正兴广告有限公司销售业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\uTOC\o"1-3"\h\u184521正兴广告有限公司简介 正兴广告有限公司销售业务内部控制优化设计正兴广告有限公司简介正兴广告艺术有限公司创立于1997年，初始投资额为450万人民币，公司经营范围：发布各类户外广告、工艺美术制作、包装设计、广告牌设计。公司积极进取，不断发展壮大，注重产品质量和诚信经营，截止到2020年12月31日销售额同比增长15%，进一步确立了公司在湖南怀化地区广告行业中的领先地位。公司拥有优良的广告产品与服务、技术力量雄厚的广告设计能力，致力于满足客户的需要，获得了良好的社会效益与经济效益。正兴广告有限公司为规范工作流程，提高运营效率，公司建立职能制组织结构，如图1所示。图1正兴广告有限公司组织结构正兴广告有限公司销售业务内部控制现状2.1支持公司销售的相关部门介绍在销售过程中，各部门共同服务产品价值与销售的实现，并参与各销售环节，销售工作的成效离不开各支持部门的合理分工与职责落实。本公司销售业务涉及到销售部门、财务部门、设计部门等，本设计主要针对正兴广告公司发生销售业务的各部门岗位分工情况进行介绍，所涉及到的凭证及记录如以下表1所示。表1公司各部门岗位分工部门岗位分工涉及凭证及记录销售部制订销售计划客户信用管理接收客户订单订立销售合同签发销售单赊销申请赊销审批销售计划书客户基本资料顾客订单销售合同销售单赊销申请书赊销审批同意书财务部审核销售计划开具销售发票账务处理办理客户货款结算监督销售部门催收销售余款销售计划意见反馈书销售发票相关凭证及账簿货款结算单往来款项清查单设计部产品设计设计图纸客户反馈意见书工程部原材料采购和保管产品安装和维护采购单出库单安装承诺书行政部后勤保障辅助销售发生的款项2.2公司销售业务办理程序正兴广告有限公司的销售业务主要涉及到4个部门：销售部、设计部、工程部、财务部。销售部通过多种方式扩大市场、收集客户信息，寻找潜在客户，从中挖掘有意向的客户，与客户进行初步交流，了解客户的需求，描述公司产品的特征和优点等活动，获取客户的信任，客户提供相关的资料及尺寸信息，销售部将客户的要求传递给设计部，让其根据客户的需求做出初步的设计方案，与客户进行近一步的交流，为客户提供服务。根据客户的满意与否，对于设计方案满意之后，提出报价，拟定合同，然后将报价交由销售主管部门审核报价，确认与客户签订合同，签订合同时收取首付款，接下来将项目转接到工程部，工程部进行制作和安装，安装完成后，财务部组织收取剩余所剩下的款项。正兴广告有限公司销售业务办理程序如图2所示图2公司销售业务办理程序正兴广告艺术有限公司销售业务内部控制存在的问题3.1销售业务缺乏客户信用调查正兴广告公司在日常销售过程中销售人员没有对客户的信用进行市场调查，主要依靠销售人员的主观意志以及客户过往的账款回收情况，在签订合同之前，销售部门多方面了解客户的资信状况，更没有建立系统的标准去评价客户的信用情况；对于已签订合同的客户，没有对客户的资信变动情况进行跟踪管理调查，对于销售过程中客户的资信发生改变，出现经营不善、恶意拖欠货款、资不抵债等情况，销售部未能及时发现问题，从而导致销售款项不能及时回收，从而形成坏账，进一步影响公司正向的现金流。3.2销售部门与财务部门配合度不够正兴广告公司各个部门相对独立，在销售过程中两部门之间没有做到相互沟通、相互配合，导致销售业务的效率下降。对于赊销和客户延长付款的问题上，销售部为了完成销售计划，促进销售业绩最大化，主动放低赊销限制和随意同意客户延长付款，对客户的信用额度不重视，没有经过财务部门的审批，直接同意客户的申请。财务部为了保证资金的合理运用，及时收回应收账款，追求资金的安全性，由于没有及时得到销售部对客户的反馈，缺乏了解客户的实际情况，因此严格限制赊销条件，浪费了一些销售机会。财务人员应扩大对业务的分析，全面考量销售目标、财务目标与经营目标的关系。3.3应收账款风险防范意识不强销售人员缺乏风险防范意识，公司销售人员主要为刚毕业的大学生，缺乏销售经验，为超额完成销售指标，大幅增加赊销，导致应收账款上升。虽然财务报表中营业利润不断增加，但主营业务收入质量与销售收现比率不高。公司营业总收入与应收账款呈正相关的关系，公司2020年各季度营业总收入与应收款项的对比如图3所示。图32020年各季度营业收入与应收账款对比公司销售业绩呈上升趋势，应收账款所占比例较高，资金周转困难，经营成本加大。应收账款的不断增加，仅仅是虚增了账面收入，夸大了经营成果，增加了公司的资金风险成本。3.4未形成销售人员业务考核机制公司没有合理的销售业绩考核机制，销售人员的考核主要依靠是高层领导人员的主观感觉，没有详细的考核指标和考核标准，公司目前的考核指标为短期利润的增加，考核标准是只要比上一个季度的销售量有所提高即可，同时考核过程缺发公开性和公正性，在每个销售季度末直接公布考核结果，导致销售人员薪酬分配不合理，引发销售人员的负面情绪，降低员工的积极性，从而不利于公司战略的稳定实施和长期发展。4公司销售业务内部控制的目标结合本公司销售业务的办理程序以及已经形成的内部控制基本流程，综合以上存在的销售业务内部控制问题，该公司的内部控制应实现规范销售行为，保证销售业务合法、合规、安全、可靠，识别并防范可能出现的销售风险。