湖南中南富森实业发展有限公司采购业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1、公司简介..........................................................1

2、公司采购业务内部控制基本情况......................................1

2.1公司的整体情况................................................1

2.2公司采购部门与人员配置........................................2

2.3公司采购业务特点..............................................2

3、公司采购业务内部控制存在的问题....................................2

3.1高层管理人员对采购业务内部控制不重视..........................3

3.2采购职责分工不明确............................................3

3.3商品采购盲目，过量堆积........................................3

3.4采购人员绩效考核不规范........................................4

4、公司采购业务内部控制优化设计......................................4

4.1提高高层管理人员对采购业务内部控制的重视......................5

4.2加强采购人员职责分工的管理....................................5

4.3合理制定商品采购计划..........................................6

4.4建立健全采购人员绩效考核制度..................................6

5、总结..............................................................7

参考资料.............................................................9

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南中南富森实业发展有限责任公司采购业务内部

控制优化设计

1、公司简介

湖南中南富森实业发展有限责任公司成立于1997年05月22日，注册地位

于衡阳县西渡镇人和路南面与合顺路西面交接处，法定代表人为王朝阳，属于

自然人投资或控股的公司，该公司的注册资本是5000万元，实缴资本是3000

万元。湖南中南富森实业发展有限责任公司经营范围的许可项目为：食品销售；

食品生产、餐饮服务、烟草制品零售、住宿服务、房地产开发经营、道路货物

运输（不含危险货物）等等；目前，湖南中南富森实业发展有限责任公司已经

对外投资了5家公司，其中包括农村商业银行、房地产开发、食品生产配送、

信用合作联社，还拥有16处分支机构。

2、公司采购业务内部控制基本情况

2.1公司的整体情况

图1公司组织结构图

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经过一段时间的研究分析，我发现湖南中南富森实业发展有限责任公司在

本地区的主要经营项目是连锁超市。实地的走访和网络上查询超市的相关资料，

截止至2022年，湖南中南富森实业发展有限责任公司一共拥有8家连锁超市和

一家服装店。这8家连锁超市的占地有大的也有小的，大的超市有两层，商品

种类丰富；而小一些的超市就只有一层，只有果蔬零食和洗护用品之类的，像

现在每家每户都在置办年货，要想置办完整是很难的。这也就给了其他的超市

和百货店机会，它们虽然只开设了一家，但门店大、商品种类齐全，那么消费

者就会选择别家超市，导致连锁超市有些商品不能及时售出，甚至有些待售商

品是一年以前生产的，随之而来的便是仓库里商品积压。

2.2公司采购部门与人员配置

湖南中南富森实业发展有限责任公司的采购部门人员由一位部门经理、九

位采购员和一位采购文员组成。采购经理负责对本部门人员进行培训、管理、

监督、审核与总结以及与部门间的工作协调，收集市场信息制定采购计划等等；

采购员负责采购所需商品并且跟踪商品采购的到位、验收相关事务性工作，建

立供应商档案信息与维护等等。采购文员负责采购的日常性工作，收发文件、

会议记录、档案管理等纸质类资料，还有汇总整理和更新供应商的消息资源。

2.3公司采购业务特点

湖南中南富森实业发展有限责任公司的采购业务在其目前的内部控制下，

其采购业务有以下几个特点:一、分销网络密集。公司的销售网络对消费者的需

求可以做到快速反应。运输和路线管理帮助公司优化资源配置。仓库和物流管

理帮助企业降低存货水平。二、生产多样化。该公司对市场的变化很敏感，一

般采用批量采购和个别产品生产的方式，在物料管理方面，各类商品定期清查

其品质和数量，必需品和畅销品定期按计划采购数量，个别商品遇节假日特制

特销。三、严格的质量管理。公司对产品的有效期和检疫期要求很严格，对各

类商品提供相应的功能进行保期管理，并进行全过程的跟踪，全面支持ISO9000

标准和食品行业标准。

3、公司采购业务内部控制存在的问题

湖南中南富森实业发展有限责任公司在其所处地区的发展势头极好，是具

有较强竞争力的公司，但经调查研究发现该公司的采购业务内部控制存在许多

问题，主要问题为以下四个方面：公司高层管理人员不重视采购业务内部控制

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这一方面，缺乏有效的监督；采购人员的职责分工不明确，以及其专业知识培

