公司采购管理办法与流程规范

公司采购管理办法与流程规范TOC\o"1-2"\h\u9530第一章采购管理总则 180981.1采购管理目的 1303041.2适用范围 2147671.3采购原则 23287第二章采购组织与职责 284662.1采购部门设置 2195772.2采购部门职责 277872.3其他相关部门职责 318130第三章采购计划与预算 3253083.1采购计划的制定 3161793.2采购预算的编制 321103.3采购计划与预算的审批 41178第四章供应商管理 4296934.1供应商的选择 4306264.2供应商的评估 4147784.3供应商关系维护 41295第五章采购方式与流程 4174495.1采购方式的确定 4250205.2招标采购流程 5322055.3非招标采购流程 531473第六章采购合同管理 6164946.1采购合同的签订 6262196.2采购合同的执行 7188276.3采购合同的变更与解除 714232第七章采购验收与入库 789817.1采购验收的标准与程序 730407.2采购入库的管理 7110537.3不合格品的处理 728134第八章采购监督与考核 8314338.1采购监督的内容与方式 8287158.2采购考核的指标与方法 8108428.3违规行为的处理 8第一章采购管理总则1.1采购管理目的采购管理的目的在于保证公司能够以合理的价格、适时、适量地获取满足公司生产经营所需的物资、服务和设备，保证公司生产经营活动的顺利进行。通过科学的采购管理，提高采购效率，降低采购成本，提高公司的经济效益和市场竞争力。1.2适用范围本办法适用于公司所有部门的物资、服务和设备采购活动。包括原材料、零部件、办公用品、设备维修保养服务、工程建设项目等。同时也适用于公司所属各子公司、分公司的采购活动，各子公司、分公司可根据本办法制定相应的实施细则，但不得与本办法相抵触。1.3采购原则采购工作应遵循以下原则：公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，提供公平竞争的机会，保证采购过程的公正性。质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、功能优良的产品和服务，保证公司生产经营活动的正常进行。性价比最优原则：在保证产品质量和服务水平的基础上，通过合理的采购方式和谈判技巧，力求获得最优的价格和性价比。诚信合作原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，遵循诚实守信的原则，严格履行合同约定，共同营造良好的商业环境。第二章采购组织与职责2.1采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责公司的采购工作。采购部门根据公司的采购需求和规模，合理设置内部组织机构，明确各岗位职责和分工。采购部门可根据采购物品的种类和性质，设立不同的采购小组，如原材料采购小组、办公用品采购小组、设备采购小组等。2.2采购部门职责采购部门的主要职责包括：制定和完善公司的采购管理制度和流程，保证采购工作的规范化和标准化。根据公司的生产经营需求，编制采购计划和预算，并组织实施。负责供应商的开发、评估和管理，建立供应商档案，维护良好的供应商关系。组织采购招标、询价、比价等工作，选择合适的供应商和采购方式，保证采购成本的控制和采购质量的保证。签订采购合同，负责合同的执行和管理，保证合同的顺利履行。负责采购物品的验收和入库工作，保证采购物品的数量、质量和规格符合要求。处理采购过程中的纠纷和问题，维护公司的合法权益。2.3其他相关部门职责除采购部门外，公司其他相关部门在采购工作中也承担着相应的职责：需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求和交货期等，并提供相关的技术支持和文件资料。财务部门：负责采购预算的审核和控制，采购资金的安排和支付，以及采购成本的核算和分析。质量部门：负责采购物品的质量检验和验收，保证采购物品的质量符合公司的要求和标准。仓储部门：负责采购物品的入库、保管和发放，保证采购物品的库存管理和物流配送的顺畅。第三章采购计划与预算3.1采购计划的制定采购计划是采购工作的基础，需求部门应根据生产经营计划和实际需求，提前向采购部门提交采购申请。采购部门根据采购申请，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划。采购计划应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、预计交货期、预算金额等内容。采购计划应经过相关部门的审核和批准后，方可实施。