归档及存储管理制度

归档及存储管理制度1.概述本制度旨在规范企业内部文件、资料等信息的归档和存储管理，以确保信息的安全性、可靠性和高效性。2.适用范围本制度适用于企业全部部门和员工，在处理、管理和存储文件、资料等信息时，必需遵守本制度的规定。3.归档标准3.1文件归档依据文件的种类、目的和紧要性，对文件进行分类，以方便查找和管理。文件需依照日期和编号等方式进行标识，确保每个文件有唯一的标识符。归档的文件必需经过审核和审批，并在相关部门的归档记录中进行备案。对于需要保密的文件，必需依照企业保密制度进行处理和存储，确保信息安全。3.2电子资料归档企业应使用特地的电子文档管理系统，对电子资料进行归档和存储。电子资料应依照信息分类进行存储，确保每个文件夹有明确的名称和目录结构。对于紧要的电子资料，需要进行备份和加密，以防止数据丢失和泄露。3.3合同归档合同必需依照签订时间和合同编号进行归档。归档的合同必需确保真实、完整和可查阅。对于合同的修改和增补协议，必需与原合同一起归档，以保证合同的完整性。4.归档责任4.1部门负责人应负责监督本部门文件的归档工作，并确保符合归档标准。对于需要归档的文件，必需及时提交到归档部门，并确保文件的真实性和完整性。对于文件的保密性要求，必需严格遵守保密制度，确保信息安全。4.2归档部门负责对收到的文件进行归档和存储。对归档前的文件进行审核，确保文件的真实性和完整性。订立归档文件的认真目录，以方便查询和管理。对于需要保密的文件，必需加强安全管理，并定期进行备份和恢复测试。4.3全体员工应依照规定的流程和要求，及时提交需要归档的文件。对于文件的真实性和完整性有疑问的，应及时向归档部门提出并予以协调解决。对于文件的保密性要求，必需严格遵守保密制度，确保信息安全。5.存储管理5.1文件存储文件存储应选用干燥、防潮、防火、防鼠害的环境，确保文件的安全性和完整性。文件应依照分类进行存储，防止混杂和丢失。对于过期的文件，应依照规定的文件销毁流程进行处理，确保信息的安全。5.2电子资料存储企业应设立特地的服务器和存储设备，用于存储电子资料。存储设备必需定期检查，确保硬件运行正常并备份数据。对于紧要的电子资料，应定期进行备份，并存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。5.3存储管理责任相关部门负责对存储设备和存储环境进行定期检查和维护。存储设备的管理员必需保证存储设备的安全性和可靠性。对于存储设备硬件故障或数据丢失，必需及时进行修复和恢复，确保数据的可用性。6.查阅和借阅6.1文件查阅对于需要查阅文件的员工，必需向归档部门提出申请并填写相应的表格。归档部门在收到申请后，应及时供应所需文件，并在查阅记录中进行备案。员工在查阅文件后，必需及时归还，并确保文件完好无损。6.2文件借阅对于需要借阅文件的员工，必需向归档部门提出申请，并填写借阅申请表。归档部门在收到申请后，应核实申请人身份，并记录借阅信息。借阅文件的员工必需依照商定的时间归还文件，并确保文件完好无损。7.违规处理7.1文件违规对于未经归档的文件，归档部门有权拒绝接收并要求重新归档。对于虚假归档、窜改归档信息等违规行为，相关责任人将受到相应的纪律处分。7.2存储违规对于存储设备的滥用、未经授权访问、有意破坏等违规行为，存储设备管理员有权采取相应的措施并报告上级领导。对于丢失、泄露或窜改紧要数据等违规行为，相关责任人将受到相应的纪律处分，并承当法律责任。8.附则本制度由归档部门负责修订和解释，