会计凭证课件

模块六

会计信息载体通过本模块会计信息载体的学习，主要掌握会计凭证的作用和种类，会计凭证填制和审核；账簿的种类与账簿的设置与登记；差错更正方法；对账与结账。学习目的单元一

会计凭证一、会计凭证概述（一）会计凭证的含义会计凭证，简称凭证，是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的依据。任何企业、事业和机关团体等单位办理任何一项经济业务，都必须按照规定的程序和要求，由经办经济业务的有关人员在会计凭证上写明经济业务的内容，并且签字或盖章，对经济业务的真实性和正确性负责，然后再由会计人员根据凭证来审核经济业务的合法性、合理性，只有经过审核无误会计凭证，才能作为登记账簿的依据。因此，填制和审核会计凭证是会计核算方法之一，是会计工作的开始，是对经济业务进行核算和监督的重要环节。正确填制和审核会计凭证，是反映和监督经济活动、做好会计工作的基础。会计凭证的作用有以下几个方面：1．会计凭证是证明经济业务真实性与合法性的依据2．会计凭证是进行账务处理的依据3．会计凭证是明确各有关部门和经办人员经济责任的依据（二）会计凭证的种类由于经济业务是多种多样的，而每一项业务又都要取得或填制会计凭证，因此，会计凭证的具体形式也是多种多样的。会计凭证按其填制的程序和用途可分两大类：原始凭证和记账凭证。二、原始凭证原始凭证，又称单据，是指在经济业务发生时取得或填制的，用来记载和证明经济业务的发生和完成情况，明确经办人员经济责任的最初原始资料。它是进行会计核算的初始证明，也是确认经济业务真实性与合法性的重要依据。（一）原始凭证的种类1．按照来源不同①自制原始凭证（简称自制凭证）自制原始凭证，也称内部凭证，是指当经济业务发生时，由本单位内部经办业务的部门和人员自行填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。自制原始凭证在本单位中占比很大，如职工差旅费报销单、生产车间领用材料的领料单、产成品入库单（出库单）、销售产品时开具的发货单、发票（存根）、采购材料时开具的支票（存根）、成本计算单、收料单等。领料单格式如表6-1；支票（转账）格式表6-2。②外来原始凭证外来原始凭证是指本单位与其它单位或个人之间发生经济业务时，从对方取得的证明与本单位相关的经济业务的凭证。如购入材料时，从购货方取得的发票等。再如企业对外支付款项时取得的收据等，都属于外来原始凭证。外来原始凭证都是一次凭证，它也是根据实际发生的经济业务由外单位或个人直接填制的。例如，企业在购货时取得的“增值税专用发票”就是外来原始凭证。它是一般纳税人在销售货物时开具的销货发票，一式四联，销货单位和购货单位各两联。其中留在购货单位的两联，一联存在有关部门，一联作为会计部门的记账依据；交购货单位的两联，一联作为购货单位的结算凭证，一联作为税款抵扣凭证。购货单位向一般纳税人购货，应取得“增值税专用发票”，因为只有“增值税专用发票”税款抵扣联上记录的进项税额才能在购货单位作为“进行税额”列账，销货单位也不漏税，否则销货单位就会漏税，给国家带来损失。增值税一般发票格式见表6-3。无论是自制的还是外来的原始凭证，都是用来证明经济业务已经完成，并用以作为会计核算的原始资料。凡是不能证明经济业务已经的完成的文件或证明，如经济合同，材料请购单、生产通知单等，都不能算作会计凭证，也不能作为会计核算的依据。未经对方单位签章，不具有法律效力的凭证，或不具备凭证基本内容的白条，也同样不能算作会计凭证。2.按照填制手续和内容不同①一次凭证一次凭证是指某一项经济业务或同时反映若干项同类经济业务在其发生或完成后，一次填制完成的原始凭证。如上述领料单、收料单、从购货方取得的发票等都属于一次凭证。外来原始凭证一般都是一次原始凭证,自制原始凭证中大部分也都是一次凭证。②累计凭证累计凭证指在一定的时间内，连续地记载若干同类经济业务，到期末以其所累计的数额作为记账依据的凭证。