3.2采购预算的编制采购预算是公司年度预算的重要组成部分，财务部门应根据公司的生产经营计划和采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购物品的预算单价、预算数量、预算金额等内容。采购预算应经过相关部门的审核和批准后，方可执行。采购部门应严格按照采购预算进行采购，不得超预算采购。如因特殊情况需要超预算采购，应按照公司的预算管理规定，办理相关的审批手续。3.3采购计划与预算的审批采购计划和预算应由相关部门进行审核和批准。审核部门应根据公司的生产经营计划、库存情况、市场供应情况和预算管理规定，对采购计划和预算进行认真审核。审核内容包括采购物品的必要性、合理性、数量、质量、价格、预算金额等。审核通过后，应由公司领导进行批准。采购计划和预算经批准后，方可实施。第四章供应商管理4.1供应商的选择供应商的选择是采购工作的重要环节，采购部门应根据采购需求和采购计划，广泛收集供应商信息，通过市场调研、网络查询、行业推荐等方式，寻找潜在的供应商。对潜在供应商进行初步筛选，了解其基本情况、产品质量、生产能力、信誉度等。根据初步筛选结果，选择符合要求的供应商进行实地考察，考察内容包括生产设备、工艺流程、质量管理、环境保护等。通过实地考察，对供应商的综合实力进行评估，选择合适的供应商进入公司的供应商名录。4.2供应商的评估对进入公司供应商名录的供应商，采购部门应定期进行评估。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、服务水平、信誉度等。评估结果作为供应商选择和调整的依据。对评估不合格的供应商，应及时从供应商名录中剔除，并寻找新的合适供应商进行补充。同时采购部门应建立供应商评估档案，记录供应商的评估情况和改进措施，为供应商管理提供参考依据。4.3供应商关系维护采购部门应与供应商建立长期稳定的合作关系，加强沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题。定期与供应商进行交流，了解其生产经营情况和市场动态，为公司的采购决策提供信息支持。对表现优秀的供应商，应给予适当的奖励和优惠政策，激励供应商提高产品质量和服务水平。通过良好的供应商关系维护，实现双方的互利共赢。第五章采购方式与流程5.1采购方式的确定采购部门应根据采购物品的特点、采购金额、市场供应情况等因素，确定合适的采购方式。采购方式包括招标采购、询价采购、比价采购、单一来源采购等。对于采购金额较大、技术复杂、市场竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式；对于采购金额较小、市场供应充足的采购项目，可采用询价采购或比价采购方式；对于只能从唯一供应商处采购的采购项目，可采用单一来源采购方式。采购方式的确定应遵循公司的采购管理制度和相关法律法规的规定。5.2招标采购流程招标采购是一种公开、公平、公正的采购方式，适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争激烈的采购项目。招标采购流程包括：编制招标文件：采购部门根据采购需求和要求，编制招标文件，包括招标公告、招标文件、评标标准等。发布招标公告：采购部门在指定的媒体上发布招标公告，向潜在供应商公开招标信息。发售招标文件：潜在供应商在规定的时间内购买招标文件，了解招标项目的具体要求和评标标准。投标：供应商在规定的时间内提交投标文件，包括商务文件和技术文件。开标：采购部门在规定的时间和地点，公开开标，检查投标文件的密封性和完整性。评标：采购部门组织评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。定标：采购部门根据评标委员会的评审结果，确定中标供应商，并发出中标通知书。签订合同：采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。5.3非招标采购流程非招标采购方式包括询价采购、比价采购和单一来源采购等。非招标采购流程如下：询价采购流程：编制询价文件：采购部门根据采购需求，编制询价文件，包括采购物品的规格、型号、数量、质量要求等。发送询价函：采购部门向潜在供应商发送询价函，要求供应商在规定的时间内报价。供应商报价：供应商在规定的时间内，按照询价文件的要求进行报价。比价分析：采购部门对供应商的报价进行比价分析，选择价格合理的供应商。确定供应商：采购部门根据比价分析结果，确定供应商，并发出采购订单。比价采购流程：收集供应商信息：采购部门通过市场调研、网络查询等方式，收集潜在供应商的信息，包括产品价格、质量、交货期等。邀请供应商报价：采购部门向符合要求的供应商发出报价邀请，要求供应商在规定的时间内提交报价文件。