文书档案自动化管理系统2.0版建设方案

文书档案自动化管理系统2.0版建设方案报告人：XXX科室：XXXXXXXX部门：XXXXXXXXXXXX2020年3月25日目录TOC\o"1-2"\h\u141391项目简介 3198292项目背景 3258803现状调研 3230153.1文书档案收集归档方面 3103083.2文书档案整理方面 5222713.3文书档案保管问题 6237544原因分析 7141145制定解决方案及方案比选 10163486建设预期效果 1634817建设方案 1979587.1系统总体设计 1990147.2系统建设架构 20130517.3系统功能简述 2075317.4项目计划 2216157.5成本分析 231项目简介文书档案自动化管理系统2.0版致力于在前版系统的基础上实现文书档案收集归档智能化、档案管理现代化、档案保管场景化、档案检索精准化以及档案利用服务的分级化。力争实现文书档案管理深入自动化、提质降本增效的总体目标。此次系统升级既是实际工作的需要，又是档案现代化管理的需要。同时实现质和量的提升，“质”的方面，从外观、标识、实体等多方面得到提升，“量”的方面，节省人工工作量20余天/年，是高质量现代化智能档案管理的坚实一步。2项目背景为贯彻落实公司在企业发展工作报告中提出的支持保障精细到位的要求，充分发挥管理及技术优势，创新文书档案管理及利用服务模式，结合实际情况，依据公司《档案管理办法》、《管理类档案管理规定》及《文件归档范围及保管期限表》，特制定本建设方案。3现状调研3.1文书档案收集归档方面自文书档案自动化管理系统上线以来，实现了线上文档收集的规范化，但是从2019年实际应用中，仍发现档案收集归档中存在的若干问题。第一，线上存档文件与线下文件归档时间不一致，线上归档文件（如行政类收文）与线下存档纸质文件存档时间不同，档案管理员在系统中登记线下文件条目时，需要查询是否线上已经收集，已经收集的在已收集条目中登记，未收集的新建条目登记，2019年此种类型文件大约几百份，较为严重的影响了线下文件登记的效率；第二，已收集过的文件重复归档问题，2019年收集文件存在部分已线上收集原件电子文件的文件重复归档打印件，虽已在兼职档案员培训中予以说明，存档时仍不能避免重复归档；第三，归档范围及归档要求不清问题，同样，虽然已经发布文件归档范围及保管期限表并加以调研说明，但实际归档过程中，不按照归档范围存档的现象比比皆是，如不加以管控，将造成公司文档的流失；第四，线下文件归档中的页码登记问题，在2019年线下文件收集中，由于文档自动化管理系统的投入使用对于文件页码管理更加严格，登记过程中发现兼职档案员录入的页码大多不准确，并且对于兼职档案员来说每份文件逐一清点页码也是一项不小的负担，导致打印出的页码大多数是错误页码，后续打码的过程中还需要一一核对更正，为整理造成了不小的负担；第五，归档时间的问题，归档时间管控是老问题也是新课题，仅通过档案管理规定来约束各部门文件归档时间明显缺乏力度，各个部门文件归档大部分处于自由散漫状态，因此保证文件按时归档不仅需要制度约束同时也需要一定的技术手段；第六，文书文件归档后的分类整理问题，目前，文书文件收集归档后，需要档案管理员先去除原来的保管装具再进行预整理分类装盒，如能在前端就已知归档文件的种类及数量，则增加了档案管理的效率及规范性；第七，纸质文件扫描件收集管理问题，线下归档的纸质文件电子版存档管理不够健全，纸质文件电子版归档较为被动，有什么收集什么，未做到主动干预管理，因此有的文件有扫描件、有的没有扫描件，有扫描件的文件质量也参差不齐。