怀化永信食品有限公司往来账管理制度的优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1怀化永信食品有限公司简介...........................................1

2怀化永信食品有限公司往来账管理制度的现状...........................1

3怀化永信食品有限公司往来账管理制度存在的问题.......................2

3.1往来账款项的催收困难.........................................2

3.2应付账款支付流程不完善.......................................3

3.3往来账管理人员少、专业性不强.................................3

4怀化永信食品有限公司往来账管理制度的优化设计.......................4

4.1完善应收账款的催收制度.......................................4

4.2完善应付账款的支付制度.......................................5

4.3招聘专业的财务人员、完善往来账的登记制度.....................6

5总结...............................................................6

参考资料.............................................................8

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怀化永信食品有限公司往来账的管理制度优化设计

1怀化永信食品有限公司简介

怀化永信食品有限公司，公司地理位置优越，位于湖南省怀化市经开区滨

江北路41号，于2009年2月9日成立，公司经营范围为预包装食品批发（含

冷藏冷冻食品）批发及零售，食品添加剂、食品机械、塑料制品、纸制品销售

（依法须经批准的项目，经相关部门批准后方可开展经营活动）。单位规模为12

人，注册资本200万元，法定代表人彭慧，单位性质自然人投资的有限责任公

司或控股是怀化市批发/零售行业的知名品牌。组织架构图如图1所示：

图1-公司组织架构图

2怀化永信食品有限公司往来账管理制度的现状

怀化永信食品有限公司属于小型企业，因此企业往来账账项不多，主要是

应收账款和应付账款两类。应收账款和应付账款主要是财务部管理，公司的财

务部只有一名做账会计李春燕和一名出纳刘兰兰，前者有会计从业资格证并且

具有十年从业经验的会计，后者是刚从大专学校出来实习的，具有一定的专业

理论知识但还没考过初级会计考试，也没有相关的从业经验，两人都是管理者

的亲属，财务部采取手工记账和专业软件记账。

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应收账款主要是当客户在销售部购买商品产生赊购行为时产生，我们的赊

销制度是根据客户曾在我公司交易成功的最高金额划分信誉等级，具体的划分

标准如下：交易成功最高金额100000以上的为A等级，赊销额度为50000；交

易成功最高金额50000以上的为B等级，赊销额度为10000；交易成功最高金额

20000以上的为C等级，赊销额度为5000；交易成功最高金额10000以上的为D

等级，赊销额度为1000。客户确认赊销业务时，由销售主管陈琳与客户签订销

售合同，确定赊销期以及信用额度，销售人员邓超君则将赊销业务按照发生的

时间记录在电脑中，同时注明客户名称，发生的金额、客户联系电话。李春燕

根据电脑历史记载可以查出相对应客户的信誉等级并给出相应的赊销额度，并

将赊购金额记载在应收账款的明细账中，客户还款时再将其冲销。每月末，按

照账龄分析法对应收帐款实际发生和收回款项的时间确认帐龄，超过3个月按

应收账款金额计提5%坏账准备；3个月至6个月计提10%；6个月至1年计提

20%，超过1年计提50%。会计春燕会不定期检查账款的录入冲销情况，每月末

都会用邮件与客户确认应还的款项并进行对账，确认还款状况。对于已到期还

未还款的将会电话催收，由出纳兰兰一个人打电话催收，经常会存在账款催收

不到位的情况，也因此经常出现客户理直气壮地拖欠账款，继而出现坏账。

应付账款是企业因采购部门购买半成品食材、包装物材料和接受运输搬运

劳务供应时无法马上支付货款而产生的赊购账款，由采购助理王清与财务部相

对接，由会计春燕进行相应的审核通过后录入应付账款。有些供货单位为了快

速回笼资金，与公司定了现金折扣，2/10,1/20，n/30，由采购部主管蔡明进行

付款申请时，财务部审批并进行款项支付。但由于蔡明采购业务档口繁忙，经

常忘记跟进这些货款的付款情况，经常错过现金折扣甚至账款到期都没有进行

支付款项，直到供货方打电话催账才想起来，这也一定程度上有损于我公司的

声誉。

3怀化永信食品有限公司往来账管理制度存在的问题

3.1往来账款项的催收困难

怀化永信食品有限公司是怀化市批发/零售行业的知名品牌，主要是针对湖

南多地的零售批发，主要面向客户群体是湖南各地的各大超市和大型商场，这

类客户消费金额一般较大，相对应的享受到的信用额度也较大，这是公司的主

要收入来源，销售部将票据对接给出纳刘兰兰后，由于出纳刘兰兰一个人进行

登记和电话催收，会出现催收不到位的情况，则会出现款项收回不及时严重影

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响资金链的运转；另一部分的客户群体则是怀化本地的一些规模较小的小型超