训的不合理；采购业务流程琐碎，审批重复，滞销的商品大量堆积；缺乏科学

合理的采购人员绩效考核程序和相关制度。

3.1高层管理人员对采购业务内部控制不重视

湖南中南富森实业发展有限责任公司的高层管理人员不重视其采购业务的

内部控制，只是将采购业务内部控制视为采购业务的一个微小的部分，没有制

定适合自己的采购业务内部控制制度，进而没有创造良好的管理环境和缺乏科

学合理的理论支持，导致其根本上就没有打牢基础，这是其采购业务内部控制

水平低下的重要原因之一。采购业务在公司模块中处于十分重要的一个部分，

采购业务内部控制又是采购业务中一个极为重要的内容，湖南中南富森实业发

展有限责任公司没有制定合理的采购业务内部控制制度，导致采购业务流程未

得到准确地执行，容易出现程序混乱和重复的情况，造成较大的沉没成本。

3.2采购职责分工不明确

湖南中南富森实业发展有限责任公司没有合理的采购业务内部控制制度，

导致采购人员的职责分工不明确，出现一个岗位三、四个人担任的情况，没有

分配好各自的工作任务，使得有些工作被人争着做，而有一些工作却无人问津，

工作效率不高，采购某一商品只管买，不管商品质量的好坏，例如某种商品分

几次发货，有些批次的商品质量不过关需要进行退货处理，需要判断出哪些批

次中的商品质量过关无需退货，采购人员嫌累不愿意做，推给别人去做，使得

这一工作迟迟未动。采购部门没有对采购人员进行充分的培训，采购人员对采

购业务的一些基本知识不了解，不知道各类商品价格的市场行情，不会收集同

一商品在不同的供应商处进货时其价格有差异的信息，没有做到货比三家，选

择物优价廉的供应商，导致采购成本过高。

3.3商品采购盲目，过量堆积

采购内部控制的不到位，使得采购业务混乱，采购人员随意进行商品采购，

一周内或近段时间内销售速度较快的商品被大量采购，例如学校开学那段时间，

学生需要购买被褥、枕头、水壶之类的物品，采购部门见其销量好，等这段时

间过去之后也没有调整采购方案，结果此类商品一时间采购太多，不能及时售

出。采购人员不关注市场上各类商品的价格波动情况，当某种商品的进价与上

次的采购价格相比低很多时，仍然大量采购，也没有进行市场调研分析这类商

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品进价降低的原因，商品品牌方可能被爆出丑闻，其品牌下的商品受到消费者