根据以上调研分析，文书档案收集归档规程中仍然存在不少弊端，需要进一步的精细化管理，其关键点在于统一收集归档方式、加强系统化管理水平。3.2文书档案整理方面2019年一年的系统实践应用，不仅提高了效能，同时为寻找更优化整理途径积累了经验。第一，文书档案整理过程中线上文件整理的自动化水平有待进一步提高，目前系统中对收集后的线上文件，仍需要编号、编盒、生成归档文件及复核查验等工作，如系统能够针对这些文件实现进一步提升，将得到解放人力与标准化管理的效益；第二，格式转换问题，由于系统收集的文件存在大量Excel、rar、zip等格式的文件，在处理这些格式的文件时需要手工二次处理，转换为PDF格式。如能在系统升级中针对此问题形成解决方案，文书档案自动化管理系统将向现代科技化迈进。第三，档案盒外观规范性问题，随着文件量的增大，原来手工组卷的方式已经更改为按件管理，但是在档案盒外观规范上并未作出相应的调整与对策。时代的进步召唤更为前沿的管理方式，因此亟需改变手工盖章的方式。第四，归档文件目录及备考表管理问题，归档文件目录是手工组卷时代的产物，现在的以件管理的模式已经较为清晰的反应盒内文件的整体情况并且已经打印出全年目录以备查考，因此每盒内归档文件目录的存在显得比较鸡肋。因此，需要找到替代打印归档文件目录及备考表归入盒内文件的更为信息化、现代化的手段。第五，文件装订问题，2019年文件有大约2000件，现在采取的方式是用重型订书机加入不锈钢钉逐份装订，投入2人约2周时间才完成此项工作，并且重型订书机笨重，女士使用起来较为费力。文件装订定有先进的方式，成为我们需要研究的问题之一。3.3文书档案保管问题第一，全年归档文件目录问题，全年归档文件目录缺少系统内的模板，导致系统不能全面管理文书档案，因此需要建立全年归档文件目录模板，便于完善备查管理。第二，管理展示问题，管理区标识仅为“文书档案”，密集架每列的具体档案内容需要逐排打开密集架逐列才能查看，库位标识不够具体，因此需要在保管区明晰库位标识，同时系统保管中强化库位标识管理，为档案保管赋能增效。第三，库房保管的问题，文书档案库房保管存在不能动态监测档案保管情况、因利用档案信息与档案数据条目不关联引起的盘点困难、库存量统计不便、工作量不明等问题，鉴于这些问题改进库房保管方式成为当务之急，库房保管的可视化或可成为解决途径之一。3.4文书档案利用方面第一，检索功能优化问题，在检索方面，当前系统功能主要是精确检索，往往利用者不能够非常准确的提供文件编号或题名内容，仅能通过自然语言描述检索词，因此需要优化检索策略。第二，利用人权限分级问题，利用文书档案有几种情况，一种利用本部门文件可不经审批提供利用人电子版文件，利用平台上分级未达到精细化管理，现在是一刀切的状态，办公网中文书档案条目及电子文件都不能查阅下载，利用人都需要跟档案管理员申请，档案管理员下载后再给利用人发送邮件。这样不仅增加了档案管理员的工作量，也增加了利用人的利用负担。因此需要根据利用人的权限对档案管理利用实现分级管理，达到分级分权精准利用的效果。第三，利用记录问题，电子文件提供利用无记录台账，需统一提供利用渠道，明晰利用需求，力争通过分析利用需求，主动推送利用权限内的档案文件，做到主动有为。