具体分为四个方面，第一，保证所有的销售业务均经适当审批，真实、完整地反映公司的销售收入和账务处理的合理性；第二，保证产品设计、制作、安装等环节符合技术规范，实行安全与质量控制；第三，检查销售人员给客户的现金折扣是否符合公司的折扣政策和规章制度，防止相关人员利用销售折扣为自己谋取私利，同时在销售过程中审查销售折扣的适度性，合理控制折扣成本，提高公司收益；第四，销售款的真实性、可收回性及账务处理的合理性，在提高销售业绩与及时收回货款的矛盾中找到平衡点。5正兴广告艺术有限公司销售业务内部控制的优化方案5.1构建科学合理的客户信用管理机制公司与客户签订合同的之前，应该加强市场调查，要对不同的客户进行区别处理，对于新客户，做好充足的市场调查，了解其公司的与基本情况，财务状况以及客户以往与其他公司交易的信用记录，不单纯依靠销售人员的主观意识；对于老客户，及时更新客户的资信状况，可从客户企业基本状况、资本情况、信用情况、偿债能力及营运能力5个维度，根据计算出的结果评定其信用，做到系统化、规范化。结合公司实际，根据《企业内部控制应用指引第9号-销售业务》的要求，可设计“客户信用状况评价表”如表2所示。表2客户信用状况评价表评估维度评估指标指标说明权重设置客户基本状况 营运状况市场占有率8%业务往来状况交易付款准时性10%资本情况初始投资额初始投资额的多少7%销售利润率销售利润额销售净收入15%信用能力赊购付款履约情况有无坏账情况15%偿债能力短期偿债能力（流动比率）流动资产流动负债10%长期偿债能力（产权比率）上季总负债上季股东权益10%营运能力销售毛利率上一季销售毛利上一季销售额10%销售净利率上一季销售净利润上一季销售额15%根据评分结果，可将客户划分等级，及时更新客户的资信状况。设计的信用等级划分情况如表3所示。表3信用等级划分表等级等级说明分数优秀综合实力强，信用高，抗风险能力强90-100分良好局部实力强，信用较高，抗风险能力较强80-90分合格实力一般，优势不明显60-80分不合格可能存在虚假经营、恶意拖欠货款60分以下5.2部门之间相互配合，合理运用销售政策财务部和销售部相互配合、及时沟通，获取更多销售机会的同时保障资金的安全性。对于赊销和客户延长客户付款的问题需要正确的审批手续，客户提出赊销请求时，销售部门对客户信用、偿债能力、以前期间的交易收款情况进行审核，将审核结果上交给财务部门，财务部门通过计算收账成本、机会成本、资金安全性等情况，判断赊销是否可行，提出审核意见，副总经理综合评估，得出审批意见，最后再交由销售人员进行最后的办理。设计的销售政策授权审批流程图如图4所示。客户销售主管财务主管副总经理销售人员申请开始申请开始不通过审核审核审核不通过审核审批不通过审批完成办理完成办理图4销售政策授权审批流程图5.3加强销售收款环节的内部控制5.3.1高度关注应收账款公司对逾期的应收账款及时了解具体情况，查明具体是哪些客户，看这些客户以前是否经常发生拖欠情况，明确拖欠的原因。对于不同拖欠时间的账款及不同信用品质的客户，采取措施及时催收账款，结合以上步骤，设计应收账款账龄分析表如表4所示。表4应收账款账龄分析表顾客名称期末余额账龄情况说明半年内1年以内1-2年2年以上合计对于可能产生坏账的应收款项，事前做好准备，例如计提坏账准备，充分估计这一因素对公司资金的影响。同时对于未到约定付款期限的应收账款，提高警惕，不能放松管理，加强与客户的沟通交流，以防变为坏账。销售部门应当主负责应收账款的催收，财务部门辅助销售部门一起收回剩余款项，减少收款的时间超过约定的信用期限。财务部门在日常管理中定期与往来的客户通过函证、询问等方式核对应收账款现状，防止出现账款遗漏或者账款处理不及时的情况5.3.2控制收账成本公司对客户拖欠的销售尾款进行催收，需要付出一定的收账费用，正确控制收账成本需要公司的管理层在增加的收账费用和减少坏账损失及应收账款机会成本进行权衡利弊。此外，财务部门还应该考虑现金流转方面的问题，要让应收账款的平均回收期低于应付账款的平均回收期，避免出现因资金周转不及时而引发对上游企业原材料的支付危机，影响公司的信誉。5.4严格销售人员业绩考核，实行奖惩机制不断完善薪酬制度，努力做到规范化和合理化，保证销售人员的基本福利待遇公平公正，制定科学的考核制度，抽取销售部主管、财务部主管以及两位副总经理成立考核小组，对所有的销售人员进行全面、深入的考核。对于超额完成销售任务的员工，给予一定的物质奖励，例如奖金或假期旅行；未完成销售任务的员工成立互帮小组，让有经验的员工带领学习，扣除其每月的奖金部分。销售人员参与公司的经营管理，共担承担风险，给他们提供晋升的机会，以此激发有发展潜力的销售人员更加积极自觉地工作。同时公司应当构建融洽的工作氛围，组织团建活动，促进同事之间相互了解，培养默契，让各个部门的员工高效地完成工作。6设计方案实施效果加强销售业务的内部控制决定着公司的收益和存亡，同时也是公司可以不断发展和进步的首要条件，本设计结合正兴广告有限公司销售业务特点，分析销售环节控制的目标，提出强化构建科学合理的客户管理制度，部门之间相互配合，合理运用销售政策，加强收款的内部控制，销售人员实行绩效测评和奖惩机制的优化方案，降低销售风险，有效提高