(高清版)DB36∕T 959-2017 林木良种基地专业档案管理规范

ICS65.020.99DB36/T959—2017林木良种基地专业档案管理规范2017-10-23发布2018-01-01实施IDB36/T959—2017前言 12规范性引用文件 13术语和定义 14档案建立 25档案管理 36档案员培训 3附录A(资料性附录)建档内容 4DB36/T959—2017本标准编写规则符合GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》的规定。本标准由江西省林业厅提出并归口。本标准起草单位：江西环境工程职业学院、江西省林木种苗和林场管理局、赣州市林木种苗站、信封县林木良种场。本标准主要起草人：欧斌、宋墩福、朱江华、陈叶、李畅、翟学昌、艾卿、陈建华、胡晓健、卢清华、刘金生。1DB36/T959—2017林木良种基地专业档案管理规范1范围本标准规定了良种基地的档案建立、档案管理和档案培训。本标准适用于林木良种基地的专业档案建立和管理。其他良种基地可参照使用。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB2772林木种子质量检验规程GB/T14071林木良种审定规范GB/T16619林木采种技术GB/T16621母树林营建技术LY/T1340主要针叶造林树种优树子代遗传测定技术LY/Y1345主要针叶造林树种种子园营建技术3术语和定义林木良种经过审定或认定的优良种源、优良家系、优良无性系以及种子园、母树林生产的种子或采穗圃生产的穗条等。林木良种基地重点林木良种基地具备较好的自然和生产条件，建设与管理规范，收集的育种资源丰富、保存完好，拥有掌握基本林木品种选育技术的科技队伍，在林木良种生产中起到骨干示范作用，经国家林业局或省林业厅严格筛选和科学评定后确定的林木良种基地。2DB36/T959—2017专业档案反映专门领域活动的档案。本文件中特指与林木良种基地生产和管理相关的历史、生产、管理、科学研究等方面的文献、调查原始数据、图表及资金使用等资料的档案。3.5档案员从事林木良种基地专业档案的入库、分类、整理及查阅、保密和保管等相关工作的专业技术人员，要求是林业专业技术人员或对林木良种基地工作熟悉和具有相关工作经验的人员。3.6据本标准要求建立的林木良种基地专业档案具体内容的档案集合样式。4档案建立4.1建档原则4.1.1简便实用原始记录、图表及汇总材料等文件装订成册，分类归档，并建立电子档案。4.1.2及时准确原始记录材料、汇总材料及有关资料原件或其复印件及时归档，确保归档资料完整全面，准确无4.1.3分类归档建档对良种基地专业建设档案按照本标准的模式分类建档、分类管理。4.2建档对象良种基地的立项、生产、调查、科研、经营情况、基建设备及其直接相关的资金使用(区别于财务会计档案)等文件材料。4.3建档方法将整个良种基地专业档案材料分类归档建档。对于归档中的格式化文件，按一定规格的图表逐年填写，做到结构合理、简单明了、内容全面。同类非规格化文件数量多的，可在该同类归档材料扉页前加4.4建档内容5档案管理3DB36/T959—2017林木良种基地单位应建立档案管理制度，定岗、定人、设立专用档案室，完善硬件、软件设备，完善档案建立、借阅、检查、保密、保管等制度。5.1及时归档良种基地单位应指定专职或兼职档案员及时对各类归档文件进行收集归档，完善档案资料。需逐年填写的数据资料由档案员负责及时填写。归档的文件必须准确无误，不得弄虚作假。有关人员必须将自己所负责的良种基地的档案资料主动及时交与档案员保管。5.2纸质与电子档案同步建立良种基地建设档案材料除一手纸质资料外，需建立备份制度，并建立电子档案进行备份保存。经常使用的资料可采用复印件、扫描件、照片或电子档案形式替代使用。5.3档案填写原始资料记录或材料图表的整理，尽量参考使用相关标准和文件中的规范格式或表格，使用碳素墨水书写，要求字迹清晰，工整规范。5.4借阅制度档案材料不得随意公开，确因工作需要查阅档案资料的，必须经良种基地单位分管行政领导及相关技术人员同意方可借阅。建立完善的借阅登记制度。