4原因分析序号项目问题原因备注1文书档案收集归档线上存档文件与线下文件归档时间不一致线上存档与线下存档未统一管理、同步要求已收集过的文件重复归档问题线上存档与线下存档未统一管理、同步要求归档范围及归档要求不清系统管理不够完备、支持不足线下文件归档中的页码登记问题系统管理不够完备、支持不足归档时间管控的问题系统管理不够完备、支持不足文书文件归档后的分类整理问题系统管理不够完备、支持不足纸质文件扫描件收集管理问题系统管理不够完备、支持不足2文书档案整理线上文件整理的自动化系统智能化程度不足格式转换问题系统智能化程度不足档案盒外观规范性问题系统智能化程度不足归档文件目录及备考表管理问题系统智能化程度不足文件装订问题设备先进性程度不足3文书档案保管全年归档文件目录问题系统管理不够完备、支持不足管理展示问题系统智能化程度不足库房保管问题系统智能化程度不足4文书档案利用检索功能优化问题系统智能化程度不足利用人权限分级问题管理精细化程度不足利用记录问题系统智能化程度不足通过原因分析表发现，系统自动化及智能化程度不足、管理精细化程度不足是造成多项问题未解的关键因素，因此解决以上问题需要在管理精细化的基础上提升系统的智能化程度，这也是制定建设方案的基础。5制定解决方案及方案比选通过现状调研及原因分析，以下针对问题项逐项制定解决措施，同时对于存在多项解决方案的一一予以比选，选出推荐方案。第一，文书档案收集归档-线上存档文件与线下文件归档时间不一致，可通过系统管理统一管控文书文件收集。首先，实现文书文件录入的自动鉴别分类功能，根据文件名称与系统内置材料分类表自动判别文件的分类，系统中如无相关分类，可进行新增更新等操作；其次，根据录入的文书文件项自动判断文件著录是否正确，如不正确提醒登记人进行调整；最后，实现文书档案的归档数据统计分析功能，包括按照时间、类型统计，形成文控方案，便于掌控归档范围及按期提示归档人哪部分文件应归档信息。通过这些系统建设方案，可实现完全管控文书文件，实现全部文书文件线上归档管理。第二，文书档案收集归档-已收集的文件重复归档问题，可通过系统管理的方式统一管控，兼职档案员使用统一收集管理功能，能够查明存档文件是否已收集线上原件，归档时再由档案管理员复核，确定无误后生成当前批次归档交接记录。第三，文书档案收集归档-归档范围及归档要求不清，强化系统的智能化水平，可更为严格的管控公司文书文件存档。将系统归档范围及归档要求融入到系统管理，做到步步有管理、处处有提示，并且能够将未归档文件通过系统发送给兼职档案员，形成良性共建机制。第四，文书档案收集归档-线下文件归档中的页码登记问题，实施措施可采取系统智能生成页数的方式，在登记文件的同时系统可设置实现统计电子文件页数，并键入到页码著录项。第五，文书档案收集归档-归档时间管控的问题，通过系统管理建立归档时间控制机制，通过系统设置系统归档时间时限，按照档案管理的制度规范要求设定系统收集截止日期，结合管理通知的手段，务必严格约束归档时间。第六，文书档案收集归档-文书文件归档后的分类整理问题，可采取系统将文件档案编号及盒号等的自动化生成前置到收集阶段，联合使用培训管理，规范文书档案的预整理。第七，文书档案收集归档-纸质文件扫描件收集管理问题，应用系统管理及制度管理要求，优化系统本身的批量挂接功能，规范文件命名，实现纸质文件扫描件的智能收集管理。第八，文书档案整理-线上文件整理的自动化问题，系统中对于收集文件的整理需要在档案编号、组盒等方面进一步自动化。第九，文书档案整理-格式转换问题，此问题的解决途径目前有两种，一种方案是管控办公系统中格式上传管理，按照档案管理制度规范要求规定办公系统格式；二种方案是文书档案自动化管理系统升级格式转换功能，实现各种格式文件的转换要求。方案一：管控办公系统中格式上传管理，将办公系统中文件及附件上传格式加以约束要求，需要的工作项为限制系统文件上传格式，此种方案主要目的是约束系统使用人的行为，规避大量的压缩格式文件上传，影响归档管理。方案二：文书档案自动化管理系统升级格式转换功能，通过2019年系统建设实施来看，此项功能升级技术难度较大，需要新技术、新插件支持，相较于方案一经济及人力投入加大。经过方案比选，推荐使用方案一，采取管控办公系统格式上传管理的方式作为解决方案。