广佛线二期工程合同文件归档管理细则

佛山市铁路投资建设集团有限公司FoshanRailwayInvestmentConstructionGroupCo.，Ltd.文件编号版本/版次A版/0次管理制度流程汇编广佛线二期工程合同文件归档管理细则页码第页共8页PAGEPAGE71.总则1.1为加强广佛线二期工程的合同文件归档管理，建立、健全工程档案管理工作，规范合同文件的收集、编号及分类、整理、归档、移交、查阅等管理，制订本细则。1.2本细则根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001），以及国家、省市的相关法律法规、政策文件和佛山市轨道交通发展有限公司（以下简称市轨道公司）发布的《工程档案管理办法》，并根据广佛线二期工程档案的实际情况制定。1.3本细则所指的合同档案是指合同正本，以及有关合同补充、变更、中止、终止等方面的材料。2.管理职责2.1通用职责2.1.1相关2.1.2合同档案应随2.1.3合同档案2.1.42.2建设单位合同预算部管理职责2.2.1负责合同档案总体管理，设专人对合同档案进行收集、分类编号、整理归档、移交2.2.2在编制合同档案期间，获取各相关部门的需求，明确合同档案的套数。2.2.3（1）合同各方当事人须签字盖章，并署明合同签订日期；（2）合同规定的附件应齐全；2.2.4每年第一季度将已完成的合同档案移交给2.2.5在合同档案移交前，做到定位存放，妥善保管2.3建设单位业务主办部门职责2.3.1在签订设计、施工、监理合同协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目合同档案以及所提交档案的整理、归档责任。2.3.2收集好合同管理过程中的文字材料、图纸、图表及声象资料的全部原件（有条件的，应提供电子版），并审核其真实准确性，并依据合同管理办法及本细则，报送至合同预算部。2.3.3协助、配合合同预算部，开展合同档案管理工作。2.4造价咨询单位职责根据相关法律法规、合同要求、本细则完成合同档案相关工作。2.5施工单位职责根据相关法律法规、合同要求、本细则完成合同档案相关工作。2.6设计单位职责根据相关法律法规、合同要求、本细则完成合同档案相关工作。2.7监理单位职责根据相关法律法规、合同要求、本细则完成合同档案相关工作。3.合同文件的归档原则3.1合同档案的管理应遵循以下原则3.1.1合同文件由合同管理部集中统一管理，合同管理员专人负责。3.1.23.1.33.1.43.1.5合同文件按轨道交通线路线别、专业类别、标段划分进行分类、归档，如：第一篇勘察设计合同文件第一册勘察合同文件第二册土建工程设计合同文件第三册装饰工程设计合同文件第四册设备工程设计合同文件第五册勘察设计监理合同文件第六册其它工程设计合同文件第二篇监理合同文件第一册土建工程监理合同文件第二册装饰装修工程监理合同文件第三册设备工程监理合同文件第三篇土建工程施工合同文件第四篇装饰工程施工合同文件第五篇机电设备安装工程合同文件第一册设备供货工程合同文件第二册设备安装工程施工合同文件第六篇科研项目合同文件第七篇管线迁改合同文件第八篇绿化迁移合同文件第九篇其它工程合同文件4.合同档案的分类及编号4.1广佛线二期合同档案分类及编号4.1.1广佛线二期工程合同文件划分及归档编号按照下表4-1的规定。表4-1广佛线二期档案（合同文件）分类编号表一级二级三级四级五级案卷城际轨道(E1)广佛线二期(E1.1)项目准备阶段(E1·1·2)合同管理(E1·1·2·5)勘察设计合同勘察合同土建工程设计合同装饰装修工程设计合同机电设备工程设计合同勘察设计监理合同其它工程设计合同监理合同（按标段组卷）土建工程监理合同装饰装修工程监理合同机电设备工程监理合同土建工程施工合同(按标段组卷）装饰装修工程施工合同（按标段组卷）机电设备工程合同（按标段组卷）机电设备供货合同机电设备安装施工合同其它工程合同科研项目合同管线迁改工程合同临水临电工程合同交通导改工程合同

