会计经验：基于会计信息化系统的“红字”分录应用

基于会计信息化系统的“红字”分录应用一、手工条件下红宇分录的应用

手工条件下，红字分录通常应用于错账更正。应用红字分录所更正的错账，一般限于年度内发现的因会计科目填制错误或会计科目使用正确但金额多计而导致的错账。对于前一种情形的错账，具体更正方法是首先用红字填制一张与原分录相同的记账凭证，再用蓝字填制一张正确的记账凭证（后文简称红字冲销蓝字订正法）；而对于后一种情形的错账，具体更正方法是只就多计的金额填制一张红字记账凭证（后文简称红字冲销法）。红字会计分录的作用，是通过对错误账簿记录的抵减而达到错账更正的目的，只不过红字冲销蓝字订正法下的红字是对错误记录的整体冲销而红字冲销法下的红字仅限于对多计金额的冲销。

红字会计分录不仅广泛用于错账更正，在特定的账务处理程序下还用于改变科目的记载方向。复式簿记系统将所有科目分为左右两个方向、并针对科目性质赋予一方为增加时另一方必为减少的这种技术特性，决定了通过红字金额可改变发生额的记载方向。如在汇总记账凭证账务处理程序下，为满足汇总记账凭证的编制需要，实务中通过编制红字分录将本应与现金或银行存款同一记账方向的科目发生额转化为与其方向相反的对应科目发生额（但在登记入账时却以蓝字记入红字分录的相反方向）。典型实务是对工程结算的处理，当会计主体在收到工程结算凭证并按扣除质保金的数额支付工程款时，其一般会计处理是借记在建工程（蓝字），贷记其他应付款质保金（蓝字），银行存款（蓝字），但在汇总记账凭证账务处理程序下却要编制成借记在建工程（蓝字），其他应付款质保金（红字），贷记银行存款（蓝字）。这里红字分录的作用，仅在于为满足汇总记账凭证的编制需要而改变科目的记载方向。

二、会计信息化数据处理特点和复式记账规则的修正

原始数据是以数据库记录的方式储存于各个数据库文件中，各类总账、明细账、辅助账、汇总表、余额表以至于最终会计报表，均是对数据库文件的筛选、汇总。从数据储存的角度看，手工条件下记账凭证的凭证类别、凭证编号、凭证日期、摘要、借方金额、贷方金额等凭证要素，在会计信息化系统中转化为凭证数据库文件的不同字段；而以纸张为载体并应按照特定账务处理程序汇总的记账凭证，在会计信息化系统中转化为凭证数据库文件中相互独立但又通过凭证编号关联的一条条数据记录；而从数据处理的角度看，手工条件下从记账凭证到账簿记录再到会计报表的数据处理流程，转化为依据设定条件直接或间接地对凭证数据库记录的筛选、汇总。

数据库记录的独立性决定了信息化会计系统不仅可以接受一借一贷式简单会计分录和一借多贷、一贷多借式复合会计分录，即使出现如多借多贷式复杂会计分录和同借、同贷式会计分录，只要满足借贷相等这一条件就不影响系统对数据的存储和加工。这一技术特点不仅为红字分录的应用拓宽了空间，更重要的是也对传统会计理论下的复式记账规则提出了挑战。当记账凭证所涉及的科目发生额均可记在借方并且至少有一个科目的借方发生额为负数从而使所有科目的借方发生额之合计为零时，系统默认该记账凭证的贷方为零；相反，当所涉及的科目均可记在贷方（系统默认借方为零）时，至少有一个科目的贷方发生额为负数并使所有科目贷方发生额之合计为零。可见，能为电算化会计系统所接受的会计分录只须满足借贷必相等而无须强求有借必有贷。

三、会计信息化系统的错账特点和红字冲正法的运用

财务软件的管理化趋势使得信息化会计系统的数据库文件及其所含字段的数量，既要满足基本核算需要又要满足内部管理或其他方面的需要。如凭证数据库文件所含的字段，既有为满足基本核算需要而设置的凭证日期、凭证编号、摘要、会计科目和借方金额、贷方金额等字段，又有为满足辅助核算、预算管理、银行对账等内部管理需要而增设的个人往来、部门核算、项目核算、预算额度等字段。如果将构成数据库记录的每一字段取值所占用的存储空间称为一个储存单元，数据库文件和数据库文件字段的增加将导致存储单元成几何级数增加，而存储单元的增加和数据输入的代码化必将增加错账发生的概率。虽然涉及内部管理或其他方面的存储单元出错不影响构成法定会计档案的会计账簿、会计报表的编制，但从保持数据库记录与所附单据的一致性考虑也应当予以更正。

数据库记录的独立性决定了基于修正的借贷记账规则而编制一张同借或同贷会计分录，其中红字记录用于对错误记录予以冲销而蓝字记录用于反映正确的会计处理，就能对绝大数会计差错实现留有痕迹的更正。另外，在某些情况下，这种方法还有助于规范会计处理和加强会计档案管理。如对过期转账支票的更换，习惯作法是不做账务处理但应撕下原记账凭证所附着的支票存根而代之以新开支票的存根，并将作废支票与原存根粘贴在一起于期末装订于最后一本银行凭证的后面。如在信息化条件下沿用这一处理方法，必将出现凭证数据库记录与所附原始凭据不符，进而影响银行对账功能的实施。因为系统中存储的是已作废的原支票号码，而作为实际付款标识的却是新开的支票号码。但如果采用红字冲正法而编制贷记银行存款，原支票号码（红字），银行存款／新支票号码（蓝字）。并将作废支票和新开支票存根作为纠错凭证的附件，不仅完整的数据记录能使错账更正过程清晰明了、随证附件还可有效避免作废支票丢失。

四、信息化数据处理对科目记载内容的影响

现行会计规范和财务会计教材，对于会计科目借、贷方向核算内容的界定，应该说还过多地受传统处理习惯和手工账务处理程序的影响。而正是这种影响严重阻碍着财务软件的开发和会计信息化的应用。以主营业务收入科目为例，传统的科目界定是贷方反映收入实现额而借方反映诸如销货退回及折让等原因所引起的收入冲减额和销售净收入结转额。如果在信息化条件下仍遵循传统的科目界定和业务处理习惯，那么应将损益表定义为贷方发生额借方发生额时，损益表就只能在收入结转之前生成（因为收入结转后借贷发生额相等从而导致取数为零）；而当采用对本年利润增设明细科目的方式解决收入结转后的报表取数问题时，且不说因违背明细科目设置原则（属于损益计算账户的本年利润一般不设明细科目）和本年利润下明细科目在期末有余额而不符合基本会计规范，仅就增加科目数据库和凭证数据库记录而占用系统资源来说，也是一种不合适的处理方法。小编寄语：会