绿洲公司建设工程档案管理制度

绿洲公司建设工程档案管理制度1.目的为加强绿洲公司建设工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、维护、改造以及公司决策提供依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于绿洲公司所有建设工程项目，包括新建、改建、扩建及技术改造等项目的档案管理。3.定义建设工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，它反映了工程建设全过程的真实情况。二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司建设工程档案管理制度，并监督执行。指导、协调各工程项目部的档案管理工作，对工程档案管理工作进行定期检查和考核。集中统一管理公司建设工程档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。参与工程建设项目的竣工验收，对工程档案的完整性、准确性进行审查。2.工程项目部职责负责本项目工程档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料真实、准确、完整、及时。配备专（兼）职档案管理人员，负责本项目档案管理的具体工作，并接受公司档案管理部门的业务指导和监督。在工程建设过程中，按照档案管理要求，做好各类文件材料的形成、积累和保管工作，做到工程进度与档案整理同步。配合公司档案管理部门做好工程档案的移交、验收等工作。三、档案的形成与收集1.文件材料的形成工程项目建设过程中，各部门和岗位应按照职责分工，及时形成各自工作中产生的文件材料，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。文件材料的形成应符合国家有关法律法规、行业标准和公司的相关规定，内容应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备。2.文件材料的收集范围项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知、图纸会审记录等。施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程定位测量记录、原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。竣工验收文件：工程竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书、竣工图等。其他文件：工程招投标文件、合同协议、工程声像资料、电子文件等。3.文件材料的收集要求各部门和岗位应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料无遗漏、无丢失。对形成的文件材料应及时进行收集，不得积压或拖延。属于归档范围的电子文件，应同时收集其纸质版本或进行备份存储。收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自修改、涂抹、伪造或损毁。四、档案的整理与立卷1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、装订整齐。2.整理方法分类：按照工程项目的不同阶段和文件材料的性质，分为项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等大类，每大类再根据具体内容进行细分。组卷：同一类别的文件材料按照其形成时间顺序、重要程度等因素进行组卷，卷内文件应排列有序。编号：对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号格式可采用"项目名称分类代码卷号"。装订：卷内文件应左侧装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。3.立卷要求卷内文件应齐全完整，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等放在一起。不同载体的文件材料应分别整理立卷，如纸质文件、电子文件、声像文件等。电子文件应与纸质文件相对应，并注明存储位置和文件名。立卷过程中应编写卷内文件目录，目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容，字迹应清晰、工整。五、档案的归档1.归档时间工程项目各阶段文件材料应在形成后及时归档，一般应在工程竣工验收前完成全部档案的归档工作。对于分阶段验收的工程项目，应在各阶段验收前将该阶段形成的文件材料归档。2.归档程序工程项目部的专（兼）职档案管理人员对整理好的档案进行自检，自检合格后填写《建设工程档案归档申请表》，连同档案一并报送公司档案管理部门。公司档案管理部门对报送的档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、系统性、整理质量等。对审核不合格的档案，退回工程项目部重新整理。审核合格的档案，由公司档案管理部门办理归档手续，将档案存入档案库房，并建立档案管理台账。3.归档份数一般情况下，归档档案应为一式两份，一份由公司档案管理部门保管，一份由工程项目部保管以备查阅。对于重要工程项目或有特殊要求的项目，可根据实际情况增加归档份数。六、档案的保管1.保管场所公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、档案装具等。2.保管要求档案应分类存放，按照档案编号顺序排列上架，便于查找和管理。对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.档案密级管理根据档案内容的机密程度，将档案划分为不同的密级，如绝密、机密、秘密等。对密级档案应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，采取必要的保密措施，防止泄密事件发生。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的存毁。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、工程项目部负责人、相关专业技术人员等组成。档案鉴定小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织实施档案鉴定工作。3.鉴定内容审查档案的完整性、准确性、系统性，判断档案是否仍具有保存价值。分析档案的现实利用情况，评估档案对公司生产经营、工程建设、维护管理等方面的作用。考虑档案的时效性、保密性等因素，确定档案的存毁。4.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写《建设工程档案销毁申请表》。《建设工程档案销毁申请表》经公司主管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。销毁后，监销人员应在《建设工程档案销毁清册》上签字确认。对已销毁的档案，应在档案管理台账和检索工具中予以注明。八、档案的利用1.利用原则遵循方便利用、确保安全的原则，为公司内部各部门和人员提供及时、准确的档案信息服务。严格遵守档案利用的相关规定，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案机密。2.利用方式查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《建设工程档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅记录。借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《建设工程档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经公司主管领导批准后，方可借阅。借阅人员应按时归还档案，如遇特殊情况需要延期归还的，应办理续借手续。档案管理人员应对借阅档案进行跟踪管理，确保档案安全。复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制件应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。3.利用记录档案管理部门应建立档案利用台账，详细记录档案的查阅、借阅、复制等情况，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等。档案利用记录应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同，以备查询和统计分析。九、监督与考核1.监督检查公司档案管理部门应定期对各工程项目部的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、文件材料收集整理情况、档案归档情况、档案保管情况等。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求工程项目部限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.考核评价建立档案管理工作考核评价机制，对各工程项目部的档案管理工作进行年度考核评价。考核评价内容包括档案管理工作目标