万宁欧亚超市有限公司存货内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司综述...........................................................1

1.1公司简介......................................................1

1.2存货周转率分析................................................1

2公司存货内部控制制度存在的主要问题.................................2

2.1缺乏完善的存货管理组织架构....................................2

2.2供应商管理不到位，缺乏科学的信息管理系统......................2

2.3库存管理系统不完善，商品供应不及时............................2

3公司存货内部控制制度优化设计.......................................3

3.1健全和优化公司存货内部控制管理组织架构........................3

3.2确定适当的采购体系、构建信息管理系统..........................4

3.2.1合理选择供应商，缩短存货周转天数........................4

3.2.2建立先进的存货管理信息系统..............................6

3.3构建科学的仓储管理制度，提高存货供应效率......................7

4总结...............................................................8

参考资料.............................................................9

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万宁欧亚超市有限公司存货内部控制制度优化设计

1公司综述

1.1公司简介

万宁欧亚超市有限公司成立于2012年，企业注册资本为2000万元。欧亚

超市的经营范围包含了五金、工艺品、劳保用品、文具用品和体育用品等，还

包括了广大消费者的家庭日常生活必需品，公司设置有财务部、供应部、仓储

部、销售部、采购部等部门。

图1欧亚超市组织结构图

1.2存货周转率分析

万宁欧亚超市存货周转率如下表所示：

表1存货周转率

从上表数据可以看出，欧亚超市的存货流动性相对较低，存货周转速度相

对较慢，存货管理效率低下。这会造成存货占用大量资金，降低资金的周转效

率，在这种情况下持有的存货成本也会明显提升。所以结合表1来看，欧亚超

市需要更进一步提高存货周转率，降低存货周转天数，为公司未来的发展稳固

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基础。

2公司存货内部控制制度存在的主要问题

2.1缺乏完善的存货管理组织架构

一个科学高效、分工制衡的组织架构，可以使公司自上而下地对风险进行

识别和分析，进而采取控制措施予以应对；可以促进信息在公司内部各层级之

间的传递。万宁欧亚超市有限公司的组织架构设置比较简单，采用的是扁平化

管理，公司的组织层级较少，管理人员的管理难度较大，同级之间的沟通工作

量大且容易受阻；公司部门结构配备不合理，缺乏专门的质检部来对存货的质

量进行把关；存货管理人员配置不合理，对于工作强度较大的存货管理部门人

员配备较少，导致存货管理工作经常不能按时按质完成，另外由于该公司管理

人员素质参差不齐，特别是对存货进行管理的财务部和仓储部的相关人员未受

过专业的培训，存货风险意识缺乏，对自身的要求也较低，经常出现管理人员

对这两个部门失去控制的情况，这两个部门有时也存在不相容职务未能有效分

离的情况，给公司的存货管理带来了很多问题。

2.2供应商管理不到位，缺乏科学的信息管理系统

万宁欧亚超市在采购过程中缺乏有效的供应商管理系统，在供应商的选择

上，关注更多的是其价格，而没有全面审核供应商的资质和实力，导致欧亚超

市的供应商管理比较混乱，没有一个完整的系统化的管理，对于开发标准也不

够明确。万宁欧亚超市主要管理系统是以财务信息系统为主，还未形成一个规

范的信息管理系统，对于供应商的管理系统也处在开发阶段。在未来公司扩展

业务时，落后的信息系统不能与自身发展相匹配，总部不能够及时的掌握商品

销售、分销、库存等情况，会造成信息的滞后。此外，欧亚超市的配送中心也

处在初级阶段，缺乏对物流信息情况的有效跟踪；公司不能随时随地清楚各项

物流信息，忽视运输过程中的保险风险。由于没有引入先进的ERP系统，各分

店无法随时交换存货信息，信息共享的闭塞包括重复运输货物、没有及时送货

以及退货等问题，这些问题都会增加存货的运输成本。

2.3库存管理系统不完善，商品供应不及时

万宁欧亚超市在实际的存货工作中，相关人员缺乏最基本的科学管理意识，

容易做出主观性判断，没有给予库存存货充分的关注。甚至在盘点过程中应该

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参与到实际盘点工作中的有关人员并没有参与，对存货盘监没有全面检查、对

