（中企培训20210421）档案信息化建设基本情况及其发展趋势

档案信息化建设基本情况及其发展趋势上海市档案局朱建中Contents目

录一档案信息化建设的基本情况二三档案信息化建设面临的形势要求档案信息化建设的发展趋势一、档案信息化建设的基本情况“十三五”期间，全国档案信息化建设以“初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”为目标，统筹推进档案信息化管理体制机制建设，建设满足业务发展需要的信息化基础设施、大力开展档案数字资源建设、积极推进数字档案馆（室）建设、不断拓展档案利用服务，档案信息化建设水平显著提升，档案事业服务党和国家大局、服务经济社会发展、服务社会公众需求的作用日益突出。

一、档案信息化建设的基本情况（一）档案信息化法规标准体系不断完善1.《中华人民共和国档案法》

设立“档案信息化建设”章节，明确了电子档案法律地位，提出了建设数字档案馆的要求。2.《国务院关于在线政务服务的若干规定》（国务院令第716号）

明确政务服务电子文件可以按照档案管理要求仅以电子形式归档。3.《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）

细化了电子文件归档流程、归档范围、数据组织方法等，是实现电子文件规范化归档的重要基础。4.国家档案局制修订《电子公文归档管理暂行办法》（14号令）《电子档案管理系统基本功能规定》《档案信息系统安全保护基本要求》《数字档案室建设指南》《企业数字档案馆（室）建设指南》等多项部门规章和规范性文件。5.发布《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB／T18894－2016）《文书类电子档案检测一般要求》《政务服务事项电子文件归档规范》《政府网站网页归档指南》《移动服务平台建设指南》等国家和档案行业标准。

一、档案信息化建设的基本情况（二）档案信息化基础设施建设日趋完备

建立起能够基本支撑档案信息化正常开展的机房、软硬件、网络平台等基础设施。积极研究自主可控设施设备的应用。

1.机房建设方面：按照国家数据中心机房建设有关要求，新建、改建机房，普遍安装了智能综合管控系统、环境监控系统、温湿度控制系统、门禁视频系统等。2.网络建设方面：全国副省级以上档案局、档案馆基本完成了物理隔离的局域网、政务网、因特网3个网络平台的建设与接入，网络带宽升级为“千兆为干线，百兆进桌面”的主流模式。

3.在信息化设施设备方面：服务器、终端机等作为存储和处理档案信息的基本设备都得到了较为充足的配备，很多地方还配备了满足业务需要的音视频采集及转换、编辑设备。

一、档案信息化建设的基本情况（三）电子档案管理系统建设科学规范

电子文件归档，电子档案移交、接收、保管和利用各项业务在电子档案管理系统支持下得以规范开展。除必备的电子档案收、管、存、用功能外，一些系统还具备电子档案检测、辅助档案鉴定和编研，以及库房管理、数据质量管理、虚拟档案室等功能。

目前，在国家档案局指导推进下，数据分析、区块链、人工智能等新技术正逐步应用于电子档案管理系统。该系统将逐步具备智能鉴定、智能检索、智能推荐等功能。

。

一、档案信息化建设的基本情况（四）档案数字资源建设成效显著

截至2020年底：

浙江省档案馆完成馆藏档案数字化近6000万页，占馆藏资源总量的70%以上；

云南省档案馆完成馆藏档案数字化近1.2亿页，占馆藏资源总量的80%；

青岛市档案馆馆藏档案已基本全部实现数字化；

上海市档案馆馆藏档案数字化总量超过2亿页，16家区级档案馆档案数字化率在85%以上。

中央企业传统载体档案数字化率达65%以上。

一、档案信息化建设的基本情况（五）电子档案“单套制”管理日趋成熟

《档案法》：

2020年6月20日发布的新修订的《档案法》，设有“档案信息化建设”专章，做出了7条规定。这7个条款对政府、单位和档案工作者三个方面的档案信息化建设责任做出了明确规定。

在第三十七条的规定中包含了三个方面的内容：第一个是“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。”第二个是“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”第三个是“电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。”

试点工作：2015年上海自贸区试点、2016年以《会计档案管理办法》为依据20家企业开展电子发票电子化报销入账归档试点、2020年30家电子文件单套制归档和电子档案单套制管理试点。