5.合同文件的整理与归档5.1合同文件的整理5.1.1以下合同文件应作为合同档案的不可或缺的一部分：（1）合同谈判会议纪要；（2）合同会签流转单及合同报批稿；（3）中标通知书（招标项目）、项目立项依据：请示或会议纪要（非招标项目）；（4）合同谈判过程形成的一切相关资料等；（5）合同正本（包括附件）；（6）合同变更文件（包括合同补充、变更、中止、终止等文件）；（7）合同纠纷与处理文件；（8）合同总结报告。以上文件原则均应为原件，签字盖章齐全。5.2合同文件的组卷5.2.1组卷要遵循合同文件资料的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。5.2.2组卷基本原则（1）合同文件档案资料按“卷”管理，当一个合同资料过多时，可将资料按顺序分册装订，一个合同单独设一个案卷号。合同正本及其他不可装订的档案资料自然成册存档。（2）各合同文件档案资料分别装订成册，并分别按文字页独立编排页码、前置目录和加装封面，组成的案卷应美观、整齐。（3）合同文件档案资料应按照形成的时间顺序排放，装订成册（下称“项目资料汇总”），并按文字页编排页码，前置档案卷内目录，后置卷内备考表，并加装封面。（4）案卷不宜过厚，一般不超过30mm。案卷内不应有重复资料。（5）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件、该卷保管期限从长。5.3组卷具体要求5.3.1合同文件基本文件资料全部列入卷内目录（见附录1），如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。5.3.2卷内目录采用表格形式,表格栏目设置包括：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数。各栏目具体填写要求：——序号，按照题名以流水号顺编；——文件题名，依据合同名称命名；——备注，填写需要附加说明的事项，例如，同一题名的文件资料份数为2份以上时，需在相应的备注栏内填写实际份数。5.3.3卷内备考表设置包括：本卷情况说明、立卷人、立卷时间。各项填写要求如下：——本卷情况说明，填写需要说明的事项，如果没有要特别说明的事项可以不填写；——立卷人，案卷整理人签名；——检查人，合同预算室审核签名；——立卷时间，具体立卷的日期。5.3.4合同档案相关责任部门要建立档案案卷目录，案卷目录采用表格形式，表格栏目设置包括：案卷号、题名、起始年月日、终止年月日、件数、页数和备注。各栏目具体填写要求：——题名，填写“单位名称+关于+**合同的文件材料”,例如，“佛山市轨道交通发展有限公司关于广佛二期临时用电工程施工合同的文件材料”、“佛山市轨道交通发展有限公司广佛二期临时用电工程施工合同的文件材料”；——起始年月日，填写合同签订年月日，采用8位数，前4位数为年度，后4位数分别为月、日份，月、日份不足2位加“0”补齐，例如，“2010.07.02”；——终止年月日，填写合同终止年月日，格式同上；——册数，填写本案卷内包含的实际册数；——页数，填写本案卷内各册资料页数相加，例如“24+68+59+┄”；——备注，填写其他需要说明的事项。5.4卷内装订要求5.4.1将大小不一的文件材料用折叠的办法整理成A4纸面大小，左、下侧分别对齐，采用左侧、棉线三孔一线装订（线头应在后面）或用两个不锈钢钉装订成册。5.4.2封面、封底用粘贴的方法固定在资料册上，将装订线封装在里面。5.5合同文件资料的归档5.5.1合同文件签订后，业务主办部门应将经整理、编目后所形成的资料按要求，向合同预算部归档。合同预算部审核通过后向公司档案室归档。5.5.2归档资料应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的合同签订的全过程；真实记录和准确反映合同签订全过程的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合规定。5.5.3需要向佛山市城建档案馆归档的文件，应按国家有关档案管理的规定要求单独立卷归档。5.5.4凡外来、外购的图纸资料，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。5.5.5外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。5.6合同文件资料的归档时间5.6.1除受委托进行项目档案汇总整理外，各部门应将合同履行过程中形成的资料应及时移交合同预算部归档。6.档案的移交6.1所有文档在编制完毕后，各相关单位（部门）合同管理专员负责对所收集资料的齐全、系统、完整，以及资料的电子版是否符合要求等进行复核、造册，经检查无误后，签名认可并呈报部门负责人审核、签字。按要求造册归档清单(含电子版),认真填写移交目录并签名，并办理移交手续。6.2各单位（部门）合同管理专员在移交项目档案或项目资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或资料不全的，或未按规定程序办理移交的，市轨道公司合同预算部有权拒绝接收。6.3各单位（部门）成套的收集不齐的项目档案资料，应由相关的责任部门负责如期补齐。6.4各单位（部门）合同管理第一责任人应及时跟踪、检查、督促业务经办人将工作中形成的工程资料进行清理，保证工程资料的及时归档、及时移交。除有明文规定的外，均应移交原件（含电子版光盘）至少一式六份，同时办理工程文件移交手续。6.5为便于档案的归档和查询，工程文件移交前，先行移交市城建档案移交书和移交目录册（应附带电子文件）。移交目录册包括以下内容：（1）档案封面；（2）工程档案编制说明；（3）案卷目录；（4）全部案卷的卷内目录；（5）备考表。6.6承担档案业务的人员工作变动调动时，须将本人承担任务中形成、积累的工程资料清理、移交接任人，方可办理变动、调动手续。7.附则7.1本细则由合同预算部解释和修订。7.2本细则自发布之日起执行。8.附录8.1《卷内文件目录（模版）》

附录1-1卷内目录（招标项目）序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注1合同谈判会议纪要2合同会签流转单及合同报批稿3中标