库存商品过于随意，认为存货管理只需要简单的核对以及分发。此外，进行盘

点的工作人员为了自己的便利，很大可能会将用存货项目冲减管理费用或者是

直接列入营业外支出以及自主调节账目，不遵守盘点工作的规章制度。库存盘

点工作的不规范，导致其监督不到位，公司自己承担相应的损失。从调研来看，

万宁欧亚超市对于销售量较高的商品不能及时的发现并且供应，缺货程度比较

严重，顾客不能选到让自己满意的商品，久而久之就会造成顾客的流失，对公

司的发展造成问题。

表2存货盘点方式比较表

盘点方式

欧亚超市每月，每周盘点各大类商品

仓储部分三次对全部商品盘

天天超市

点——初盘、复盘、整理

3公司存货内部控制制度优化设计

3.1健全和优化公司存货内部控制管理组织架构

万宁欧亚超市有限公司需要有一个良好的存货内部控制制度组织架构环境，

来帮助公司提高运行效率，监督好各部门，各部门才能做到职责分明、责权平

等、分工合作，从而增强公司对存货的管控能力，满足必要时公司业务扩张的

需要。为了解决目前公司组织架构存在的问题，需要健全和优化公司组织架构

（如图2）。首先，公司需要优化原有的组织架构，在不改变原有扁平化管理模

式的前提下，增加专门对存货进行质量检测的质检部，直接由总经理进行管理，

根据实际情况增加存货管理相关部门的工作人员人数，如对于劳动强度大的财

务部、仓储部适量增加一些工作人员，使每个部门的工作量尽量均衡；明确采

购部、销售部、财务部、质检部、仓储部等与存货管理相关部门的具体要求工

作职责。

再次，万宁欧亚超市应该明确好存货管理层的责任，熟知自身的管理职能

和工作责任，办理相关业务时不能做超出权限范围的事，与其他各个部门进行

有效配合，提高总体效率。优化存货管理部门的工作职责，明确各级人员权责，

使其有效制衡权力，有关门店利益的重大事项要开展会议讨论，做到清正廉明，

共同决策，全体通过。

最后，万宁欧亚超市应该重视提高存货管理人员的基本素养和业务能力，

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定期开展相关工作人员的培训，增强门店员工在存货知识方面的掌握以及相关

操作的熟练程度等。可以在实际工作中制定相应的考核制度，积极开办技术性

创新活动，进而提高员工在工作中的主动性和创造性。同时，加强对质量方面

的管控，锻炼员工的严谨性，完善各个部门各个环节的培训机制，例如采购环

节，采购人员应全面掌握且熟悉存货的变动状况，并且给出相应数据；销售环

节，销售人员应对产品的属性、产品的价格、产品其他相关信息再到部分产品

的使用以及商品短缺时为顾客介绍互补品方面进行培训，还应该通过销量来确

定商品最优化的摆放，并且在合适的情况下为顾客讲解商品；质检部门，质检

人员都要能够熟练掌握机器设备的使用方法以及设备出现故障时能准确无误的

查找出问题所在。

图2优化后的公司存货内部管理组织架构

3.2确定适当的采购体系、构建信息管理系统

3.2.1合理选择供应商，缩短存货周转天数

为了合理有效的管理存货，针对公司存货周转期长的问题，万宁欧亚超市

有限公司应该准确及时的制定各种商品的销售预测，以便顾客在需要时随时随

地都能得到自己心仪的商品，顾客难以得到的商品是很难卖出去的。假设欧亚

超市总是在顾客需要时脱销，那么一段时间之后，顾客就会去别的商店找寻自

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己所需要的商品，这将导致公司的顾客基础萎缩。长时间的持有存货，会大量

增加与存货相关的成本费用，所以应该精准的计算存货持有成本来确定最佳的

存货水平。

另外，欧亚超市需要设置存货内部控制制度的采购体制（如图3），优化需

求计划流程，要制定符合公司自身情况的生产原料和物资，所销售的商品必须

在符合目标管理范畴内。采购部还应当与其他各部门进行有效的沟通传递，避

免出现权限过大的问题。

图3存货采购流程图

其次，在供应商的选择上，择优选用一些优秀的供应商或者是有一定影响

力的供应商，从而保证原材料的优化供应和产品的质量。欧亚超市应当加强供

应商资质确定方面的管理，采取相关调查方式了解供应商的生产能力。除了传

统的资质审核之外，也可开展现场审核，那么，欧亚超市可以根据重要程度来

进行供应商的划分，可以分为战略性、优质性、考察性、积极淘汰性以及消极

淘汰性五大类。重点培养战略性供应商，争取建立长期和谐稳定的合作关系，

集中培养优质性供应商，能对公司起到关键性作用。还要重点关注价格指标，

价格是采购成本的一个重要组成部分，价格过高，就会增加公司的采购成本，

进而影响企业的经济效益；此外，应尽量选择在业界拥有良好声誉、财务状况

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较好，经营管理水平高的供应商，避免给公司造成不必要的损失；要想进一步