5.5检查制度每年年底由档案员会同有关领导和技术人员对良种基地专业档案进行一次全面的清理，重点针对当年应归档的材料进行清理，发现漏缺或记载内容不完整(如未记录日期、调查人等因子),及时补增。5.6档案保密做好良种基地档案资料的保密工作，纸质资料和电子版资料均不得泄露，电子版未经批准不得上传到网络上。5.7档案保管档案建立与保管应设专门的档案员，由熟悉良种基地生产的技术人员担(兼)任。档案员要相对稳定，若调动工作，必须做好档案移交工作。做好档案材料的防霉、防虫、防火工作。6档案员培训应对档案建立人员进行一定的技能培训，按照《江西省档案工作规范化管理办法》开展档案员培训4DB36/T959—2017(资料性附录)A1.1项目建议书、×××项目规划(国家杉木良种基地、省级杉木良种基地规划等)、科技支撑合作协议、合同协议类A1.2可行性研究报告、专家论证意见等A1.3基地建设请示报告文件A1.4总体规划设计方案、及位置图、规划图等有关图表A1.5有关批复文件(含批复的修订后的可行性研究报告、规划、总体设计、协议书等)A1.6实施方案、年度作业设计A1.7上级来文(含上级下达的年度投资计划、物资分配计划等文件)A1.8年度生产经营管理方案(抚育、调查等)A1.9其它A2.1种子园A2.1.1自然概况(立地情况表：土壤、植被等立地条件因子；气候观测表：历年光照、温度、降雨等气象因子等)A2.1.2平面位置图及分区(并注明图示)A2.1.3分小区原始无性系定植、嫁接、补接登记表及配置图A2.1.4建园无性系数(含分小区无性系数)、无性系号(优树号)、建园无性系现实增益情况表。A2.1.5优树无性系来源资料(优树登记表及优树照片、优树汇总表与分布图)A2.1.6分小区无性系母株生长观测情况(调查情况表：发育情况、生物学指标、经济性状指标、成活率、正冠率等A2.1.7其它A2.2无性系繁育A2.2.1历年“四圃”(原种圃、采穗圃、测定圃和扦插圃)基本情况(面积、地点、无性系数、无性系来源等情况)A2.2.2“四圃”生长情况观测记录A2.2.3“四圃”采穗、育苗、造林情况A2.2.4其它A2.3母树林5DB36/T959—2017A2.3.1自然概况(参考A2.1.1)A2.3.2基本情况(种子来源记录及证明、种植时间、去劣存优选择标准、疏伐记录)、平面图A2.3.3母树生长发育情况A2.3.4其它A2.4引种示范林A2.4.1自然概况(参考A2.1.1)A2.4.2基本情况、平面图、小班图A2.4.3引种树种名录A2.4.4引种树种原产地、生态习性、生长发育情况A2.4.5各树种生长发育调查(营养生长、生殖生长各相关指标调查)A2.4.6各树种物候观测情况A2.4.7其它A2.5采穗圃A2.5.1基本情况(参考A2.1.1)A2.5.2无性系排列配置图、补植情况A2.5.3无性系数、无性系来源、无性系号对照表A2.5.4各无性系生长发育调查A2.5.5穗条采集、生产育苗及销售情况A2.5.6其它A2.6良种造林示范林A2.6.1基本情况(造林地基本情况、种子来源证明、面积、造林时间、地址、株树等)A2.6.2实施方案A2.6.3示范林生长情况调查A2.6.4其它A2.7良种基地重要变更情况A2.8其它A3.1林木种子生产和经营许可证情况A3.2抚育管理(包括去萌抹芽、除草、松土、灌溉、修剪、维修林道及其用工量等)A3.2.1种子园的抚育管理A3.2.2采穗圃的抚育管理A3.2.3收集区的抚育管理A3.2.4母树林的抚育管理A3.2.5试验林的抚育管理A3.2.6其它A3.3施肥(含施肥方法、时间、数量、种类，每年次数及其用工量等)A3.3.1种子园施肥A3.3.2采穗圃、收集区、母树林、试验林施肥A3.3.3套种绿肥情况A3.3.4其它6DB36/T959—2017A3.4病虫害防治(病虫害调查，防治措施、方法、次数、药剂用量、用工量等)A3.4.1种子园病虫害防治A3.4.2采穗圃、收集区、母树林、试验林病虫害防治A3.4.3其它A3.5种子园人工辅助授粉(授粉方式、时间、天气等)A3.6种子园去劣疏伐A3.6.1去劣疏伐作业设计A3.6.2实施情况与验收材料A3.6.3效果调查A3.6.4其它A3.7防火林带建设A4.1历年种子