一、档案信息化建设的基本情况（六）数字档案馆（室）建设硕果累累

全国共有40家档案馆达到全国示范数字档案馆标准；

15家机关档案室通过全国示范数字档案室评价；

国家档案局制定了《企业电子文件归档和电子档案管理指南》，分两批选定了60家企业，围绕CAD、CAM、CAE、PDM、ERP、供应链管理系统、会计核算系统、电子商务平台系统、电子招投标系统、电子合同系统、电子发票及其他电子票据系统等各类核心业务系统形成的电子文件开展单套制归档和电子档案管理试点。目前，34家企业已完成试点工作并通过验收；

《企业数字档案馆（室）建设指南》，选定35家企业开展企业数字档案馆（室）建设试点。目前，15家企业完成了试点验收，另有10多家试点企业已完成试点工作，正在进行验收准备。

一、档案信息化建设的基本情况（七）档案资源共享服务取得突破

“十三五”期间：

各省市积极探索省市区域内档案资源共享服务模式，浙江、山东等省档案馆基于本省政务云平台建成启用档案查询利用平台，开发部署手机查档利用APP，省域内各国家综合档案馆提供统一、在线、跨馆、异地档案查询利用服务，实现了让“数据多跑路、让群众少跑腿”甚至“零跑腿”的“互联网+”档案服务。

上海市档案局馆将20种民生档案接入“一网通办”后，整体服务效能大幅度提升，较2018年增长87.5%。准备。

上海市在信息系统上“跑路”的档案数据近2千万条，受理点超过350家，2020年累计服务市民群众18万人次。一、档案信息化建设的基本情况（八）档案信息安全保障能力得到提升

国家档案局：

印发《档案馆安全风险评估指标体系》，旨在进一步加强各级国家综合档案馆的安全管理，提高档案安全风险防范和保障能力，确保档案馆库、档案实体和档案信息安全；

印发《档案信息系统安全保护基本要求》，完善了档案信息系统安全保护相关管理和技术要求，进一步推动了新建非涉密信息系统的等级保护工作；

印发《档案行业网络与信息安全信息通报工作规范》，建立了档案行业网络与信息安全信息通报机制和应急响应机制，开展了信息通报工作。二、档案信息化建设面临的形势要求统筹规划进一步完善档案信息化建设统筹规划、组织协调的管理体制机制。协同发展进一步把握档案业务需求和信息系统开发的契合点。规范管理进一步加大档案信息化管理标准、规范的制定和实施力度。共建共享进一步加快整体推进速度，提升档案工作服务能力和水平。

各级党委、政府和各部门、各单位要结合数字化转型的总体要求，将档案信息化工作列入本地区、本部门、本单位数字化转型的工作目标，明确档案事业数字化转型的任务要求。

市、区档案主管部门应根据档案事业发展规划，科学谋划“十四五”期间档案信息化建设发展目标和主要任务。（一）数字化转型下档案治理体系建设三、档案信息化建设的发展趋势

1.加强档案信息化建设的组织领导依据新修订的《档案法》有关要求，顺应信息技术发展的现实需要，配套出台相应的档案信息化标准和管理制度，将档案信息化建设融入到贯彻落实档案法律法规各项工作中，加强执法检查和行政督导，进一步促进档案信息化建设的法治化、标准化和规范化。

（一）数字化转型下档案治理体系建设三、档案信息化建设的发展趋势2.促进档案信息化建设的依法管理

紧密跟踪现代信息技术发展趋势，加快大数据、人工智能、移动互联网、云计算等现代信息技术在档案行业的集成和创新应用。积极探索无纸化办公条件下电子文件“单套制”归档管理的方法、措施；

探索数据挖掘与知识管理，提供数据分析和辅助决策等领域的应用；

研究档案工作在政府数据开放和电子政务平台建设中的地位与作用，提升档案信息数据集聚和辐射的功能。

（一）数字化转型下档案治理体系建设三、档案信息化建设的发展趋势3.加快档案信息化建设的创新发展

聚焦档案信息化工作发展重点，加快引进信息化专业技术人员，努力培养既熟悉档案业务又掌握信息技术的复合型人才，切实提高档案部门信息化工作的履职能力；

搭建档案人员交流互动平台，组织开展档案信息化建设经验交流和系统成果展示，开阔视野，分享技术，促进全市档案信息化人才的培养发展。

（一）数字化转型下档案治理体系建设三、档案信息化建设的发展趋势4.培育档案信息化建设的人才队伍在充分论证的基础上，科学编制档案信息化项目预算，合理安排项目建设和运维管理资金，确保经费投入与信息化建设和管理相适应。

