职业学校学生档案管理办法

职业学校学生档案管理办法为了做好学生档案管理工作，使我校学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，根据《档案法》、《XX省档案管理规定》，结合我校具体情况，制定本办法。第一章总则第一条学生档案管理工作要本着为培养人才服务、为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。第二条学生科负责管理计划招收的中职学生（三年制）档案，各班班主任及有关部门协助学生科做好档案材料的收集工作。第二章档案收集范围第三条学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应人事工作的需要，在校期间学生档案应包括以下内容：（一）学生入校后填写的《XX职业学校学籍表》；（二）XX市中等职业学校学生学籍卡（XX市教育局职成处印制）；（三）中等职业学校毕业生登记表（由省人事厅统一印制）；（四）学生团籍材料；（五）医务室提供的学生体检表及相关材料；（六）学生科（团委）、教务科提供的学生在校期间各类奖励、表彰以及惩处决定（处理意见）的复印件；（七）学生在校期间获省市（区）级学术研究（科技发明）文体活动证书的复印件；（八）意外死亡学生的生平介绍及死亡调查报告；（九）其他可供组织参考的有保存价值的材料。第三章档案建立、收集、查阅方法第四条学校各个部门（班主任）都应协助学生档案管理部门认真做好档案材料归档的工作。原则上每学期归档一次。第五条学校在新生入学审查中要审核其档案，审核合格后入库；对于档案材料不齐全的应要求其生源地招生办补齐材料。第六条学生科应掌握形成学生人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向学校有关部门收集新形成的学生人事档案材料。第七条形成学生档案材料的部门（班主任），按学生科规定的时间将有关材料整理完毕后，移送学生科审核。第八条学生科发现有关部门（班主任）送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门（班主任）补送或补办手续。形成学生档案材料的部门（班主任）有责任按规定认真办理，为学生毕业时具备完整的毕业生档案打好基础。第九条对于学生毕业后档案材料出现意外情况的，应根据学生在校期间的记录，有关部门（班主任）给予认真协助补办。第十条因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件、写亡故人员生平介绍等工作需要，可以查阅学生档案。其他需要或校外单位因公需要查阅学生档案的，经学生科批准，可根据需要提供部分或全部档案材料。第十一条学生档案一般应由学生所在班的班主任查阅。学生不得查阅学生人事档案。第十二条学校以外单位需要查阅学生档案时，须持有单位所在地组织、人事部门查阅档案介绍信，经学校主管领导同意后方可查阅。第四章归档要求第十三条归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、及时，文字清楚、对象明确，由承办部门或班主任署名盖章，注明形成材料的时间。第十四条归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。第十五条学生档案材料的文字须用蓝或黑墨水笔、碳素墨水笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。第五章档案转递第十六条根据省市教育部门的有关政策规定，学校在学生毕业离校时派发档案，可以根据毕业生实际情况将档案存放在学生科或将档案发往其就业单位人事部门。第十七条档案材料的转递必须经学生科审核完毕，由班主任按照档案交接要求派发给毕业生，原则上不准由他人代领和提前领取。第十八条转出毕业生档案时，学校再次审核，保证完整齐全，不得扣留材料或分批转出。第十九条转递毕业生档案必须按学生档案转递要求的详细登记，严密包封。第六章监督管理第二十条学校加强对学生档案材料收集、归档工作的监督和检查，建立定期档案检查制度，及时研究解决收集归档中的问题。第二十一条学生档案由学生科派专人负责。档案工作人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好学生档案材料的收集归档工作，保证毕业生档案安全，在毕业生档案工作中要体现现代化服务意识，运用现代化管理手段积极为学