产量A4.1.1种子产量预测调查A4.1.2种子实际产量(含结实面积总产量、单位面积产量)A4.1.3分小区种子实际产量A4.1.4分无性系结实量调查登记表A4.1.5种子生产档案(种子生产档案表：果实采集、加工调制情况；种子产量、出入库、流向情A4.1.6其它A4.2历年穗条产量A4.2.1穗条总产量及各无性系穗条产量A4.2.2穗条利用情况(销售去向、数量)A4.2.3其它A4.3种子播种品质(种子园混系种子和各无性系单系种子)A4.3.1种苗检验人员资格证A4.3.2实验室检验结果(各种批自检、国家或省级抽检报告或证书):包括千粒重、净度、发芽率、含水量、优良度、生活力及原始检测记录表等。A4.3.3大田播种育苗有关数据(单位播种量、场圃发芽率、苗木基本生长指标调查记录等)A4.3.4其它A4.4良种去向记录(自用、销售合同、标签、种子客户记录等)A4.5育苗和苗木出圃情况(育苗技术措施，起苗、分级、去向、标签等)A4.6种子遗传品质A4.6.1子代测定原始记录及分析结果汇总材料A4.6.2群体遗传测定原始记录及分析结果汇总材料A4.6.3无性系测定原始记录及遗传增益情况分析结果汇总材料A4.6.4其它A4.7种子经营档案(种子经营档案表)7DB36/T959—2017A4.8种子生产应用效果(用户用种信息反馈)A4.9其它A5.1历年采、晒种子单价成本、种子销售额(生产良种的直接经济收入)A5.1.1种子采收、加工调制、贮藏单价及经费支出A5.1.2种子销售单价及销售收入A5.1.3其它A5.2去劣疏伐材收入A5.2.1去劣疏伐成本开支A5.2.2去劣疏伐材销售收入A5.2.3其它A5.3无性系穗条外调收入(含直接成本与收入)A5.4无性系苗、优良家系苗成本与收入A5.5试验林间伐材、主伐材直接生产成本与销售收入A5.6其它A6.1遗传测定林(含方案，苗期、林期测定基本情况，调查记录，分析与结果)A6.1.1子代测定苗、子代测定林A6.1.2群体(混系)遗传测定林A6.1.3无性系测定A6.1.4其它A6.2收集区(基因库)A6.2.1自然概况、基本情况A6.2.2各无性系(基因资源)来源登记表A6.2.3无性系(基因资源)定植图A6.2.4各无性系(基因资源)生态习性、生物学特性A6.2.5母树生长观测调查A6.2.6其它A6.3种源试验A6.3.1基本情况A6.3.2各种源来源登记表A6.3.3种源测定苗期、林期配置图A6.3.4各种源生态习性、生物学特性A6.3.5母树生长观测调查A6.3.6其它A6.4区域试验8DB36/T959—2017A6科学试验与成果类(续)A6.4.1区域试验方案A6.4.2区域试验地基本情况A6.4.3区域试验苗期、林期观测情况A6.4.4区域试验数据比较分析A6.5其它各类试验(含项目建议书、试验开题报告、方案、实施情况、调查记录、分析结果等)A6.5.1物候观测研究A6.5.2人工辅助授粉A6.5.3人工控花、控粉、控果试验(杂交制种)A6.5.4施肥试验研究A6.5.5病虫害防治试验研究A6.5.6满果粉试验A6.5.7高产稳产综合试验A6.5.8其它A6.6成果鉴定、申报材料及获奖证书等情况A6.7良种审定申报材料与审定文件、良种证书等A6.8科技论文(含良种基地单位和个人撰写发表的林木良种科技论文)A6.9其它A7.1基建类A7.1.1基本建设项目设计审批、验收文件A7.1.2基建项目内容一览表A7.1.3招投标文件、监理文件A7.1.4其它A7.2设备类A7.2.1设备名称数量登记表、照片、票据A7.2.2设备使用说明，维修、校准记录A7.2.3设备政府采购文件A7.2.4其它A8.1分项目分年度资金来源、投放情况总表A8.2生产类(资金来源与投放)A8.2.1种子园(分定(植)砧、嫁接、抚育管理、施肥、病虫害防治、采晒种等等)A8.2.2采穗圃、收集区、子代林等(分营建与管理)A8.2.3其它A8.3基建类(分年度、项目、资金来源及投放，即完成投资额情况)A8.4设备类(分年度、项目、资金来源及投放，即完成投资额情况)9DB36/T959—2017A8.5科研类(分项目经费来源及使用情况)A8.6物资类(农资、建材等)A8.6.