工程材料设备采购管理制度

工程材料设备采购管理制度1.目的和范围1.1目的本制度的目的是规范公司工程材料设备采购的管理和流程，确保采购的物资符合公司质量标准和财务要求。1.2范围本制度适用于公司所有工程材料设备采购环节的管理和流程。所有与工程材料设备采购相关的人员都必须遵守本制度。2.采购流程2.1采购计划编制公司每年制定年度采购计划，并按月计划分解至各项目单位。计划编制部门应该根据采购计划及时向项目单位下达采购任务，并及时调整计划，确保采购任务完成。2.2采购需求确认项目单位在需求确认前，需先制定材料设备需求计划，并报计划编制部门备案。计划编制部门根据需求计划，编制采购计划并上报采购部门确认。2.3供应商评估采购部门应对可供选择的供应商进行评估，以确保选择到的供应商符合公司的质量要求和安全标准。评估结果应该在采购文件中体现。2.4投标邀请和招标根据采购计划和供应商评估结果，采购部门应制定采购文件，并邀请符合条件的供应商参加投标。对于大型或重要的采购项目，采购部门应组织招标。投标邀请和招标应该在指定的平台内发布。2.5投标评审和中标确定采购部门应按照规定的程序对所有投标文件进行核算并评审。评审结果须做出评审报告和推荐意见，决定中标单位，并在指定平台内公示中标结果。2.6合同签署中标供应商应与采购部门签订采购合同，并支付保证金。保证金要求视具体项目情况而定，一般不少于合同总价的5%。如有特殊情况，可根据实际情况顺延付保证金。2.7采购验收采购部门应在指定地点对供应商发货的物资进行验收，以确保所采购的物资符合要求。验收不合格的物资应退回供应商，采购部门应及时做出“不合格品处理通知书”。2.8支付结算采购部门应按照合同约定，及时向中标供应商支付货款。支付结算方式应根据采购合同条款执行。3.职责和权限3.1采购计划编制部门负责制定年度采购计划，并按月计划分解至各项目单位；负责编制采购计划和配套的采购文件；负责对项目单位的需求进行确认并向采购部门下达采购任务；负责调整采购计划，确保采购任务完成。3.2项目单位根据业务需要编制材料设备需求计划，并报计划编制部门备案；负责审核和确认计划编制部门下达的采购任务；对采购过程中的质量问题负责。3.3采购部门负责采购计划的编制和执行；负责对供应商的评估、投标邀请、合同签署、付款结算等工作；负责对项目单位提出的质量问题的调查和处理。3.4财务部门根据采购合同约定，及时向中标供应商支付货款；收发保证金和质量保证金，并妥善保管。4.相关工作流程4.1采购计划制定和下达流程（1）计划编制部门根据公司年度采购计划和各项目单位需求计划，编制采购计划。（2）计划编制部门在编制采购计划时向相关项目单位下达采购任务。（3）计划编制部门致电或发邮件通知关联项目单位确认采购计划。4.2采购文件编制和公告发布流程（1）采购部门根据采购计划和供应商评估结果编制采购文件。（2）采购部门在采购文件内详细说明拟采购物资的种类、规格、数量、技术参数、要求、验收标准、保证金要求、质量质保条款等内容。（3）采购文件应在指定平台上公告发布。4.3投标和招标流程（1）投标或招标应在规定时间内结束。（2）采购部门应按照采购文件规定对申请投标的企业进行资格审查。（3）采购部门应按照采购文件规定对所有投标文件进行评审。（4）评审结果应在指定平台上进行公示。4.4合同签订流程（1）采购部门应通知中标供应商，让其在规定时间内签订采购合同。（2）签订合同时，应根据采购文件的要求，在合同中明确规定双方的权利义务、质保期、交货期限、支付方式、保证金要求等细节。（3）保证书，按合同求提成规定缴纳。4.5采购物资验收流程（1）采购部门应告知供应商按照采购合同规定的时间、地点发货，并全程跟踪货物的运输状态以确保按时收货。（2）收到物资后，采购部门应组织质量检验。如果物资不符合采购要求应立即通知供应商，并在检验单上注明不合格原因，及时做出“不合格品处理通知书”。4.6付款结算流程（1）采购部门应根据采购合同约定的方式及时向中标供应商支付货款。（2）财务部门是否结算验收合格的采购物资。5.不合格品处理采购验收部门发现不合格品时，应及时通知供应商，并在保证人金中扣留相应保证金，或者减少支付的货款。同时，采购部门应出具“不合格品处理通知书”，并及时通知项目单位和财务部门。对于无法退换的不合格品，采购部门应及时进行处置。6.附则6.1异常情况的处理如果在采购过程中发生异常情况，如采购物资品种、金额、质量要求等重大变化，须经过计划编制部门和财务审批同意方可变更。6.2制度的执行