第十，文书档案整理-档案盒外观规范性问题，档案盒外观规范性问题可通过系统管理手段，将档案盒脊背、卷内文件目录及备考表信息通过文字加二维码的方式生成图片模板展示出来。具体到档案盒实体管理，通过调查分析，选定了标签打印及喷印机喷印两种方案。方案一：标签打印系统生成模板后使用打印机及标签纸，打印出标签文本，将标签文本按照指定位置粘贴到档案盒上，经测算每年150盒档案需使用30张标签纸，经济成本仅为20多元，人工工时约为1小时，且实体档案既规范美观又不失现代科技管理的要求。方案二：喷印机喷印系统生成模板后将模板图片导入喷印机喷印，经调查由于图片不能批量导入，工序较为复杂，同时图片喷印最大高度为1.27厘米，显然不符合档案盒脊背的要求，其经济成本为2000元。经过方案比选，推荐使用方案一，采取标签打印的方式作为解决方案。第十一，文书档案整理-归档文件目录及备考表管理问题，此项问题可以通过优化系统及实体管理的方案，首先系统管理中形成每盒文件的归档文件目录及备考表，同时由系统自主记录整理及检查人信息，将此目录及备考表信息转换为二维码图片，嵌入到档案盒脊背模板中，实现实体管理与系统管理的同步。减少了档案管理员手工工序。第十二，文书档案整理-文件装订问题，此项问题可通过整理设备升级的方式解决。经过产品调研，市场上在售的产品有全自动电动感应订书器，售价大部分为2500元以内，计划投入使用后该项工作工时由20天减少到5天，能够极大的节省人工成本。第十三，文书档案保管-全年归档文件目录问题，针对此项问题，系统中可以依据规范要求设计全年归档文件目录模板，实现集中生成。第十四，文书档案保管-管理展示问题，系统中可针对库位管理功能予以升级，根据数据库信息生成库位标识，按照库位标识（根据每节柜中档案编号生成）信息，形成库位标识模板，打印库位标识，贴置档案柜上。第十五，文书档案保管-库房保管问题，库房结构定义包含库房存储节点的增加、删除、修改、排序等功能。库房结构包含库、列、节、层四级存储节点定义。库存管理使用实景展示的方式实现档案库房存储的监控动态展示功能，按照列、节、层三级存储节点状态展示，双击列、节、层等显示区域时动态切换为下一级存储节点单位的详细信息展示状态。最后一级存储内容展示时，能展示档案是否在库。并且根据库存情况和档案借阅情况，在库档案、借出（不在库）档案分类展示数据。系统根据系统内存储的档案存储位置进行盘点，并生成盘点报告。第十六，文书档案利用-检索功能优化问题，研究检索策略优化方法，首先，增加同义词、相关词等的检索，降低检索词的专指度，选用上位词或其他相关词；增加检索途径，将主题检索与分类检索途径结合起来。同时优化检索算法，对检索出的文件给出科学排序。第十七，文书档案利用-利用权限分级问题，参照制度规范，对利用人赋予不同权限，根据权限进行分级管理。权限内容权限说明范围利用手续利用管理类档案利用本部门/单位形成的管理类档案全体员工预授权，无需审批，电子版可在数字档案平台中自行查询下载，纸质版可持工卡借阅利用已在办公网上公开发布的管理类档案全体员工预授权，无需审批，可在数字档案平台中自行查询下载利用勘察设计合同扫描件投标经营员工预授权，无需审批，可在数字档案平台中自行查询下载利用其他部门/单位形成的管理类档案全体员工填写《利用档案审批表》（附件2），档案形成部门/单位领导审批，员工所在部门/单位领导审批（部门/单位已撤销的由相关职能部门领导审批）第十八，文书档案保管-利用记录问题，系统中自动记录利用台账，统一提供利用渠道，明晰利用需求，通过分析利用需求，主动为利用人推送利用权限内的档案文件。