的抵制，销售不畅，结果就出现了商品大量堆积在仓库这一情况，最后只能低

价处理或者作为其他商品的赠品一起出售。采购业务与存货业务密切相关，湖

南中南富森实业发展有限责任公司的存货仓库管理混乱，仓管员没有按照采购

计划在与供应商约定的时间和采购部门与供应商商谈计划好的采购量进行商品

的验收签单，甚至有时根本不清点商品的数量。有的供应商分现这一漏洞就大

量的送货，一次次的累积下来就使得商品的库存过多。

3.4采购人员绩效考核不规范

采购业务内部控制有四大基本原则，分别是相互牵制原则、成本效应原则、

岗位责任原则和协调配合原则，而湖南中南富森实业发展有限责任公司的采购

业务内部控制活动十分薄弱，特别是协调配合原则没有得到恰当的遵守，采购

人员与其他部门及其人员之间没有做到协调同步、紧密衔接，工作完成的效率

不高，只从采购部门人员这一方面评价其人员的工作，过于片面，使得采购人

员的绩效考核并不完全合理。湖南中南富森实业发展有限责任公司对采购业务

内部控制并不重视，主要的关注点都在于销售部门，过度在乎于商品如何售出、

以什么样的方式在什么时候出售。采购业务与销售业务没有做到合作共赢，两

个业务部门相关联的工作没有衔接好，采购人员不能及时得到商品的具体的销

售数量和当前市场上销量好的商品的信息，进而进行采购补充商品，这影响了

采购人员的工作效率，同时表明采购人员绩效考核的项目不达标的原因不只是

由采购人员主观上造成的，还有一些外在原因，目前的绩效考核没考虑到这一

情况，导致采购人员的绩效考核不够全面完整。同时因为湖南中南富森实业发

展有限责任公司没有制定合理的采购业务内部控制制度，采购人员的上班和下

班打卡方式一直很简单，只是使用机器在计时卡片上打印时间作为上下班的时

间，记录的时间并不准确，有时采购人员由于一时忙于工作不记得打卡，或者

有时有些人委托他人代为打卡，导致采购人员的绩效考核不真实，缺乏规范化。

4、公司采购业务内部控制优化设计

就加强湖南中南富森实业发展有限责任公司的采购业务内部控制管理工作

这一方面，需要提高高层管理人员对采购业务内部控制的重视，根据湖南中南

富森实业发展有限责任公司的实际经营状况指定一套适合该公司的采购业务内

部控制制度，并且要落实到位，通过加强对采购人员职责分工的管理，还有需

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要进行多方商量讨论做出合理的商品采购计划，同时要建立一个规范健全的采

购人员绩效考核制度，切实做到优化采购业务的内部控制。

4.1提高高层管理人员对采购业务内部控制的重视

采购业务内部控制的能否得到有效执行，需要从企业管理层到具体的采购

业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个正确的认识,

是保证内部控制管理工作顺利开展和取得成效的前提。而且高层管理人员的对

公司采购业务内部控制的人士和态度是尤为重要的。一家公司的发展壮大，得

益于公司的高层管理人员不断地学习，拓宽视野，提高其对采购业务内部控制

的重视需要高层管理人员紧跟时代发展的脚步，精益求精地去学习公司管理和

采购业务内部控制方面的理论知识：一、可以在网上购买课程，看书自学；二、

可以去到大学校园里进行线下学习；三、也可以多向别的公司高层管理人员请

教，学习如何制定采购业务内部控制制度，互相交流。从上至下的贯彻，高层

管理人员要营造一个良好的管理氛围，将采购业务内部控制的学习融入公司文

化当中，且要不限于采购业务内部控制，通过奖励的方式去激励各个部门的人

员都积极主动地学习专业技能，精进业务能力。这样就能让企业的一切管理工

作,都遵循内部控制管理要求；让企业的一切决策,都要建立在完善的内部控制

体系之下;企业的一切活动,都不能游离于内部控制管理之外。如此才能达到完

善现代企业管理的要求,还有实现全面提升企业经营管理水平的需要。

4.2加强采购人员职责分工的管理

采购业务要与销售、生产、物控、品管、物流等不同部门打交道，这就需

要有专门的采购人员与其他部门的工作人员进行一对一的对接，每一个采购人

员都要有自己的工作任务，采购人员之间要各做各的事情。基于湖南中南富森

实业发展有限责任公司的主营业务是连锁超市，那么在每一家超市都已经需要

设置了一个专门管理采购业务的经理职位的基础之上，湖南中南富森实业发展

有限责任公司公司还要安排两到三位的人员代替其向各个超市的采购经理派发

采购任务，同时管理和监督各个超市采购任务的安排情况和完成进度，从上而

下进行管理；每个月要亲自到超市的采购部门进行视察，观察是否有一些工作

任务呈饱和状态，而有一些工作却没有人员完成的情况，还要检查是否每一个

采购人员都有自己应当完成的工作任务，让奖惩能准确到人。在安排专门人员

监督各个超市的采购部门工作完成情况的同时，要为采购人员提供学习采购知

识的途径，多多组织采购人员的培训活动：一、公司可以聘请采购业务内部控

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制管理良好的公司的专业人员来到公司，开展演讲座谈会；二、公司自己培养

