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文档简介

行政文件管理制度第一章总则第一条目的和依据本规章制度的目的是为了规范企业行政文件的管理，提高企业的工作效率和信息安全性，保护企业的利益。本制度依据国家相关法律法规和企业内部管理要求订立。第二条适用范围本制度适用于企业内部管理部门及相关员工，适用于全部行政文件的创建、归档、传阅、调阅和销毁等环节。第三条定义行政文件：指企业内部用于组织管理、决策和沟通的文件，包含公文、备忘录、工作报告、会议纪要等。行政文件管理部门：指负责企业行政文件管理的部门。第二章行政文件的创建和编号第四条创建及保管负责人行政文件的创建应由责任部门的负责人或经授权的责任人进行。创建行政文件时，应明确文件的目的、内容、发文单位、发文日期等紧要要素，并注明文件的保管时限。第五条文件编号规定行政文件应进行编号，编号规定由行政文件管理部门统一订立。文件编号应依照年份、发文单位、次序号等要素构成，以确保文件编号的唯一性。第三章行政文件的归档和传阅第六条归档责任人归档责任人是指负责将行政文件进行分类整理、标识和存档的工作人员。归档责任人应具备相应的专业知识和技能，负责保证归档工作的准确性和及时性。第七条归档文件分类归档应依据文件的性质、内容和紧要性进行分类，以便于日后的检索和管理。常见的归档分类包含立案登记、公文往来、工作报告、会议纪要等。第八条文件标识归档文件应在文件上标注编号、标题、归档日期等紧要信息，确保文件的唯一性和可追溯性。对于特殊文件，应在文件上加盖保密、紧要、紧急等标识，以保护文件的机密性和管理等级。第九条传阅管理传阅行政文件应遵从需要知情人员的原则，确保信息的及时转达和保密性。传阅应通过正式的传阅单、内部邮件或电子文档进行，并记录传阅的时间、人员和目的。第四章行政文件的调阅和销毁第十条文件调阅文件的调阅应由行政文件管理部门授权的人员进行，调阅人员应对被调阅文件进行必需的保密和阅读掌控。在调阅文件时，应填写调阅记录，包含调阅人员、调阅时间、调阅目的等信息，以便追溯文件的使用情况。第十一条文件销毁文件销毁应依据企业的相关规定和法律要求进行。非机密文件的销毁应经归档责任人审核同意，通过机械破坏或安全焚烧等方式进行。机密文件的销毁应经行政文件管理部门审批，并由专人负责，确保文件的安全销毁。第五章外部行政文件的处理第十二条外部行政文件接收外部行政文件的接收应由行政文件管理部门统一负责。外部行政文件应及时进行登记、分类和转达。第十三条外部行政文件的回复外部行政文件的回复应由接收部门的负责人或经授权的人员进行。回复内容应准确、明确，并及时发送给外部单位。第六章附则第十四条违规处理对于违反本制度规定的行为，行政文件管理部门有权依照企业相关管理规定对责任人进行处理，包含但不限于口头警告、书面警告、追究责任等。第十五条有效期本制度自颁布之日起生效，并适用于企业的行政文件管理工

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