改进产品、提高产品质量，还应当关注技术水平指标，这直接影响着公司的创

新发展。除这些以外，还要与质量、生产能力、服务水平等各种各样的指标相

结合，以此来综合客观评价供应商，争取培育能够给公司带来经济效益的、可

以长期合作的供应商。

图4供应商分类图

3.2.2建立先进的存货管理信息系统

万宁欧亚超市的高层主管在制定相应的战略时，应该具体问题具体分析，

必须针对公司存货的特殊情况。要联合各个部门共同商讨决定，相互协调，从

整个物流链的角度出发，可以将库存从零售店移送到配送中心，这样就可以尽

量减少一些发生在零售店的处理商品费用。还可以在预测销售量时、尽量不要

过多的关注特定的零售点，而是将注意力集中到配送中心或者整个公司的相关

销售量上。以上各个环节都必须环环相扣，降低一定程度的经营风险。

此外，欧亚超市还需要其一个先进的存货管理信息系统,利用公司能够支付

得起的最科学先进的信息系统，提供公司制定关键性存货决策时所需要的数据

和事实。还有与公司的存货记录相连接的电脑以及现代化售点终端都能使公司

的决策人能够准确的了解哪些商品项目销售业绩良好，哪些销售业绩不好，要

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实现对产品规格、价格、质量等多方面的统一性管理。借助精巧的ERP信息技

术（如图5），加强对存货从入库至出库一整个环节的把控，将生产、采购、销

售等各个部门融为一体，加强了各部门之间的联系，通过ERP系统形成信息的

共享，更进一步的了解存货。信息系统投入使用后，可能会经常性的出现错误

或者偏差，所以需要有关人员定期维修，还需要对旧系统进行补充升级来维持

正常的运作。这样一个目标清晰明确、结构化程度高的信息系统能够最大限度

的满足欧亚超市的需求，使得公司节省成本，在市场中占领先机。优化存货管

理资源和运行管理模式，提高了存货信息化管理工作的规范化程度和员工的工

作效率。

图5ERP系统流程图

3.3构建科学的仓储管理制度，提高存货供应效率

基于欧亚超市对于库存管理方面的水平有待提高，所以在日常经营管理过

程中，需要建立仓库进出库验收登记制度，定期全面检查仓库，防止商品霉烂，

变质；需要建立库存盘点制度，及时准确的知晓存货现存数据，避免因账面差

错而影响计划的正常生产。根据公司内部的实际情况来确定库存周期、存货流

程等有关内容，并定期核对库存数量，如若发现盘亏、报废、毁损、闲置的存

货，及时找出原因，落实并且追究相关责任，但是必须按审批程序经领导批准

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后才能处理。

另外，依据欧亚超市的缺货状况来看，可以将不同的存货进行分类，依照ABC

分类法来确保库存的合理性（如图6所示），对于畅销或主力商品归为A类进

行管理，适用于定量订货法；对于中间或辅助商品归为B类进行管理，适用于

定期订货法；对于滞销商品归于C类进行管理，需要按需订货。根据不同产品

的特点，选择合适的存储方法，从而保证公司能够有效加强存货的缺货管理，

准确及时的供应超市内所需的商品。

畅销或主力商品

适用于定量订货法A类

中间或辅助商品

B类适用于定期订货法

滞销商品

按需订货C类

图6ABC分类法

4总结

在对万宁欧亚超市有限公司存货内部控制制度进行详细分析的基础上，总

结得出该公司存在存货管理组织架构不完善、存货采购环节对供应商的选择把

控不到位、没有科学先进的信息系统、相关盘点人员职业素养低等问题，针对

这些问题提下出一系列优化设计措施，健全和优化公司存货内部控制管理组织

架构，加强对存货的管理，通过优化信息管理系统来分析存货进一步提升存货

成本核算；在此基础之上，对于供应商要加倍注重，全面分析供应商资质再确

定如何选择，完善供应商体系；最后建立仓库进出入库验收登记制度完善公司

库存管理，从而降低存货总成本。优化