订单与合同管理制度

订单与合同管理制度1.前言本规章制度旨在规范企业的订单与合同管理，确保订单与合同的合规性、执行力和风险掌控，提高企业的管理效率和客户满意度。2.适用范围本制度适用于公司内全部相关部门和人员，包含但不限于销售部门、采购部门、合同管理部门、财务部门等。3.定义订单：客户提出的具体要求及相关事项，由销售部门接收并与客户确认后成为有效订单。合同：经双方协商全都，有法律管束力的文件，明确了双方的权利和义务。客户：购买公司产品或服务的个人或组织。4.订单管理4.1订单接收销售部门接收客户订单后，应及时录入订单系统，并确保订单信息准确、完整。订单信息应包含客户名称、联系方式、订单内容、数量、价格、交付日期等关键信息。4.2订单确认销售部门在接收订单后，应与客户核实订单信息，确保订单的准确性并记录核实结果。如有需要，销售部门应与客户协商解决订单中的任何不全都之处，并及时更新订单信息。4.3订单更改如客户要求更改订单内容或交付日期等关键信息，销售部门应及时与客户协商，并记录更改结果。订单更改需经销售部门、财务部门和相关部门负责人的审批确认，以确保更改的合理性和可行性。4.4订单执行对于已确认的订单，销售部门应组织相关部门依照订单要求进行生产、采购和交付。相关部门应紧密搭配，保证订单定时交付，并将交付信息及时更新到订单系统。4.5订单跟踪销售部门应定期跟踪订单执行情况，及时沟通解决执行中的问题，并记录跟踪情况。如订单执行显现重点问题，销售部门应及时和客户沟通，并协商解决方法，确保客户满意度。5.合同管理5.1合同签订合同签订由合同管理部门负责，必需经过法务部门合法性审查，并在合同系统中进行存档。签订合同前，应明确双方的权利义务，并在合同中明确商定合同的履行规定、交付日期等紧要条款。5.2合同履行合同履行由销售部门和财务部门协同进行，确保合同依照商定的时间和内容履行。合同履行过程中显现任何问题，销售部门应及时与合同方沟通，并记录沟通情况和解决方案。5.3合同更改如合同需要更改，必需经过合同管理部门、法务部门和相关部门负责人的审批确认，并与对方协商全都。更改后的合同内容应及时更新到合同系统，并通知相关部门进行执行。5.4合同解除如合同存在违约或无法履行的情况，应严格依照合同条款和相关法律法规程序解除合同。合同解除涉及的程序和责任应由合同管理部门负责，并与对方进行充分沟通。5.5合同归档合同归档由合同管理部门负责，对于已履行完毕或解除的合同，应及时归档并妥当保管。归档合同应依照肯定的分类和编号规定进行管理，方便查询和检索。6.附则6.1审查和审批对于紧要合同和订单，相关部门应依照公司规定的程序和权限进行审查和审批。相关部门负责人需对审批结果负责，并记录审批过程和结果。6.2培训和培训记录公司应定期组织员工培训，提高员工对订单和合同管理的理解和执行本领。培训内容和培训记录应及时归档，并作为评估员工绩效的紧要依据之一、6.3违规处理如有员工违反本规章制度的要求，公司将依照公司制度进行相应的纪律处分，并依据实际情况进行追责。对于员工的违规行为，公司将定期进行整改和总结，以提高管理水平和