行政办公设施管理制度

行政办公设施管理制度1.目的和适用范围本制度的目的是规范和管理企业的行政办公设施，确保设施的有效使用和维护，提高工作效率，保障员工的办公环境和设施的安全和可靠性。本制度适用于全体员工和与企业有合作关系的各方。2.行政办公设施的定义和分类2.1行政办公设施是指企业供应给员工进行工作、会议、沟通等活动所需要的各种设备、家具、软件和其他相关资源。2.2行政办公设施依照功能和用途可以分为以下几类：办公设备：计算机、打印机、复印机、传真机等。会议设备：投影仪、音响设备、显示屏等。办公家具：办公桌、椅子、柜子等。软件系统：办公软件、会议系统等。其他设施：网络设备、电话设备等。3.行政办公设施的使用要求3.1全部员工使用行政办公设施应当遵从以下要求：爱惜设施：正确使用设施，避开人为损坏或滥用。合理调配：依照工作需要合理调配设施，避开挥霍。安全使用：使用设施时注意安全，避开给本身和他人造成不安全。节省用电：关机或休眠状态下不使用设施时，及时关闭电源。3.2会议设备的使用要求：提前预订：采用预订制度，提前预订会议设备。检查设备：会议开始前检查设备是否正常工作，如有异常应及时报修。妥当保管：会议结束后，及时关机并妥当保管设备，保证下次使用。3.3办公家具的使用要求：清楚标识：清楚标识每项家具的用途和禁止使用方式。定期清理：定期清理家具，保持清洁，并采取防尘措施。避开过载：家具只能依照额定负荷使用，避开超负荷使用导致损坏。3.4软件系统的使用要求：版权合法：仅使用经过合法授权的软件系统，严禁使用盗版或未授权软件。定期更新：及时安装软件更新，确保系统的稳定性和安全性。合理使用：不得滥用软件系统，严禁进行非法行为或损害他人利益。3.5其他设施的使用要求：网络设备：合理使用网络设备，避开挥霍带宽和滥用网络资源。电话设备：合理使用电话设备，避开私人通话占用公共资源。4.行政办公设施的维护和保养4.1设施维护责任管理人员负责设施的维护和保养，并指派专人负责具体事项。员工应乐观搭配维护和修理人员进行设施维护工作。4.2维护计划订立设施维护计划，明确维护周期和责任人。定期对设施进行检查和维护，及时修复故障和损坏。4.3维护措施定期清洁办公家具，保持设施的干净和乾净。定期清理设备内部和外部的灰尘和杂物。定期对设备进行保养和维护和修理，保证设备的正常运行。4.4报修和故障处理员工发现设施故障应及时报修，并供应认真描述。维护和修理人员应及时处理报修事项，并记录维护和修理情况。5.设施安全管理5.1安全防范措施员工应遵守设施安全操作规程，确保自身安全和设施安全。加强设施管理区域的安全监控，及时发现和解决安全隐患。5.2灭火设备和应急措施配备必需的灭火设备，定期检查和维护，确保其正常使用。订立应急预案，培训员工掌握应急处理知识和技能。5.3意外事故和紧急事件处理发生意外事故或紧急事件时，员工应立刻报告主管，并依照预案快速采取措施。6.违规处理和责任追究6.1违规行为未经批准私自拆除、更改设施的。有意损坏设施或滥用设施资源的。未按规定使用设施或违反使用要求的。6.2处理措施对于违规行为，将视情况采取适当的处理措施，包含口头警告、书面警告、扣减奖金、停职、辞退等。6.3责任追究对于有意损坏设施或给企业造成重点损失的，将追究其法律责任。7.监督与改进7.1审查制度定期对行政办公设施管理制度进行审查，确保其与实际运作相符，并依据需要进行修改和完善。7.2反馈机制员工可提出行政办公设施管理方面的建议和看法，管理人员应及时处理和回复。7.3培训措施供应相关培训，让员工了解行政办公设施的正确使用和维护方法。8.附则8.1本制度自发布之日起生效。8.2如本制度有任何修改，应及时通知全体员工，并经相关部门审核和批准。8.3全部员