如产品制造企业的限额领料单就是累计凭证，限额领料单格式如表6-4。它一般是根据生产任务和材料消耗定额计算领用限额，在限额范围内，用料部门可以陆续向仓库领料，到规定期限结束后，在限额领料单上结出实际领用总数，作为记账的依据。③汇总原始凭证汇总原始凭证又称原始凭证汇总表，是指将一定时期内若干张同类经济业务的原始凭证汇总到一份原凭证上，便于核对和登记。如“发出材料汇总表”、“工资结算汇总表”、“差旅费报销单”等。差旅费报销单格式如表6-5。3．原始凭证的其它分类（1）按照格式及使用范围①通用凭证：由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围可以是某一地区、某一行业，也可以是全国。如：增值税专用发票、托收承付结算凭证、银行转账结算凭证等。银行转账结算凭证格式，见表6-6。②专用凭证：由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如：收料单、领料单、工资费用分配表、折旧计算表、差旅费报销单。（2）按照用途①通知凭证：指要求某单位进行某项业务的原始凭证。如：材料验收通知单等。见表6-7。②执行凭证：是指证明某项业务已经发生或完成的原始凭证。如领料单等见表6-8。③计算凭证：指根据已经发生或完成的经济业务，通过计算手续而编制的原始凭证。如：制造费用分配表。见表6-9。（二）原始凭证的基本内容由于各种经济业务的内容和经营管理要求的不同，原始凭证名称、格式和内容是多种多样的。但无论是哪种原始凭证，作为记录和证明经济业务发生或完成情况、明确经办单位和人员的经济责任的原始依据，必须具备以下内容：1．原始凭证的名称2．原始凭证的日期3．接受原始凭证单位名称4．经济业务的内容5．数量、单价和金额6．填制单位签章7．有关人员签名（盖章）（三）原始凭证的填制原始凭证是会计核算工作的最初资料，它的填制必须符合一定的要求，才能保证整个会计核算资料的正确性。因此，原始凭证的填制必须做到以下几点。1．真实性2．完整性3．手续要完备4．正确性5．及时性（四）原始凭证的审核为了使会计记录能够正确地反映企业所发生的经济业务，保证原始凭证的真实、正确和合法，会计部门和相关的部门必须对原始凭证进行严格认真的审核。原始凭证的审核包括以下几个方面：1.真实性审核2.合法性审核3.正确性审核4.完整性审核三、记账凭证记账凭证又称记账凭单，是指由会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。由于原始凭证种类繁多，数量庞大，且不能直观反映会计要素的增减变动及其结果。因此，会计人员必须对原始凭证记录的经济业务，按核算要求进行归类，填制记账凭证作为记账的依据。记账凭证和原始凭证同属于会计凭证，但两者在填制人员、填制依据、填制内容、凭证用途等方面有较大的差别。（一）记账凭证的种类按使用单位选择和适用的经济业务不同，分为复式记账凭证和通用式记账凭证。1．复式记账凭证按复式记账凭证所反映的经济业务内容是否与货币资金有关可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。①收款凭证专门用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证，收款凭证是出纳人员收讫款项的依据，也是登记总账、现金日记账和银行存款日记账以及有关明细账的依据，一般按现金和银行存款分别编制。收款凭证见表6-10②付款凭证专门用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证。付款凭证是出纳人员支付款项的依据，也是登记总账、现金日记账和银行存款日记账以及有关明细账的依据，一般按现金和银行存款分别编制。付款凭证见表6-11收款凭证和付款凭证，既是登记现金日记账、银行存款日记账、明细分类账和总分类账等有关账簿的依据，同时也是出纳员收、付款的依据。