资料存储管理制度

资料存储管理制度1.前言本制度是为了保障企业资料的安全、完整性和易访问性，规范资料存储和管理的流程和要求。资料是企业发展和经营活动的紧要构成部分，合理的存储和管理可以提高工作效率、防止信息泄露和损失，并满足各类监管和合规要求。2.适用范围本制度适用于企业内全部员工和相关合作伙伴，包含但不限于公司内部文件、合同、客户资料、财务数据、员工档案等各类资料的存储和管理。3.资料分类与标识为了便于资料的管理和检索，全部资料应依照肯定的分类标准进行归档和标识。资料分类应依据业务特点和需求进行设计，常见的分类包含但不限于以下几个方面：3.1机密级别分类依据资料的保密程度，将其分为机密级、秘密级和普通级。机密级资料仅限于授权人员查阅和使用，并需采取严格的安全措施。秘密级资料仅限于相关部门和人员查阅和使用。普通级资料可供公司内全部人员查阅和使用。3.2业务分类依据资料所属的业务范围和类型将其进行分类，例如合同、项目文件、财务凭证、行政文件、人力资源档案等。3.3时间分类依据资料的存档时间将其分类，如长期存档、年度存档和临时存档。3.4标识与命名规范每个资料都应进行标识和命名，并在文件存储系统中进行记录。标识和命名规范应包含资料名称、创建人、创建日期、修改记录等信息，以便于追溯和管理。4.资料存储和备份为了保障资料的安全和可靠性，应采取以下措施进行资料的存储和备份：4.1电子存储全部电子资料应存放在特地的服务器或存储设备中，必需时可以使用加密技术进行保护。服务器和存储设备应定期进行维护和检查，确保其正常运行和有效备份。4.2纸质存储对于需要纸质存档的资料，应放置在防潮、防火、防尘的存储柜或文件柜中，并进行定期清理和整理。4.3备份策略定期进行数据备份，备份周期和方式应依据资料的紧要性和更改频率进行设置。备份数据应储存在不同的地方或设备中，以防止因意外事故导致数据丢失。5.资料访问和权限掌控为了保护资料的安全和隐私，应设定不同级别的访问权限，并明确各级别人员的责任和权限范围：5.1系统管理员系统管理员负责管理和维护文件存储系统，包含用户权限的设置、资料分类的调整和维护等。5.2部门管理员部门管理员负责管理本部门的资料访问权限，包含授权、审核和审批等工作。5.3一般员工一般员工拥有查阅和使用普通级资料的权限，但需遵守资料保密和使用规定，不得恶意窜改、泄露或外传资料。5.4外部访客外部访客可依据具体需要取得临时访问权限，但需由相关部门或人员进行授权和监管，并对其访问行为进行记录和审计。6.资料保密和安全措施为确保资料的保密和安全，应采取以下措施：6.1信息安全管理订立企业信息安全管理制度，明确各类资料的保密级别和安全措施，包含密码设置、访问授权、网络防护、数据传输加密等。6.2存储设备安全加强对存储设备的物理安全管理，确保其不受偷窃、损坏、祸害等意外事件的影响，如安装监控摄像头、限制入场权限等。6.3人员管理建立健全的人员管理制度，包含人员背景调查、职责与权限划分、资料保密协议签订等，提高员工对资料保密的意识和责任感。6.4灾备与恢复订立灾难恢复和应急预案，定期进行系统备份和数据恢复测试，确保资料在灾难事件后能够及时恢复和使用。7.资料销毁对于不再需要保存的资料，应采取合规的销毁措施，以防止信息泄露和滥用。销毁方式可以包含物理销毁和逻辑销毁。8.监督和检查为了确保本制度的有效执行，应定期进行监督和检查，包含但不限于以下方式：随机抽查资料存储和管理情况；监控系统管理员的操作日志；定期进行安全演练和资料备份恢复测试；外部审计机构对资料存储和管理情况的审计。9.附则本制度的解释权归本公司全部，并可以依据需要进行修订和完善。修订内容应及时向全部员工进行通知和培训