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文档简介

电子合同与电子支出管理制度第一章总则第一条为规范公司电子合同与电子支出的管理，提高公司运营效率，减少合同纠纷和支出风险，特订立本电子合同与电子支出管理制度（以下简称“本制度”）。第二条本制度适用于公司内部全部与电子合同和电子支出相关的业务活动。全部关于电子合同和电子支出的行为都必需遵守本制度。第二章电子合同管理第三条公司鼓舞使用电子合同，以提高效率、节省资源。电子合同指通过电子数据交换、数字签名等方式形成并具有法律效力的合同。第四条公司对电子合同的管理包含合同签订、存档、查阅和停止等环节。第五条合同签订的流程为：申请—审核—签署—存档。申请人将电子合同信息提交给相关部门负责人，经审核通过后，相关部门负责人会与对方协商签署合同事宜，并将合同存档。第六条电子合同的存档要求为：1.合同文本以PDF格式保管，以确保合同原文的真实性和完整性。2.合同存档要有时间戳和数字签名，确保管档的法律效力和可追溯性。3.要设置访问权限，只允许授权人员查阅和操作。第七条公司要定期对存档的电子合同进行备份和归档，确保合同的安全性和保密性。第八条电子合同的查阅要求为：1.任何员工可以依据权限查阅合同，但不得随便修改合同内容。2.合同查阅记录应当有时间戳和相关人员的权限信息，以确保查阅的可追溯性。第九条电子合同的停止要求为：1.合同停止时，应采取相应措施注销合同，并在系统中标记合同状态为停止。2.停止后的电子合同可以归档存储，但不再具有法律效力。第三章电子支出管理第十条公司鼓舞使用电子支出方式，提高支出效率、降低操作风险。第十一条公司对电子支出的管理包含支出申请、支出审核、支出记录和风险防控等环节。第十二条支出申请的流程为：申请—审核—支出。申请人将支出信息提交给相关部门负责人，经审核通过后，相关部门负责人会进行支出操作。第十三条在支出申请环节中，要求申请人供应真实、准确的支出信息，包含收款方账户、交易金额、支出方式等。第十四条支出审核要求为：1.支出审核人员对支出信息进行审查，确保支出的合法性和准确性。2.审核人员要核对支出信息与合同或订单的全都性，避开错误支出。第十五条支出记录要求为：1.每笔支出都要记录支出时间、金额、收款方等信息，以确保支出记录的真实性和完整性。2.要定期对支出记录进行审查，并与银行对账单核对，确保支出的准确性。第十六条风险防控要求为：1.公司要建立风险评估机制，评估每笔支出的风险水平，并采取相应的防范措施。2.要做好支出安全保密工作，防止支出信息泄露和非法操作。第四章违约与责任第十七条任何违反本制度的行为都将受到相应的纪律处分或法律追究。第十八条对于有意窜改、伪造电子合同或支出信息的行为，公司将追究法律责任，保护公司的合法权益。第五章附则第十九条本制度的解释权归公司负责人全部，并有权对本制度进行修订和解

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