出纳员不能直接依据有关收、付款业务的原始凭证来收、付款项，必须根据审核批准的收款凭证收款，或根据付款凭证付款，要在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收重付。只有加盖“收讫”或“付讫”后的收付款凭证，才能作为登记账簿的依据。③转账凭证用来反映转账业务的凭证，转账业务指在经济业务发生时不涉及到现金和银行存款的业务。见表6-12。注：对于从银行提取现金或以现金解存银行的经济业务，只填制一张付款凭证即可。这样，既能反映货币资金之间的收付全貌，又能避免重复记账。如：把现金存入银行时，只填制现金付款凭证，以贷方科目现金为设证科目，借记“银行存款”科目，贷记“库存现金”科目，根据设证科目“库存现金”登记现金的支出（日记账，分类账）根据现金付款凭证的对应科目“银行存款”登记银行存款的收入（日记账，分类账）。2．通用记账凭证通用式记账凭证是以一种通用式格式记录全部经济业务的记账凭证。通用记账凭证没有将记账凭证按照内容进行分类，而是将经济业务所涉及的会计科目全部填列在一张凭证内，借方在前，贷方在后，借贷要相等,见表6-13。（二）记账凭证的基本内容为了概括反映经济业务事项的情况，满足登记账簿的需要，我国《会计基础工作规范》规定，记账凭证应具备下列要素：1．记账凭证的名称；2．填制记账凭证的日期；3．记账凭证的编号；4．经济业务的内容摘要；5．经济业务所涉及的会计科目及其记账方向；6．经济业务的金额；7．记账标记；8．所附原始凭证张数；9．会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章。（三）记账凭证的填制与审核1．记账凭证的填制要求记账凭证填制的正确与否直接关系到账簿记录的真实性和正确性。为了保证核算工作的质量，会计人员填制记账凭证时应符合以下要求：①正确、简明填写“摘要”栏②会计分录的填制必须正确③所附原始凭证张数的计算与填写④记账凭证必须连续编号⑤记账凭证的签章2.记账凭证的审核为了使记账凭证符合记账要求，正确地反映每一项经济业务的情况，还必须对记账凭证进行审核。其要点如下：①内容是否真实②项目是否齐全③科目是否正确④金额是否正确四、会计凭证的传递和保管（一）会计凭证的传递会计凭证的传递，是指从凭证的取得或填制时起到归档保管时止，在本单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。它包括凭证的编制、审核、整理、记账到装订保存的整个过程。如：可以把会计凭证的传递过程根据不同的经济业务分别绘制出流程图，标明会计凭证的份数，由谁填制，各环节的时间长短，各份凭证分别交到哪个部门，由谁负责整理，填制记账凭证，登记账簿，直到最后归档保管为止。正确组织会计凭证的传递，对及时处理业务和加强会计监督具有重要作用。1．正确组织会计凭证的传递，便于有关部门和人员及时沟通情况，加速业务处理过程。如果凭证传递合理，就能使各个环节协调配合，防错纠弊，缩短业务处理时间，从而提高会计工作效率，保证会计信息的及时性。2．正确组织会计凭证的传递，有利于实施会计监督。会计凭证的传递既体现了部门和人员之间的分工协作关系，又可发挥会计审核监督的作用。（二）会计凭证的保管会计凭证在完成经济业务的账务处理后，就成为企业重要的会计档案和历史资料。它是企业日后了解经济情况、检查工作、明确经济责任的证明。因此，必须妥善保管。具体要求：1．会计凭证应定期装订成册，防止散失。会计部门在记账之后，要及时对凭证加以整理，每日或定期（每旬、每月等）按照各种记账凭证的编号顺序，连同所附原始凭证或原始凭证汇总表，折叠整齐，加上封面、封底，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份和起讫日期及号码等，由装订人或会计主管在装订线封签处签名或盖章。会计凭证封面格式。见表6-142．对于数量过多的原始凭证，可以