专业的采购业务内部控制管理人员，教授采购人员专业的采购知识和技能，切

实提升采购人员的采购业务能力，让采购人员的工作能力和工作效率提高的同

时，商品的存货周转率也得到提高。

4.3合理制定商品采购计划

采购是企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以

保证企业生产经营活动正常开展的一项企业经营活动，而有效的采购计划可以

使公司的资金高效利用，不仅减少公司资金流出，还能有效控制库存。湖南中

南富森实业发展有限责任公司采购的问题主要出现在采购业务和仓库管理混乱

上，那么就需要制定一份商品采购流程图（如图2所示），首先根据超市销售

部门提供的商品销售情况，制定采购计划，与商品供应商商议一个合理的价格

和付款与交货相关问题后拟定合同，交由采购部门经理审核同意后，签订采购

合同，然后等商品入库。采购人员要严格按照此流程进行商品采购，同时要遵

守岗位责任原则，采购人员不得担任验收职务。商品仓库的管理中，仓管员也

不担任验收职务，而是由专门的验收人员去进行，避免舞弊行为；也可以采用

在仓库的四个角落装设摄像头的方法，既起到限制和监督仓管员的作用，也可

以远程监控仓库内的情况。监控视频也能作为评价仓管员工作的一个参考标准。

100

80

60东部

西部

40

北部

20

0

第一季度第三季度

图2采购业务的流程图

4.4建立健全采购人员绩效考核制度

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湖南中南富森实业发展有限责任公司的记录上下班时间的方法太过传统，

不够灵活，可以采购一台人脸识别打卡机器，必须本人亲自才能打卡记录，防

止别人代替打卡的情况发生，也可以再设计一个功能，在采购人员错过打卡时

间时，能说明原因，申请补打卡，一定程度上保护采购人员的合法利益。公司

对所有的部门应当一视同仁，不过度重视或忽略某一部门，对各部门人员的绩

效考核时要从主观和客观两方面进行。根据公司的实际情况，制定一套适合公

司采购人员的绩效考核方案，每月一次考核采购人员月度工作完成情况，再由

人力资源部门及相关部门组成考评小组，每季度进行一次综合能力考核，最后

参考考核结果做出奖惩。

表3绩效考核表

部门：被考核人：岗位/职务：填表日期：

考核序考核目标考核评定（得分及扣

考核内容考核依据数据来源自评（得分及描述）评分

项号分值分或加分事例）

工作1基本能力成本意识与价值能力、表达能力，以及良好沟通协调能力采购部5

责任

（10

分）2基本职责与供应商价格、交货期限、付款方式、质量、商品推迟的采购部5

谈判和沟通；合理选择供应商等

工作1采购出错次无错订、漏订（出错扣1分/此），严重者视情况而定）采购部

5

业绩数

（40

分值）2采购的及时因采购部自身因素或供应商问题造成欠料、错料的扣1分采购部5

性和完整性/次，导致停产或改产的扣5分/次严重者视情况而定

3采购合同/订更新检查整理起草自有合同并提交管理员，并建立合同清采购部5

单回签单，未更新过期合同每份扣1分，未及时签订新采购合同

每份扣1分

4商品售卖进每周统计商品售卖量并报告领导，未按时报告商品售卖情采购部10

度况的扣5分

5报表提交1.每周五提交本周工作总结及下周工作计划，未提交每次采购部5

扣5分；2.每月3号前提交kpi指标月报，未提交扣5分

6投诉其他部门正式书面或邮件投诉和顾客投诉，经确认每次扣采购部10

5分，扣完为止

7上下班打卡本月内上下班正常打卡，无未打卡记录（因上班迟到未打采购部30（根据

情况卡扣1分/天，特殊原因迟到说明情况后经查属实不扣分）一个月实

有天数计