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文档简介

员工文件资料分类表序号文件类型详细分类存档期限备注1个人基本信息身份证、户口本、护照永久用于员工入职、离职等2教育背景学历证书、学位证书永久用于员工资质审核3工作经历历任单位证明、劳动合同永久用于员工背景调查4培训与认证培训证书、职业资格证书5年用于员工能力评估5薪酬福利薪酬发放记录、福利领取记录5年用于员工薪资福利管理6工作绩效绩效考核表、奖惩记录5年用于员工绩效评估7离职信息离职证明、离职面谈记录3年用于离职员工跟踪8其他其他文件资料可根据实际情况进行分类表格说明：表格中的“详细分类”可根据实际情况进行调整，如学历证书可分为本科、硕士、博士等。“存档期限”根据相关法律法规和企业规定设定，如劳动合同、薪酬发放记录等。“备注”栏可填写文件的存放位置、电子版存储等信息。序号文件类别具体资料存档要求使用说明1证件类身份证、护照、港澳台通行证长期（至少10年）用于身份验证和背景调查2教育背景学历证明、学位证明、专业资格证书长期（至少10年）用于职业资格和能力评定3工作履历历职证明、离职证明、劳动合同中期（至少3年）用于工作经历核实4薪资记录薪资发放证明、奖金记录中期（至少3年）用于薪酬管理和审计5绩效评估绩效考核表、奖励通报中期（至少3年）用于员工评估和发展规划6体检报告定期体检记录短期（至少1年）用于健康管理和疾病预防7培训资料培训证书、学习证明中期（至少3年）用于培训记录和职业发展8离职资料离职申请书、离职面谈记录短期（至少1年）用于离职原因分析和人力资源规划9隐私类银行账户信息、个人财务记录长期（至少7年）遵守数据保护法规，避免泄露10特殊文件法律文书、仲裁记录长期（至少7年）用于法律合规和争议解决表格说明：文件类别按照一般企业文件管理的需要进行分类。具体资料列举了该类别下的常见文件类型。存档要求根据相关法律法规和企业政策制定，保证信息安全和管理效率。使用说明提供了该类别文件的基本用途和管理注意事项。类别文件名称存档期限保密级别使用说明个人信息身份证复印件长期保留高用于身份认证和背景调查银行卡复印件3年高遵循银行规定和GDPR要求入职信息入职合同长期保留中员工工作关系的法律依据健康检查报告3年中用于评估员工健康和工作能力工作记录工作绩效考核3年中评估员工绩效和发展路径奖惩记录3年中用于员工奖励和纪律管理财务记录薪资发放明细7年中用于财务审计和税务申报资产分配记录7年中用于资产管理和盘点离职信息离职报告1年中用于分析离职原因和改进措施离职交接单1年中用于保证工作连续性和信息完整性培训与发展培训记录5年低用于记录员工职业发展路径资格证书长期保留低用于证明员工专业技能和资质安全与合规安全报告长期保留高用于预防和改进安全措施法规遵守记录长期保留高用于证明公司合规性其他法律诉讼文件长期保留高用于记录和解决法律问题表格说明：文件名称：列出该类别下需要归档的具体文件名称。存档期限：根据企业内部政策和相关法律法规规定，

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