积极争取各方支持，申请和落实档案信息化项目专项建设资金，保障档案信息化项目有序、规范实施。

（一）数字化转型下档案治理体系建设三、档案信息化建设的发展趋势5.确保档案信息化建设的资金投入

加强各单位电子文件收集、鉴定、整理、归档和电子档案保管、利用等工作的管理，加快推进与办公自动化系统、业务系统、“一网通办”的衔接，从源头上保证电子档案的真实完整、安全可靠、长期可用。

电子档案管理必须坚持来源可靠、程序规范、要素合规的原则，只有这样，才能真正保证电子档案的真实性、原始性、合法性和完整性。

（二）数字档案资源体系建设三、档案信息化建设的发展趋势

1.以“单套制”管理为试点，加强电子文件归档和电子档案管理“来源可靠”是一切电子档案具有凭证效力的重要前提

电子文件和电子档案与其他电子数据一样，都具有易修改、不留痕、形成过程“虚拟化”、对计算机软硬件依赖性强等特点，作为原始凭证，存在种种缺陷。为此，

如何保证电子数据和档案的凭证效力，各个部门展开了长期的研究与探索，形成了许

多用于判别凭证效力的成果，其中很重要的一条，就是来源可靠。

电子档案的“来源”一般包括了两个方面：一是电子档案的形成者，如机关单位、

社会组织等；

二是电子档案的形成和保存环境，如产生和保存电子档案的OA系统、

业务系统、电子档案管理系统等。所谓“来源可靠”就是要保证电子档案的形成者和

产生及保存电子档案的环境都是真实可信的（档案管理部门采用“四性检测”）。

（二）数字档案资源体系建设三、档案信息化建设的发展趋势

1.以“单套制”管理为试点，加强电子文件归档和电子档案管理“来源可靠”是一切电子档案具有凭证效力的重要前提

一般要求：一是形成电子档案的组织或个人其身份是真实有效的，要防止身份冒用、责任者不明确等现象；二是要有法定的授权，在其职责范围内开展工作，不得有越权、滥权等操作；三是电子档案要由可靠的系统软件形成，系统（如办公自动化系统、业务系统）在电子文件、电子档案的管理过程中可随时记录变动情况，用来验证电子档案的原始性（如日志管理、操作审计等）；

四是电子档案的内容、结构和背景（元数据采集）与形成时的原始状况相一致，

没有发生非法篡改等情况”。

另外，为保证电子档案来源的真实性还可以采用技术手段对电子档案进行“固化”（格式转换），可采用数字摘要、数字签名、电子印章、可信时间戳等技术手段，来确保电子档案的原始性和真实性。

