股份制企业合同管理规范制度

股份制企业合同管理规范制度一、合同的签订1.1合同签订的流程在股份制企业中，合同签订的流程通常较为严谨。由业务部门或相关负责人提出合同需求，明确合同的目的、内容和对方当事人等基本信息。将合同草案提交给法律部门进行审核，法律部门会对合同的合法性、合规性进行细致审查，保证合同条款符合法律法规和企业的规章制度。审核通过后，合同需提交给企业的管理层进行批准，管理层会根据企业的战略和利益等因素对合同进行最终决策。在合同签订前，还需要与对方当事人进行充分的沟通和协商，保证双方对合同条款达成一致意见。由指定的授权代表在合同上签字盖章，正式完成合同的签订。1.2合同签订的注意事项在签订合同过程中，有一些注意事项需要特别关注。一是要保证合同的条款明确、具体，避免模糊不清或存在歧义的表述，以免在合同履行过程中引发纠纷。二是要对对方当事人的资信状况进行充分的调查和了解，保证其具备履行合同的能力和信誉。三是要注意合同的签订时间、地点等细节问题，这些细节可能会对合同的效力产生影响。四是要严格遵守企业的内部审批流程和授权规定，保证合同的签订符合企业的规定和程序。五是要注意合同的保密工作，避免合同内容泄露给无关人员或竞争对手。1.3合同签订的授权规定为了保证合同的签订合法、有效，股份制企业通常会制定严格的授权规定。授权规定会明确不同层级的管理人员和授权代表的权限范围，规定哪些合同需要经过哪些层级的审批和授权。一般来说，重大合同需要经过企业的董事会或股东会的批准，而一些日常性的合同则可以由企业的管理层或授权代表进行审批和签订。在签订合同之前，授权代表需要出示有效的授权文件，以证明其具备签订合同的权限。同时企业也会对授权代表的行为进行监督和管理，防止出现越权签订合同等违规行为。二、合同的履行2.1合同履行的监督与管理合同履行的监督与管理是股份制企业合同管理的重要环节。企业会设立专门的合同履行监督部门或岗位，负责对合同履行的情况进行跟踪和监督。监督部门会定期与合同双方进行沟通和协调，了解合同履行的进展情况，及时发觉和解决合同履行中出现的问题。同时监督部门还会对合同履行的情况进行记录和统计，为企业的决策提供依据。在合同履行过程中，企业会要求合同双方严格按照合同约定履行各自的义务，如果一方出现违约行为，企业会及时采取措施进行处理，维护企业的合法权益。2.2合同履行过程中的变更与解除在合同履行过程中，由于各种原因，可能会出现合同变更或解除的情况。合同变更需要双方当事人协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议应当明确变更的内容、变更的时间等相关事项。合同解除则需要根据合同的约定或法律的规定进行，一般来说，双方当事人可以协商解除合同，也可以根据合同的约定或法律的规定单方面解除合同。在解除合同之前，企业需要对解除合同的后果进行充分的评估和考虑，避免因解除合同而给企业带来不必要的损失。2.3合同履行中的违约责任如果合同一方出现违约行为，另一方有权要求违约方承担违约责任。违约责任的形式通常包括支付违约金、赔偿损失等。在合同中，双方会明确约定违约责任的具体形式和计算方法，以便在出现违约行为时能够及时进行处理。在追究违约责任的过程中，企业需要保留相关的证据，如合同、往来函件、付款凭证等，以便在需要时能够证明违约行为的存在和违约方的责任。三、合同的档案管理3.1合同档案的建立与保管合同档案的建立与保管是股份制企业合同管理的基础工作。企业会设立专门的合同档案管理部门或岗位，负责对合同档案的建立、保管和维护。在合同签订后，合同档案管理部门会将合同原件进行归档，并建立合同档案目录，方便合同的查阅和使用。合同档案的保管需要采取安全、可靠的措施，如防火、防潮、防盗等，以保证合同档案的安全。同时合同档案管理部门还会定期对合同档案进行整理和归档，保证合同档案的完整性和准确性。3.2合同档案的查阅与使用合同档案的查阅与使用需要遵循企业的相关规定和程序。一般来说，需要查阅合同档案的人员需要填写查阅申请单，并经相关部门或领导的批准后，方可到合同档案管理部门进行查阅。在查阅合同档案时，需要遵守保密规定，不得将合同档案的内容泄露给无关人员。合同档案的使用需要经过授权，一般由合同签订部门或相关负责人根据需要进行使用，并在使用后及时将合同档案归还合同档案管理部门。3.3合同档案的销毁与清理合同档案的销毁与清理需要经过严格的审批程序。一般来说，合同档案的保管期限为一定年限，超过保管期限的合同档案需要进行销毁。在销毁合同档案之前，需要对合同档案进行清理和整理，将不需要保存的合同档案进行销毁。销毁合同档案需要由合同档案管理部门提出申请，并经企业的相关部门或领导批准后，方可进行销毁。在销毁合同档案时，需要采取安全、可靠的措施，如焚烧、粉碎等，以保证合同档案的安全销毁。四、合同的审核与批准4.1合同审核的流程与标准合同审核的流程通常包括业务部门审核、法律部门审核、管理层审核等环节。业务部门会对合同的业务内容进行审核，保证合同符合企业的业务需求和利益。法律部门会对合同的法律条款进行审核，保证合同符合法律法规和企业的规章制度。管理层会对合同的重大事项进行审核，如合同金额、合同期限等，保证合同符合企业的战略和利益。在合同审核过程中，会制定相应的审核标准，如合同条款的合法性、合规性、合理性等，以保证合同的质量。