市和夫妻经营的零售商店，一般人数较多，数额较杂，出纳刘兰兰的催收业务

更为繁杂。如：2022年3月末，经营规模较小信誉等级为D级享受信用额度为

1000的客户就有60位，而赊账的则有48位，金额都是1000以下的小数额；若

再加上之前有欠款的，则在下次电话催收时则需要向79位客户进行催收，而只

有一位出纳刘兰兰进行整理和电话催收，还得与销售部门人员进行对接，业务

繁杂易出错出现漏催，则催收不到位，则会导致客户先还赊在其他公司的账款

而略过我公司的账款，还款状况跟进缓慢，继而坏账出现。例如：2021年6月

15日，美仪超市在怀化永信食品有限公司订购了一批冷冻食品，该项业务为赊

销，依照合同美仪超市应于7月15日交付货款25000元，但由于两家公司经常

合作，美仪超市属于老客户且属于A等级用户。当月，刘兰兰通过电话进行催

款，但美仪超市并未进行付款，但在后期了解到，美仪超市在与我公司发生赊

购业务后还在怀化发源食品有限公司进行了赊购，但在怀化发源食品有限公司

的上门催收下，美仪超市支付了后发生赊购业务的怀化发源食品有限公司的款

项。

3.2应付账款支付流程不完善

应付账款因为采购部经常业务繁忙而疏于跟进，经常出现错过合同中可享

受的优惠和折扣，甚至等到对方上门进行催收时才想起来付款，严重影响我公

司的声誉。例如，2022年3月5日，我公司在万源制品厂购入一批包装物，款

项为45000，付款期为30天，万源制品厂与我公司采购部主管王清合同约定我

公司这批货可享受比其他公司可享受更高的优惠，约定现金折扣为2/10，1/20，

n/30，但采购主管王清在本月业务繁忙因此疏忽了并没有向财务部提交支付这

笔货款的申请，并且财务部当时账面上有足够的溢余资金进行该笔账款的支付

的，等到在4月15日供应商致电催款时才发现该项货款已经拖欠10天，不仅

没有提前付款享受现金折扣分别为2%、1%时货款为44100、44550的折扣，而且

在一定程度上损失了公司信用。

3.3往来账管理人员少、专业性不强

因怀化永信食品有限公司的资金和规模的限制，专业的财务人员稀缺，且

财务人员都是领导亲属，缺乏对财务专业知识的了解以及对财务专业技能的掌

握，会计李春燕虽取得会计从业资格证但未按时参加继续教育，没有扎实的专

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业知识；出纳刘兰兰既没有专业资格证书也相关工作经验，又因为公司的往来