（二）数字档案资源体系建设三、档案信息化建设的发展趋势

1.以“单套制”管理为试点，加强电子文件归档和电子档案管理“程序规范”是保证电子档案原始性、合法性的基本保障

电子档案管理过程涉及的程序一般包括两个阶段：一是电子文件在形成过程

所经历的程序；二是电子文件归档以后，成为电子档案在长期保存过程中所经历

的程序。所谓程序规范就是要求对于电子档案从形成开始到归档移交、长期保存

期间，每个环节都要严格遵守各项工作制度，符合国家的法律法规、标准规范。

电子档案从产生开始到最终长期保存，一般要经历形成、办理、归档、整理、

鉴定、移交、长期保存等诸多环节，每个环节又有一系列的程序所组成。近年来，

国家已经出台了许多标准与规范，保证电子档案的程序规范与合法，确保将来能

发挥其证据效力。

（二）数字档案资源体系建设三、档案信息化建设的发展趋势

1.以“单套制”管理为试点，加强电子文件归档和电子档案管理“程序规范”是保证电子档案原始性、合法性的基本保障

《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）就是针对机关电子公文

归档工作作出的标准规范，标准的第六章“总体流程”，就是对归档流程的具体细化。第六章第一节“总体流程”规定：“电子公文归档过程从电子公文形成或办理

部门产生电子公文开始到档案部门接收归档信息包结束。整个过程可分为文件收集、

文件整理、文件移交、档案接收4个环节，共12个步骤，即捕获、录入、转换、

组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确

认。”4个环节、12个步骤就是党政机关电子公文归档的具体程序。

（二）数字档案资源体系建设三、档案信息化建设的发展趋势

1.以“单套制”管理为试点，加强电子文件归档和电子档案管理“程序规范”是保证电子档案原始性、合法性的基本保障

《政务服务事项电子文件归档规范》（DA/T85-2019）针对无纸化条件下

政务服务事项电子文件归档制定的一个标准规范。该标准同样对于电子文件的

归档确定了“文件收集”“整理”“形成归档信息包”“清点”“生成验证信

息”“数据交换”“归档检测”“登记编目”“形成电子档案”等9大工作流程

和步骤。

各级档案馆则要严格按照《电子档案移交与接收办法》《版式电子文件长期

保存格式需求》《基于文件的电子信息的长期保存》《档案信息系统运行维护规

范》等标准规范，做好电子档案的管理工作。

（二）数字档案资源体系建设三、档案信息化建设的发展趋势

1.以“单套制”管理为试点，加强电子文件归档和电子档案管理“要素合规”是保证电子档案完整性的关键所在

电子文件与电子档案不同于传统载体的档案，它必须借助计算机系统生成和管理，其构成“要素”必须事先“设定”，由计算机系统自动生成和管理。所以，要保证电子档案的完整性，事先设定“要素”很重要。

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）明确规定“电子文件由内容、结构、背景组成”，“内容”“结构”“背景”就成了构成电子档案的三要素。电子档案的完整性就是“电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质”。为便于识读和管理，人们主要通过“元数据”来反映电子档案，“元数据”就是“描述电子文件和电子档案内容、背景、结构及其管理过程的数据”。为此，在实践中，检验一份电子文件或电子档案是否完整，元数据是一个很重要的内容。

（二）数字档案资源体系建设三、档案信息化建设的发展趋势

1.以“单套制”管理为试点，加强电子文件归档和电子档案管理“要素合规”是保证电子档案完整性的关键所在

所谓“要素合规”就是要求构成电子档案的“要素”必须符合国家的法律

法规和标准规范。

为保证电子文件和电子档案的要素合规，国家制定和颁布了一系列的标准

与规范。比如《电子文件归档与电子档案管理规范》《文书类电子档案元数据

方案》《照片类电子档案元数据方案》《录音录像类电子档案元数据方案》

《基于XML的电子文件封装规范》《电子档案移交接收办法》等。要做到“要素

合规”，就必须不折不扣地按照国家的标准和规范，做好电子档案归档和管理

工作。

（二）数字档案资源体系建设三、档案信息化建设的发展趋势

1.以“单套制”管理为试点，加强电子文件归档和电子档案管理（二）数字档案资源体系建设

2.以数字档案馆（室）建设为抓手，有计划地开展电子档案接收工作

按照《电子档案移交与接收办法》等文件要求，在国家档案局电子档案接收和长期保存系统试点项目基础上，结合本市实际，建立和实施安全、科学、高效的电子档案移交接收工作机制，完善和健全相关管理系统、技术标准和制度规范，确保电子档案在移交接收阶段的可靠性，切实解决电子档案的长期保存问题。三、档案信息化建设的发展趋势（二）数字档案资源体系建设

按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《档案数字化外包安全管理规范》等文件要求，建立健全本市档案数字化加工标准体系，强化各级档案行政管理部门对档案数字化加工机构的监督指导、安全检查的管理职能，有效组织档案数字化加工标准化实施和安全管理。

探索建立资金统筹协调、业务归口管理的本市档案数字化加工集约化管理机制，搭建社会化档案数字化加工平台，加快开放档案、高利用率档案、珍贵档案、易损档案和特殊载体档案数字化进程。三、档案信息化建设的发展趋势3.以制度规范建设为引领，积极推进传统载体档案数字化加工

努力完善本市民生档案资源建设管理利用机制，在深入调研的基础上精准对接民生需求，逐年增加通办民生档案种类。积极贯彻国家档案局11、12号令，加强城市社区、涉农区村居委档案资源建设，确立更多民生档案开放种类，使民生档案通办工作向社会治理、乡村振兴的基层一线延伸，增强城市社区居民和农民在档案领域的获得感。（二）数字档案资源体系建设4.以市民需求为重点，拓展“长三角”民生档案共建共享三、档案信息化建设的发展趋势

4.以市民需求为重点，拓展“长三角”民生档案共建共享

牵头协调各有关方面，联合江苏、浙江、安徽三省档案部门制定民生档案服务事项清单，不断挖掘各地馆藏民生档案资源，加大民生档案进馆力度，拓展民生档案服务种类，提升档案数字化水平，提高民生档案可查范围。夯实民生档案“异地查档、便民服务”基础。进一步建立民生档案数字资源共建共享机制，规范民生档案目录数据，加快推进民生档案目录建库和全文数字化进程，促进民生档案数字资源在更大范围内的共享和惠民。（二）数字档案资源体系建设三、档案信息化建设的发展趋势（三）应用系统与利用体系建设1.电子档案归集平台建设