4.2合同批准的权限与程序合同批准的权限与程序需要根据企业的规模、组织架构和合同金额等因素进行确定。一般来说，重大合同需要经过企业的董事会或股东会的批准，而一些日常性的合同则可以由企业的管理层或授权代表进行批准。在合同批准过程中，需要遵循相应的程序，如提交申请、审核、审批等，保证合同的批准合法、有效。同时还需要对合同批准的结果进行记录和归档，以便后续的查询和管理。4.3合同审核与批准的责任划分为了保证合同审核与批准的质量和责任，股份制企业会对合同审核与批准的责任进行划分。业务部门、法律部门和管理层等相关部门和人员会分别承担相应的审核和批准责任，如业务部门负责合同的业务内容审核，法律部门负责合同的法律条款审核，管理层负责合同的重大事项审核等。如果在合同审核与批准过程中出现问题，相关部门和人员会承担相应的责任，如审核不严格导致合同出现漏洞，批准不当导致企业遭受损失等。五、合同的纠纷处理5.1合同纠纷的预防与解决机制合同纠纷的预防与解决机制是股份制企业合同管理的重要组成部分。企业会通过加强合同签订前的审查、合同履行过程中的监督和管理等措施，预防合同纠纷的发生。同时企业也会建立健全合同纠纷的解决机制，如协商解决、调解解决、仲裁解决和诉讼解决等，以便在合同纠纷发生时能够及时、有效地进行处理。在合同纠纷处理过程中，企业会注重与对方当事人的沟通和协商，尽量通过友好协商的方式解决纠纷，避免诉讼等激烈的方式。5.2合同纠纷的调解与仲裁合同纠纷的调解与仲裁是股份制企业合同纠纷处理的常见方式。调解是由第三方机构或个人对合同纠纷进行调解，促使双方当事人达成和解协议。仲裁是由仲裁机构对合同纠纷进行仲裁，根据仲裁协议和相关法律法规作出裁决。在选择调解或仲裁方式时，企业会根据合同的约定、纠纷的性质和双方当事人的意愿等因素进行综合考虑。一般来说，调解方式较为灵活、快捷，仲裁方式则具有较强的权威性和法律效力。5.3合同纠纷的诉讼程序如果合同纠纷无法通过调解或仲裁等方式解决，企业可以通过诉讼程序向法院提起诉讼。诉讼程序是一种较为复杂、耗时的纠纷解决方式，需要企业聘请专业的律师进行代理。在诉讼过程中，企业需要提供充分的证据证明自己的主张，并遵守法院的相关程序和规定。诉讼结果具有较强的法律效力，一旦法院作出判决，双方当事人必须按照判决结果履行各自的义务。六、合同的风险管理6.1合同风险的识别与评估合同风险的识别与评估是股份制企业合同风险管理的基础工作。企业会通过对合同签订、履行、变更、解除等各个环节进行分析和评估，识别出可能存在的合同风险，如信用风险、市场风险、法律风险等。同时企业会对合同风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，以便采取相应的防范和控制措施。6.2合同风险的防范与控制措施针对识别出的合同风险，股份制企业会采取相应的防范和控制措施。例如，在合同签订前，企业会对对方当事人的资信状况进行调查和评估，选择信誉良好的合作伙伴；在合同履行过程中，企业会加强对合同履行的监督和管理，及时发觉和解决合同履行中出现的问题；在合同变更和解除过程中，企业会严格按照合同的约定和法律的规定进行操作，避免因变更和解除合同而给企业带来不必要的风险。6.3合同风险的应急预案为了应对可能出现的合同风险，股份制企业会制定相应的应急预案。应急预案会明确在合同风险发生时的应对措施和责任分工，如及时采取措施进行风险控制、与对方当事人进行沟通和协商、寻求法律帮助等。同时企业还会定期对应急预案进行演练和评估，保证应急预案的有效性和可操作性。七、合同的培训与教育7.1合同相关知识的培训内容合同相关知识的培训内容包括合同的基本概念、合同的签订流程、合同的条款内容、合同的履行与变更、合同的纠纷处理等方面。通过培训，使员工了解合同的相关知识和法律法规，提高员工的合同意识和法律意识，为企业的合同管理工作提供有力的支持。7.2合同培训的组织与实施合同培训的组织与实施需要根据企业的实际情况进行安排。一般来说，企业会由法律部门或人力资源部门负责合同培训的组织和实施工作，制定培训计划和培训内容，并邀请专业的律师或合同管理专家进行授课。在培训过程中，会采用多种培训方式，如课堂讲授、案例分析、模拟演练等，以提高培训的效果。7.3合同教育的宣传与推广合同教育的宣传与推广是提高员工合同意识和法律意识的重要手段。企业会通过内部网站、宣传栏、培训手册等多种形式，对合同教育进行宣传和推广，使员工了解合同教育的重要性和必要性，积极参与合同教育活动。同时企业还会将合同教育纳入员工的绩效考核体系，对积极参与合同教育活动的员工进行奖励，对违反合同教育规定的员工进行处罚。八、合同的监督与检查8.1合同监督与检查的职责与范围合同监督与检查的职责与范围包括对合同签订、履行、变更、解除等各个环节进行监督和检查，保证合同的签订、履行等行为符合法律法规和企业的规章制度。合同监督与检查的范围包括合同的内容、合同的履行情况、合同的变更和解除情况等方面。8.2合同监督与检查的方法与频率合同监督与检查的方法包括定期检查、不定期抽查、专项检查等。定期检查是指按照一定的时间间隔对合同进行全面检查，不定期抽查是指根据需要对合同进行随机检查，专项检查是指针对特定的合同或合同事项进行检查。合同监督与检