企业管理-人力外包管理办法

会计实操文库企业管理-人力外包管理办法一、目的为规范公司人力外包工作，优化人力资源配置，提高工作效率，降低运营成本，同时确保外包服务质量和公司业务的顺利开展，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于公司所有涉及人力外包的业务及相关部门、外包服务供应商和外包人员。三、职责分工1.需求部门根据自身业务发展和工作需求，提出人力外包需求，明确外包岗位的工作职责、技能要求、人员数量、服务期限等关键信息，并对外包人员的工作成果进行日常监督和验收。协助人力资源部门进行外包供应商的筛选、评估以及外包人员的面试等工作，参与制定外包人员的培训计划，为外包人员提供必要的工作指导和业务支持。2.人力资源部门作为人力外包工作的主导部门，负责制定人力外包战略规划，根据公司整体业务需求统筹安排人力外包项目，建立和完善人力外包管理制度及流程。对外包供应商进行筛选、考察、评估与选择，组织签订外包服务合同，协调处理与外包供应商之间的合作关系及相关问题，确保外包服务的顺利进行。负责外包人员的入职、离职手续办理，档案管理，薪酬福利核算（如涉及由公司承担部分）等人力资源相关事务，监督外包人员的考勤、绩效等情况，配合需求部门进行外包人员的培训与考核工作。3.财务部门根据外包服务合同约定，审核并支付外包服务费用，监督外包费用的预算执行情况，确保费用支付的合规性、准确性。协助人力资源部门进行外包人员薪酬福利等成本核算工作，提供财务数据支持，配合开展人力外包成本效益分析，为公司决策提供参考依据。4.法务部门（如有）参与外包服务合同的起草、审核工作，对外包合作过程中的法律风险进行评估和把控，提供专业的法律意见和建议，确保合同条款符合法律法规要求，保障公司合法权益。在出现外包相关的法律纠纷时，代表公司参与协商、调解、仲裁或诉讼等法律程序，维护公司利益。四、外包需求确定1.需求提出需求部门根据业务计划、项目开展情况、工作量变化等因素，提前填写《人力外包需求申请表》，详细说明外包岗位的具体信息，包括岗位名称、工作内容、任职要求（如学历、专业技能、工作经验等）、预计用工人数、服务起止时间、外包原因（如临时性项目需求、专业性工作短期支持等），经部门负责人签字确认后提交给人力资源部门。2.需求审核人力资源部门收到申请表后，对需求的合理性、必要性以及与公司整体人力资源规划的契合度进行审核，会同相关部门（如财务部门评估预算可行性）进行综合评估，审核通过后，根据需求确定外包方式（如项目外包、岗位外包等），并启动外包供应商筛选流程。五、外包供应商选择1.供应商搜寻人力资源部门通过多种渠道收集外包供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、过往合作经验等，建立潜在外包供应商名单，并对其进行初步了解，筛选出符合公司业务需求和基本资质要求的供应商，纳入考察范围。2.考察评估制定详细的评估标准，从供应商的企业资质（如营业执照、人力资源服务许可证等相关证照齐全且有效）、行业口碑、服务经验、专业能力（能否提供符合岗位要求的人员）、管理水平（人员管理、服务质量管控等方面）、价格合理性等多个维度进行考察评估。通过实地考察、查阅资料、客户访谈、要求供应商提供案例及解决方案等方式，对潜在供应商进行全面评估，形成评估报告，根据评估结果择优选择若干家供应商进入招标或谈判环节（根据公司采购金额及项目规模确定具体方式）。3.招标或谈判及确定合作方招标环节（如有）：按照公司招标采购相关规定，发布招标公告，邀请入围的供应商参与投标，组织开标、评标工作，由评标小组（包括需求部门代表、人力资源部门、财务部门、法务部门等相关人员）根据事先设定的评标标准进行打分评选，确定中标供应商。谈判环节：对于不进行招标的项目，与入围供应商进行商务谈判，重点围绕服务内容、服务价格、人员质量保障、违约责任、保密条款等核心条款进行协商，争取最有利的合作条件，谈判结束后，综合考虑各方面因素，确定最终的外包服务供应商。4.供应商库管理建立并维护外包供应商库，对合作过的供应商进行分类归档，记录其服务表现、合作历史、评价结果等信息，定期对供应商库进行更新和优化，对于表现优秀的供应商可优先考虑继续合作，对于存在问题或不符合要求的供应商及时淘汰，确保供应商资源的优质性。六、外包服务合同签订1.合同起草人力资源部门会同法务部门（如有），根据谈判结果和公司要求，起草外包服务合同，合同内容应明确双方的权利和义务，涵盖服务内容、服务期限、服务费用及支付方式、人员管理要求、工作质量标准、保密条款、知识产权归属、违约责任、争议解决方式等重要条款，确保合同条款清晰、完整、具有可操作性，且符合法律法规规定。2.