依托电子政务云平台搭建电子文件归档和电子档案管理以及电子档案移交接收平台，采用“集中式”和“分布式”相结合的模式，多方位构建电子文档一体化管理平台和馆室一体化系统。

在“一网通办”政务服务平台上构建电子文件归档和电子档案管理系统，逐步实现全流程一体化管理。

各单位要切实加强电子文件归档和电子档案管理系统的功能建设，确保电子档案的真实、完整、可用、安全。三、档案信息化建设的发展趋势（三）应用系统与利用体系建设2.档案管理系统化（智能化）建设

“收、管、存、用”全流程一体化线上办理，增强应用系统自动化程度。

增强档案管理系统的人工智能等现代技术的功能（语音、人脸、身份认证、数据挖掘技术等）。

强化应用系统的开放性、融合性（与其他业务系统的对接）。三、档案信息化建设的发展趋势（三）应用系统与利用体系建设3.档案服务网络化建设三、档案信息化建设的发展趋势（1）互联网：开放档案数量问题；网上展览问题（多媒体）。（2）政务外网：民生档案服务（长三角一体化战略）。

二个纳入：纳入公共服务规划；纳入社区事务受理中心范围。

二个拓展：拓展档案服务内容；拓展服务平台功能、扩大受理点。（3）政务内网：为大局服务（目录中心建设）。（4）局域网：三库管理（资源总库、管理库、利用库）。（5）移动网络的应用开发：随申办、APP、微信、微博。（四）基础设施与安全体系建设1.开展档案信息系统等级保护工作1

建立健全本市档案信息化工作安全保密管理制度。市档案馆要继续做好涉密信息系统分级保护和重要信息系统等级保护工作；区档案局（馆）要开展相关信息系统的定级和重要信息系统的等级保护工作；各级档案部门要加强档案信息系统开发、维护和数字化加工等工作中安全保密的监督、检查，确保系统和信息的安全。三、档案信息化建设的发展趋势（四）基础设施与安全体系建设2.加强档案数据安全备份与灾难恢复的管理

加强档案数据安全备份与管理；制订和完善信息安全事件应急预案，并定期开展应急演练；探索建设档案数据容灾备份中心，确保数据安全。三、档案信息化建设的发展趋势（四）基础设施与安全体系建设3.研究和实施档案馆新馆信息化基础设施建设

以档案馆新馆建设为契机，进一步加强馆舍信息化基础设施建设的研究。立足科技、节能、高效的目标，建设计算机机房、网络及综合布线、硬件设施设备、以及涵盖档案业务管理的智能化综合管理平台。三、档案信息化建设的发展趋势（五）大力推进企业数字档案馆（室）建设

三、档案信息化建设的发展趋势

国家档案局企业数字档案馆（室）试点验收共有7个方面评价

1.基础设施建设评价2.电子档案管理系统软件功能评价

3.电子文件归档评价

4.数字档案资源建设评价5.安全保密体系建设评价6.制度规范建设评价7.试点验收材料准备情况评价

（五）大力推进企业数字档案馆（室）建设

三、档案信息化建设的发展趋势

1.基础设施建设评价

（1）网络平台建设

（2）服务器配置

（3）信息采集设备（扫描仪、视频采集转换设备）

（4）存储设备（在线存储、※近线存储、离线存储）

（五）大力推进企业数字档案馆（室）建设

三、档案信息化建设的发展趋势

2.电子档案管理系统软件功能评价

（1）收集功能（手工登记、在线接收、离线接收、接收检测）（2）整理功能（组件、分类、划定保管期限、组成保管单位、编号、编目、关联关系建立）

（3）保管功能

（档案整理、电子档案长期保存、存储格式转换与信息组织、备份、定期鉴定、销毁管理、移交、介质管理）（4）统计功能

（5）利用功能（检索、浏览、借阅、编研、开放利用设置、复制管理、利用效果反馈）

（五）大力推进企业数字档案馆（室）建设

三、档案信息化建设的发展趋势

2.电子档案管理系统软件功能评价

（6）

系统管理功能（日志管理、系统设置、用户管理、组织机构设置管理、权限管理、多全宗管理、工作过程记录管理）（7）传统载体档案辅助管理功能

（传统载体文件信息采集、传统载体文件归档整理、传统载体档案信息采集、档案存放位置管理、※智能库房管理）

（8）功能模块划分

（9）界面及输入输出设计

（界面设计、输入设计、