关于中国华能公文和档案管理调研情况的报告

-2-关于中国华能公文和档案管理调研情况的报告办公室领导：经办公室领导批准，为借鉴中国华能在公文处理与公文统建系统、档案管理与数字档案馆建设等方面的先进经验，办公室协同科数部于2021年9月24日，由办公室领导带队，一行9人赴中国华能交流学习数字档案馆系统建设及OA系统数据治理的先进经验和做法，现将具体情况报告如下：一、中国华能的总体情况（一）公司总体情况。中国华能于1985年9月27日经国务院批准成立，以经营电力产业为主，有发电、煤炭、金融科技、交通运输、港口业务的综合发展的企业法人实体，正在努力建设成为世界一流现代化的清洁能源企业。目前华能是主要实行三级管理的集团公司，集团公司是第一级，产业公司还有区域公司为第二级，基层企业是第三级。总部主要是4个中心的定位，一个是战略决策中心、资源配置中心、绩效管控中心、风险防控中心。除了总部以外，还下设有直属单位，党校、能源研究院、信息中心、新闻中心、共享中心，一共有53家二级单位，460多家三级企业，还有5家上市公司，总共员工有13万人。中国华能世界五百强排名第266位，一共有15次获得央企的年度经营业绩考核A级，5次获得央企负责人任期考核A级，是国内发电企业获得最多的。按照2019年国资委的要求总部机关化改革精简后，目前共有17个部门，处室也大幅的减少到73个处，编制定员现在精简到了360人。（二）办公室情况。中国华能办公室是办公室、党组办和董办三办合一，设7个处室，32个人员编制。秘书处分管负责领导的活动安排，日常接待、签字仪式和签报的运转；综合督查处负责向上级的重大请示报告、督查督办；董事工作处负责董事会的一些工作，党组会、董办会和一些重大会议的组织安排；调查研究室主要是负责给领导出谋划策，起草领导的重要讲话材料；文档处主要负责文书、档案、机要管理；保密信访处，负责保密和信访工作；后勤处负责后勤保障。文档处正式编制4人，设处长1人，公文、档案、机要各1人。文档处设专职档案人员1人，负责集团总部档案全程管理和对下级单位档案工作的监督、指导、检查。二、中国华能的数字档案馆系统建设情况（一）系统建设基本情况中国华能于2017年12月开始筹划开展数字档案馆建设，2018年4月入选国家档案局数字档案馆首批试点企业。在全集团OA系统采用统一版本的基础上，2018年11月22日，开展数字档案馆系统的推广工作，第一期有27家二级单位及其所属单位，一期推广完成后，所属三级单位中有56%已经上线使用。2019年9月，中国华能开展了总部公文系统数据治理和系统功能优化。之后，开始第二批推广了12家二级单位及其所属单位，所有400多家三级单位中有81%的已经上线使用。2019年12月23日，华能总部的历史数据治理完成，数字档案馆正式上线运行。2020年11月18日通过国家档案局试点验收，2020年11月26日，档案系统进行了最后一批推广，截止到2020年底，中国华能实现了“大集中”部署，系统建设项目整体费用估算大约1840万元，已投入大约1500万左右。（二）档案利用情况目前，中国华能总部系统有1985-2020年各类档案信息资源25万件，利用电子档案15700件，是传统纸质档案利用的100倍。疫情防控期间，系统为华能总部提供了12000次非接触查档服务。职称评审期间，系统为总部员工提供了600多件电子文件的下载服务。2019年全年线下档案借阅服务147人次，而系统上线提供线上服务后，查阅浏览量是15000余人次，增长100倍。三、对标情况（一）中国华能档案工作的优势。中国华能档案工作具有管理和技术等多方面条件优势。一是2018年总部和各二级单位的OA系统就已经实现版本统一，作为统一公文归档的基础。二是规范了OA系统管理行为和文件类型，文书管理业务包括公文管理、会议管理、工作联系、简报通报和其他，开展了总部OA系统的数据治理工作，将OA系统文件梳理为5大类型，包括公司纪要6种、发文15种、收文2种、签报1种、工作联系单3类。三是构建了以用户为中心的数字档案管理和利用体系，初步建立了以数字档案馆为载体的档案管理提升平台；实现了去专业化、前后台分离，从用户的角度聚焦检索利用，契合用户上网习惯。