合同审核与签订合同起草完成后，依次经过法务部门（审核法律合规性）、财务部门（审核费用及支付相关条款）、相关领导（根据公司审批权限）审核批准后，由公司法定代表人或授权代表与外包供应商签订正式的外包服务合同，同时要求供应商提供加盖公章的营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等相关文件作为合同附件存档。七、外包人员管理1.入职管理人力资源部门根据外包服务合同要求，协调外包供应商安排外包人员按时入职，要求供应商提供外包人员的详细资料（如身份证复印件、学历证书复印件、健康证明等）进行备案，组织外包人员参加入职培训，培训内容包括公司概况、企业文化、规章制度、安全知识以及工作相关的基本要求等，帮助外包人员尽快熟悉公司环境和工作内容。需求部门负责对外包人员进行岗位技能培训和业务指导，使其明确工作职责和工作流程，确保能够顺利开展工作，同时向外包人员介绍部门内的团队成员及协作关系，促进沟通与协作。2.日常管理需求部门作为外包人员的直接使用和管理方，负责对外包人员的日常工作进行安排、指导、监督和考核，按照公司内部员工的管理标准，要求外包人员遵守公司的工作纪律、考勤制度等各项规章制度，定期对外包人员的工作绩效进行评估，将评估结果反馈给人力资源部门和外包供应商，作为外包人员薪酬调整、续用或退回的依据之一。人力资源部门协助需求部门进行外包人员的管理，定期检查外包人员的出勤情况、工作状态等，处理外包人员在人力资源相关事务方面的问题，如解答薪酬福利疑问、协调解决劳动纠纷（如有）等，确保外包人员管理的规范性和稳定性。外包供应商应按照合同约定，负责对外包人员的人事管理，包括但不限于工资发放、社会保险缴纳、劳动关系维护等，确保外包人员的合法权益得到保障，同时配合公司需求部门和人力资源部门做好外包人员的管理工作，根据公司反馈及时调整人员安排或进行人员替换（如有需要）。3.离职管理当外包服务期限届满、外包人员不符合工作要求或因其他原因需要终止合作时，需求部门应提前通知人力资源部门和外包供应商，由人力资源部门会同外包供应商办理外包人员的离职手续，包括收回工作相关的物品、资料，结清工资（如有未结算部分）等，要求外包供应商出具离职证明等相关文件，并做好离职人员的档案管理工作，确保离职过程的规范有序。八、服务质量监控与评估1.质量监控需求部门在日常工作中对外包人员的工作质量进行实时监控，建立质量跟踪机制，通过定期检查工作成果、抽查工作过程、收集内部客户反馈等方式，及时发现外包人员工作中存在的问题，如工作质量不达标、违反工作流程等情况，及时与外包人员沟通解决，并将相关情况反馈给外包供应商，要求其采取改进措施。人力资源部门定期对外包服务的整体质量进行检查，通过与需求部门、外包人员及外包供应商沟通交流，了解服务过程中存在的问题和困难，协调各方解决问题，确保外包服务质量持续符合合同要求。2.定期评估每季度或每半年（根据合同约定及实际情况确定），人力资源部门组织需求部门、相关职能部门（如财务、法务等）对外包供应商进行全面评估，评估指标包括但不限于人员素质、工作质量、服务响应速度、合同执行情况、沟通协作能力等，按照设定的评估标准进行打分，形成评估报告。根据评估结果，对于表现优秀的外包供应商，可给予一定的奖励或激励措施，如优先续签合同、增加合作业务量等；对于评估不达标的供应商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，按照合同约定启动终止合作程序，并追究其违约责任。九、费用支付与成本控制1.费用核算与支付财务部门根据外包服务合同约定的服务费用标准、计费方式（如按人头、按项目工作量等）以及实际的服务情况，核算应支付给外包供应商的费用金额，审核无误后，按照合同规定的支付方式（如银行转账）和支付周期（按月、按季度等）进行费用支付，同时做好相关的账务处理工作。人力资源部门配合财务部门提供外包人员相关的考勤、绩效等数据信息，协助进行费用核算工作，确保费用支付的准确性和合理性，在支付前，需确认外包供应商已按要求提供合法有效的发票。2.成本控制人力资源部门会同财务部门定期对外包成本进行分析，对比不同外包供应商的价格、服务质量以及人力外包项目的投入产出情况，通过优化外包方案、调整外包供应商、合理控制外包人员数量等方式，降低外包成本，提高外包服务的性价比，确保外包工作在满足公司业务需求的同时，实现成本效益最大化。十、信息保密与风险管理1.保密条款在外包服务合同中明确规定保密条款，要求外包供应商及外包人员对在服务过程中知悉的公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感信息严格保密，未经公司书面许可，不得向任何第三方披露或用于其他非本项目的目的，明确保密期限及违约责任，确保公司信息安全。2.