立健全相关管理制度，厘清相应职责来考

虑，需要重点关注如下几个方面。一是要贯彻不相容职务相分离的原则，资产使

用人与采购人职责要分离，采购人与验收人职责要分离。二是对合同履行的过程

进行动态管理，确保付款进度能够符合。如果不符，退回采购部门查找原因并重

新提供补充材料。强化应付账款管控的前提条件是要持续加强信息化系统建设，

建设好信息化建设管理平台可以实现将供应商数据库、合同管控、建立材料需求、

采购申请、收货、验收、发票校验、货款支付、对账等所有相关的流程实现线上

管控，实时生成管理报表并按时发送到相关经办部门及经办人，提醒当事人及时

跟进各业务进度。湖南友琪便利店有限公司信息系统流程如图3所示。

图3湖南友琪便利店有限公司信息系统流程图

合同系统

SRM

财务系统

合同信息

采购信息付款凭证

合同台账

合同信息开票信息采购信息

付款信息付款凭证

财务报账平台

5.总结

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

综上所述，随着互联网经济的快速发展，零售业实体经济的竞争力正在逐年

提升。湖南友琪便利店有限公司对应付账款管理重视程度不够，没有将公司资产

要素与供应链各节点要素进行有效结合。应付账款的形成是公司发展的必然结果，

随着市场经济的发展，同行业之间的竞争，造成应付账款占比逐渐增大，所以针

对应付账款的管理与分析显得尤其重要，在大多数的公司认识中，都是尽可能地

利用赊销手段完成业务，因为可以占用别人的资金，暂时减缓自己公司资金的压

力，但是，长此以往就会使应付账款数额逐渐增加，而且如果出现应付账款的付

款不及时或者出现长期不还的现象，那么将会出现供应商供货不及时甚至会与公

司之间出现债务纠纷等问题，导致公司发展受阻甚至造成亏损，还会影响公司的

信用。所以对应付账款进行分析与管理不仅可以避免出现与供应商的矛盾，还可

以使得公司在不影响信用状况的前提下，最大化地延缓资金流出，进一步降低资

金使用成本，更好地促进公司运营发展。