四是探索形成了历史数据治理的有效模式，对总部1985-2019年的20万件，78万个电子文件的文书档案开展历史数据整理，从梳理1985-2020年总部部门沿革、补录文件核心元数据16项、整治压缩包与无后缀问题、规范电子档案命名与排序、细化文件权限与知悉范围判定和用户视角展现档案资源“打标签”等方面着手，开启专项治理，最大化用户利用权限。五是加大考核评价力度，将集团的档案管理要求落实到考核评价中。六是公司所有业务系统采用了圣博安全控制系统，对系统操作人员的行为进行录屏，数据保存一年，对公司数据安全审计形成有效保护。系统建设取了良好的效益。一是经济效益，采用“大集中”部署节约成本2500万元，通过文书档案的单套制管理，每年可节约1800万元，进一步降低管理成本。二是管理效益，提高了档案人员的工作效率和档案利用效率，电子档案比纸质档案利用率提升了15倍，实现了远程查档，跨库检索，信息系统数据集成，真正实现了信息共享，促进档案工作提质增效，放大档案服务中心工作效应。三是社会效益。系统建设取得了良好的示范效应，截止目前共有中央企业12批70余人来调研交流。为数字档案馆在华能系统内和中央企业推广形成了可复制的经验。（二）对标分析中交集团数字档案馆已通过国家档案局验收。但是，与中国华能相比，中交集团的历史档案未开展档案数字化，统建公文和数字档案馆系统建设有待提升。一是目前中交集团统一公文正在建设中，总部和各单位OA系统尚未统一，公文系统的管理行为和文件类型有待进一步规范，因此，数字档案馆建设与各单位OA系统对接工作量大、周期长；二是总部未深入开展数据治理，OA系统的数据质量参差不齐，需要通过数据治理提高档案利用率，才能进一步规范历史数据，为档案利用提供更便捷的服务;三是现阶段公司统建公文系统的数字签名未在公司大范围推广应用；四是文件资料的收集管理模式与借阅流程有待于进一步优化，尚未在各单位大范围开展标准化推广应用。五是档案系统的推广模式有待优化，尚未建立起总部与各单位共建的模式，受单一软件厂商限制，各单位参与度低，推广进程较慢。因此，在前端业务系统统一建设、历史数据治理、档案信息化统筹规划、数字档案馆系统推广、数字档案资源建设方面，有待进一步完善和提高。四、工作建议（一）规范前端业务系统。一是规范统建公文一体化系统管理行为和文件类型，加强前端控制，整治系统文件压缩包与无后缀问题，将档案保管期限等要素嵌入统建公文系统。为了避免归档文件断号，采用归档文件台账的方式，对于公司商密发文，可通过录入发文文号，标题采用商密文件进行完善；对于国密收文，通过录入公司收文编号，标题采用机要文件进行完善。二是对总部原OA系统的历史数据进行治理，将系统中2011-2019年文件实体、业务实体、文件数据、机构人员实体

、业务行为元数据等元数据信息，通过技术方式对接到数字档案馆系统，对于系统中已审批未归档的历史电子文件要督促各部门归档，做到应收尽收、应归尽归，提高档案查全率和利用率。（二）优化总部数字档案馆系统。一是为了消除部门名称变更阻碍档案利用权限，首先，要梳理总部2005-2020年总部部门沿革，形成部门沿革清单，固化在系统中；其次，细化权限规则，设置为四类，包括公开（所有人可以浏览）、部门可见（只有文件形成部门人员可以浏览）、条目可见（仅条目开放）、条目不可见（仅对特权用户开放，一般用户不可见）；再判定系统每件管理类档案的知悉范围，由各部门签字确认；最后根据利用权限，为档案资源打上“可读”、“需审批”标签，扩大档案开放范围，开展档案资源“打标签”等工作，最大化用户利用权限，提高系统工作效率。二是开展历史档案数字化，包括1980-2005年中国港湾和中国路桥两个全宗的档案。三是建立系统考核评价功能，将公司的档案管理要求落实到考核评价中，为数字档案馆建设试点和实现文书档案单套制管理奠定基础。（三）强化数字档案馆系统推广力度。为了尽快将系统推广至各单位，进一步优化推广模式，开展知识转移工作，建立推广厂商白名单机制，引入多家技术支撑。加强各单位参与度，建立起总部与各单位共建模式，明确职责分工与工作要求，总部负责指导各单位开展系统的标准化配置，包括配置推广单位的人员角色、权限以及个性化档案分类、档案库、创建角色及权限配置、系统流程等，各单位根据系统推广情况自行组织历史数据迁移工作。明确考核标准，加强工作考核，快速扩大系统应用范围。附件：华能学习交流图片办公室