供应商报价：供应商在规定的时间内，按照采购部门的要求提交报价文件。比价分析：采购部门对供应商的报价文件进行比价分析，综合考虑价格、质量、交货期等因素，选择最优的供应商。确定供应商：采购部门根据比价分析结果，确定供应商，并签订采购合同。单一来源采购流程：提出采购申请：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购的必要性和唯一性。审核采购申请：采购部门对采购申请进行审核，核实采购的必要性和唯一性。确定供应商：采购部门根据审核结果，确定唯一的供应商，并进行价格谈判。签订合同：采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。第六章采购合同管理6.1采购合同的签订采购合同是采购双方权利和义务的法律依据，采购部门应在确定供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应包括合同双方的名称、地址、联系方式、采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同应由双方代表签字盖章，并加盖公司合同专用章。采购合同签订前，应经过相关部门的审核和批准。6.2采购合同的执行采购合同签订后，采购部门应负责合同的执行和管理。采购部门应及时向供应商下达采购订单，跟踪采购物品的生产进度和交货情况，保证采购物品按时、按质、按量交付。同时采购部门应按照合同约定的付款方式，及时安排采购资金的支付，保证合同的顺利履行。在合同执行过程中，如出现问题或纠纷，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题，维护公司的合法权益。6.3采购合同的变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化等原因，需要对采购合同进行变更或解除，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关的变更或解除协议。变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方的权利和义务等事项。变更或解除协议应由双方代表签字盖章，并加盖公司合同专用章。采购合同的变更或解除应经过相关部门的审核和批准。第七章采购验收与入库7.1采购验收的标准与程序采购验收是保证采购物品质量的重要环节，采购部门应根据采购合同和相关标准，制定采购验收的标准和程序。采购验收的标准应包括采购物品的质量、数量、规格、型号、包装等方面的要求。采购验收的程序应包括验收准备、现场验收、验收报告等环节。验收人员应按照验收标准和程序，对采购物品进行认真检查和验收，保证采购物品符合要求。如发觉采购物品存在质量问题或数量短缺，验收人员应及时与供应商沟通协调，要求供应商采取措施予以解决。7.2采购入库的管理采购物品验收合格后，应及时办理入库手续。仓储部门应根据采购合同和验收报告，对采购物品进行核对和登记，建立库存台账。采购物品应按照分类、分区、分批的原则进行存放，保证库存管理的规范化和标准化。同时仓储部门应加强对库存物品的保管和维护，定期进行盘点和清查，保证库存物品的安全和完整。7.3不合格品的处理对于采购验收中发觉的不合格品，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求供应商进行退换货或采取其他补救措施。如供应商拒绝退换货或采取补救措施，采购部门应按照采购合同的约定，追究供应商的违约责任。同时采购部门应将不合格品的情况及时报告给相关部门，以便采取相应的措施进行处理。不合格品应单独存放，并有明显的标识，防止与合格品混淆。第八章采购监督与考核8.1采购监督的内容与方式采购监督是保证采购工作合法、合规、高效进行的重要手段，公司应建立健全采购监督机制，加强对采购工作的监督和管理。采购监督的内容包括采购管理制度的执行情况、采购计划的执行情况、采购方式的选择情况、供应商的选择和管理情况、采购合同的签订和执行情况、采购验收和入库情况等。采购监督的方式包括内部审计、专项检查、日常监督等。内部审计部门应定期对采购工作进行审计，发觉问题及时提出整改意见；专项检查部门应根据公司的要求，对采购工作的某个方面进行专项检查，保证采购工作的规范和有效；日常监督部门应加强对采购工作的日常监督，及时发觉和纠正采购工作中的问题。8.2采购考核的指标与方法为了提高采购工作的质量和效率，公司应建立采购考核机制，对采购部门和采购人员的工作进行考核和评价。采购考核的指标包括采购成本、采购质量、采购交货期、供应商管理、采购合同执行情况等。采购考核的方法包括定量考核和定性考核相结合的方法。定量考核主要通过对采购数据的统计和分析，对采购工作的绩效进行