账业务繁杂，因此往来账的账务工作在处理时，经常出现账务处理不够及时、

规范、正确，导致赊账时出现混乱进而出现坏账。例如，2022年3月12日，添

添源小卖铺到怀化永信食品有限公司进行批发，购买的商品总金额为1868.96

元，会计李春燕填制记账凭证的时候就将应收账款的金额写成1868元，没有将

九角六分记进去，觉得者九角六分反正也不重要。2022年3月18日，添添源小

卖铺将货款1868.96元全部付清，在登记入账的时候，银行存款也只写了1868

元，没有去管这个五角六分。2022年3月25日，采购人员蔡明去李润批发市场

去进货，进货的总价款为5776元，签订完合同后预付了总价款百分之十五的金

额866.4元做为定金。28日，货物送达，将剩余货款4909.6全部付清，但是会

计做账的时候，又将预付账款的866.4写成866，银行存款4909.6写成4909。

月末做账的时候发现，账实不符，实际上的钱比账面上少了四分钱，一直都没

有找出什么原因，没有什么帐上有四分钱的，最后一笔一笔的对账才发现是添

添源小卖铺批发商品是付的钱九角六分没有记进去导致实际的钱多出了九角六

分，在李润批发市场进货时，少计的一元与九角六分冲销导致实际的钱少了四

分钱。

4怀化永信食品有限公司往来账管理制度的优化设计

4.1完善应收账款的催收制度

在公司经营过程中，业务完成时间和收款时间往往存在差异，致使我们不

能定期与客户进行对账，所以我们可以按照业务内容分类列出清单，并进行定

期催收。安排专职人员对客户进行往来账的管理和清账，强化责任，将责任落

实到相对应的人身上。例如，老板可以负责各大商超的款项的清理结算，因为

老板与各大超市和商场负责人熟悉，更方便对这方面欠款的催收与联系，对这

些大型超市和商场的款项，可以以一个月为催收的周期，可以与各大商场和超

市财务部门中的对接人员约定一个固定的时间用于定期结清货款；在其他小金

额的方面采用“谁经办，谁催收”的处理原则。比如说，谁来批货是谁的亲属，

那么客户在谁的经办下进行了赊购，该笔业务就由经办者负责催收，对于这方

面的业务，可以以一个月为一个催收周期，第一次催收是合同约定到期前5天

进行短信确认款项并催收；第二次是合同约定到期日前一天，由经办人打电话

进行催收；第三次是超过到期日第十天，经办人打电话催收并进行上门催收。

在应付账款形成以后，经办的销售人员要持续跟踪后续款项，直到款项及时结

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清。例如，销售人员邓超君在他手下向华莱销售了一批货，那就需要邓超君去

与春燕对接，并且日后要邓超君去确认货款是否结清或者什么时候可以结清。

及时清账和结账减少资金的占用率，如果没有及时清账和催收，往来账堆积过

多，就会造成往来账账目不明确，清理往来账更加困难，造成账目混乱，会给

企业带来一定的财务损失。

表1-应收账款催收一览表

业务内容催收人员催收周期

各大型商场和超市管理者30天

小数额批发（有担保人）30天

谁经办，谁催收

小数额批发30天

4.2完善应付账款的支付制度

采购主管要做好付款规划，告知会计人员，供应商名称，采购了什么商品，

有无现金折扣，需要在多长时间内付款，付款金额。财务人员做一张付款规划

表，这样财务人员才能明确自己要什么时候将这笔应付账款付清，做好财务规

划。因为每次采购的数量都比较多，金额也比较大，供应商为了加速资金回笼

会给予一些现金折扣给我们，所以会计李春燕要统计一下，哪些订单有现金折

扣，并且尽量先偿还有现金折扣的，在最大优惠期间将应付账款还清。如果没

有优惠力度，那么就在他约定好的最晚付款时间付款。这样可以大大节省成本。

付完款后，及时登记入账，更新应付账款。我们一定要在供应商约定好的时间

内付款，不可以失信与供应商，这样不仅会导致我们产生亏损，还会对我们企

业的信誉产生影响，导致供应商觉得我们信誉有问题而不予我们合作。付款规

划表如下：

表2-付款规划表

供应商商品种类采购时间送达时间现金折扣最晚付款时间

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4.3招聘专业的财务人员、完善往来账的登记制度

（1）就怀化永信食品有限公司的往来账在账务处理上的问题，主要是由于

缺乏专业财务人员，所以首先在财务岗位上，需增加两名财务人员，自选拔开

始就应从他们的硬软实力两方面考虑，应招聘财务相关类专业的毕业生或是有

从事财务类工作经验的社会人员。同时也要考虑他们是否能吃苦耐劳，处理事

情是否灵活。通过招收专业人士，来减少往来账在账务处理上的一些基础问题。

发布的招聘信息可以如下：

怀化永信食品有限公司财务人员招聘信息

招聘岗位：会计

工作职责：1、完成会计原始凭证录入

2、完成月度财务报告与分析

3、完成会计核算方案、现金流量表、财务报表的编制

4、完成原始凭证的整理与归档

5、完成上级交代的其他任务

任职要求：

1、财务、会计、金融相关专业，2年以上会计工作经验，有建筑施工行业

经验优先，大专以上学历；

2、熟悉使用office办公软件、精通Excel、熟悉会计准则以及相关的法律

法规、政策、能够吃苦耐劳。

福利待遇：

1、假期福利：国家法定节假日及带薪病假、年假、婚假、产假、（春节假

期半个月带薪）；

2、薪酬福利：底薪+绩效奖金+年终奖+年底双薪+高温补贴+包餐等；

3、社会保障：为员工购买五险；

4、工作时间：9：00-12：00、14：00-18：00,月休6天。

工作地点：湖南省怀化市经开区滨江北路41号

联系电话先生

截止于2023年1月31日

5总结

经过上文一系列的往来账优化设计，根据时间业务等分类，安排专门的负

责人员，制定了对该客户的催收制度，当年怀化永信食品有限公司的应收账款