6建设预期效果通过调研分析文书档案管理工作经过系统升级可以加强收集归档管控、优化工作程序、提高现代化管理水平、增强服务效能，在改进及优化工序、提高工作效率的同时，能够实现文书档案管理的规范化、标准化、智能化水平的提高，达到归档完整准确、整理保管智能、利用流程规范、库房管理规范的目标。序号改进项目效果备注1线上线下文件收集归档统一管理线上线下文件收集归档，实现了同步管理、同步要求避免文件重复归档、文件目录登记不清重复工作等问题2文件收集范围及要求系统化强化系统的智能化水平，更为严格的管控公司文书文件存档。将系统归档范围及归档要求融入到系统管理，实现文书文件自主分类、系统文控建议等通过文件收集范围及要求的系统化，避免文件归档不齐全、归档范围不明等问题3智能生成页数智能生成页数的方式，在登记文件的同时系统可设置实现统计电子文件页数，并键入到页码著录项可避免页码反复核实，且不准确的问题。预计缩短核对页数工时约5天4文书文件预分类整理文书文件归档后的分类整理问题，可采取系统将文件档案编号及盒号等的自动化生成前置到收集阶段，联合使用培训管理，规范文书档案的预整理。通过规范文书文件预整理，按照预整理1分钟/件测算，参照2019年的线下文件2000件，预计缩短工时约5天5纸质文件扫描件收集管理优化了系统本身的批量挂接功能，规范文件命名，实现纸质文件扫描件的智能收集管理解决了之前纸质文件电子版收集不全、质量不高的问题6线上文件整理线上文件整理进一步自动化，编号编盒合并文件速度提升、功能优化解决了目前自动化系统中处理速度等问题7格式转换规范办公系统前端文件格式，解决后期不规范格式文件的手工处理问题。2019年收集文件压缩文件大约为300件，一一手工处理所需时长预估约为10小时8档案盒外观将档案盒脊背、卷内文件目录及备考表信息通过文字加二维码的方式生成图片模板展示出来。实现档案盒外观的规范解决了手工盖章造成的不规范问题9归档文件目录及备考表管理实现实体管理与系统管理的同步，减少了档案管理员手工工序，提升现代化管理水平解决归档文件目录及备考表手工管理问题，能够缩短工时10小时10文件装订改进文件装订水平，解放人力该项工作工时由20天减少到5天，节省人工成本11全年归档文件目录全年归档文件目录实现集中生成并且每年可以复用，具备存档效果可以解决全年归档文件目录未纳入系统管理的要求12库位管理标识实现库位精准管理，明晰库位标识解决库位查询的问题13库房保管实现库房实景管理，智能统计利用情况，自动化盘点及精确定位解决库房盘点困难、库存量统计查询等问题14文书档案检索功能实现优化检索算法，增加文件检索命中率及精确度解决档案检索查询困难问题15利用权限分级实现利用人赋予不同权限，根据权限进行分级管理，达到利用管理有序有据的目标解决档案管理员提供利用问题及利用人利用途径不明等问题16利用信息台账记录实现利用信息全面记录，主动依据权限分级推送档案文件解决文书档案利用台账不全、系统性差的问题经过综合分析，此次系统升级既是实际工作的需要，又是档案现代化管理的需要。同时实现质和量的提升，“质”的方面，从外观、标识、实体等多方面得到提升，“量”的方面，节省人工工作量20余天/年，是高质量现代化智能档案管理的坚实一步。7建设方案7.1系统总体设计系统建设遵循实用性、可靠性、先进性、经济性及完整性的原则，在深入研究分析现行文书档案管理体制及管理系统、管理流程的基础上，提供一个智能辅助管理、提高工作效率、经济适用先进、交互性好的系统工具。整体上要标准化、通用化、系列化，做到统一设计、分步实施。7.2系统建设架构7.3系统功能简述序号功能模块名称功能描述（1）数据收集-分类登记功能主要目的实现线上线下文件的统一管理（2）数据收集—编号管理主要目的实现线下登记文件的编号预管理