风险管理人力资源部门会同法务部门定期对外包合作过程中的风险进行识别、评估和分析，重点关注法律风险、劳动纠纷风险、服务质量风险、信息泄露风险等，针对不同风险制定相应的防范措施，如完善合同条款、加强人员管理、建立应急处理机制等，及时发现并化解潜在风险，保障外包工作的顺利进行。若发生外包相关的风险事件，如外包人员违反保密规定、外包供应商出现重大违约行为等，立即启动应急预案，按照事先制定的风险应对措施进行处理，最大限度降低对公司业务的影响，并及时向上级领导汇报情况，根据实际情况追究相关责任方的责任。十一、附则1.本办法由公司人力资源部门负责解释和修订，如有未尽事宜，可参照国家相关法律法规及公司其他规章制度执行。2.本办法自发布之日起施行。会计做账流程一、建账1.根据企业所属行业、规模以及核算要求，选择适用的会计准则，如企业会计准则、小企业会计准则等。2.确定会计科目体系，涵盖资产、负债、所有者权益、成本、损益等五大类科目，依据企业业务特点，细化设置明细科目，例如制造业需细分原材料、生产成本等科目，服务业则侧重于服务收入、服务成本相关科目。3.建立账簿，包括总账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、明细账（如往来明细账、存货明细账、固定资产明细账等），可以选择手工记账或借助财务软件创建电子账簿，手工记账时需准备规范的账页格式，按序编号登录，财务软件记账则要完成系统初始化设置，录入企业基本信息、科目期初余额等。二、日常账务处理1.原始凭证审核业务发生后，获取相关原始凭证，如采购业务的发票、入库单，销售业务的发货单、销项，费用支出的报销单、发票等，对原始凭证真实性、合法性、完整性进行审核，检查凭证内容是否填写规范、签章是否齐全、金额计算是否准确，不符要求的及时退回更正补充。对于外来原始凭证，特别留意发票真伪查验，可通过税务部门官方平台查询，确保凭证有效，避免税务风险。2.记账凭证编制依据审核无误的原始凭证，按照复式记账原理，确定每笔业务应借记、贷记的会计科目及金额，编制记账凭证，摘要简明扼要反映业务内容，如“采购办公用品支付现金”“收到客户货款存入银行”等，记账凭证编号连续，附件张数准确填写原始凭证数量。不同业务类型账务处理示例：采购原材料，若为一般纳税人，取得增值税专用发票，价款10,000元，增值税税额1,300元，款项已付，材料入库：借：原材料10,000应交税费应交增值税（进项税额）1,300贷：银行存款11,300销售产品，售价20,000元（含税，税率13%），货物已发出，款项未收：不含税销售额=20,000÷(1+13%)≈17,699.12元增值税销项税额=17,699.12×13%≈2,300.88元借：应收账款20,000贷：主营业务收入17,699.12应交税费应交增值税（销项税额）2,300.88计提当月职工薪酬，生产工人工资8,000元，管理人员工资4,000元：借：生产成本8,000管理费用4,000贷：应付职工薪酬12,0003.记账凭证审核与登录账簿对编制好的记账凭证，由专人进行审核，重点审核科目运用是否正确、借贷金额是否相等、摘要是否清晰，审核无误后签字盖章确认。根据审核后的记账凭证，将业务记录登录到相应账簿，按日期顺序逐笔登录总账，依据明细科目分别登录明细账，做到账账相符，如现金日记账、银行存款日记账每日按业务发生时序记录收支，确保资金流清晰准确；往来明细账详细登录客户、供应商的每笔债权债务变动；存货明细账实时反映原材料、库存商品的收发存情况。登录账簿时，使用蓝黑墨水钢笔书写，数字规范、摘要完整，按规定方法更正错账，如划线更正法、红字更正法、补充登录法。三、期末处理1.账项调整期末需对一些应计未计、预提待摊等跨期业务进行调整，确保会计信息反映当期真实财务状况与经营成果。常见调整事项：计提固定资产折旧，若固定资产原值50,000元，预计使用年限5年，净残值2,500元，采用直线法，每月折旧额=(50,0002,500)÷5÷12=791.67元：借：制造费用（生产用固定资产）或管理费用（管理用固定资产）791.67贷：累计折旧791.67分摊长期待摊费用，如年初支付一年房租12,000元：每月分摊房租=12,000÷12=1,000元借：管理费用1,000贷：长期待摊费用1,000确认本期应负担但未支付的利息费用，若借款合同约定年利率6%，本月应计利息500元：借：财务费用500贷：应付利息5002.结账完成账项调整后，进行结账操作，对各损益类科目进行结转，将收入类科目余额结转至“本年利润”贷方，成本、费用类科目余额结转至“本年利润”借方，计算出当期净利润（或净亏损）。示例：结转主营业务收入50,000元：借：主营业务收入50,000贷：本年利润50,000结转主营业务成本30,000元、管理费用8,000元、财务费用1,000元：借：本年利润39,000贷：主营业务成本30,000管理费用8,000财务费用1,000结账后，损益类科目无余额，“本年