智勇建设工程有限公司采购业务账务一体化流程优化

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1智勇建设工程有限公司简介...........................................1

1.1业务范围......................................................1

1.2采购内容分类..................................................1

1.3采购流程......................................................1

2智勇建设采购业务存在的问题及原因...................................2

2.1存在的问题....................................................2

2.1.1采购成本过高............................................2

2.1.2到货时间长..............................................2

2.1.3账实不符................................................3

2.2原因分析......................................................4

2.2.1缺少事前成本控制........................................4

2.2.2付款流程不规范..........................................4

2.2.3账务处理不规范..........................................4

3智勇建设采购业务一体化流程优化.....................................5

3.1优化采购计划的制定............................................5

3.1.1设计采购计划表..........................................5

3.1.2采购流程制定流程........................................5

3.2完善付款环节..................................................5

3.2.1规范付款流程............................................6

3.2.2完善付款制度............................................6

3.3规范单据传递流程及账务处理....................................7

3.3.1规范业务单据............................................7

3.3.2规范账务处理............................................7

4总结...............................................................8

参考资料.............................................................9

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智勇建设工程有限公司采购业务账务一体化流程优

化

1智勇建设工程有限公司简介

1.1业务范围

智勇建设工程有限公司于2020年8月21成立，系一般纳税人，主要从事

房屋建筑工程、园林绿化工程、环保工程、市政公用工程、水利水电工程等的

施工。

1.2采购内容分类

智勇建设有限公司主要采购的材料物资主要包括大宗物资和其他物资，其

中大宗物资为土建类主材、市政类主材和安装类主材等物资，详情见表1-1。

表1-1智勇建设工程有限公司采购内容表

土建类主材钢材、水泥、砂石、塘渣、抗裂网片等

市政类主材商品沥青、抗裂格栅、二灰、石材等

安装类主材电线、电缆、钢塑管、排水管、波纹管等

大宗设备类主材动力配电箱、电表箱、水泵、不锈钢水箱等

物资专业分包板房、土方、桩基础、压密注浆等

劳务分包凿桩、防水、泥工、木工、粉刷等

大型机械塔吊、施工电梯、挖土机、装卸车等

零星材料安全帽、石灰、胶水、隔音棉等

办公用品电脑、打印机、文具、日常用品等

其他

小型机械排水泵、运输车、搅拌机械、木工机械等

物资

临设防护棚、围墙、文明施工设施等

1.3采购流程

首先项目部向采购部提出需求，采购部进行审批，有合同的直接进行采购

订购，无合同的则需经过总监审批，再进行采购订购。

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图1-1申请采购材料流程图

2智勇建设采购业务存在的问题及原因

2.1存在的问题

2.1.1采购成本过高

表2-12022年部分公司主要材料采购单价对比表单价（元）

材料名称/单位

序号公司名称钢筋/T模板材/M3元钉/KG镀锌铁丝8#/KG水泥/T花岗岩板/M2

1智勇建设500022001210418206

2甲公司4800217066385180

3乙公司4798217556388180

4丙公司4805217068380176

通过表2-1发现，智勇建设工程有限公司2022年采购材料的单价远高于其

他企业，没有事先了解市场情况，做到最大力度的控制成本。长此以往，利润

方面将受到影响，不仅会使智勇建设的生产和经营的效率降低，影响其经济效

益，还有可能造成其财务状况不佳，影响该公司的信用和发展。

2.1.2到货时间长

智勇建设工程有限公司在采购过程中经常出现货时间长的问题，主要为土

建类主材以及少数市政类主材，其中石材和玻璃的实际到货时间最长、到货不

及时次数最多，详情见表2-2。每个工程在投标环节都会表明工期，如果材料没

有及时到达施工现场，就会延误工期使工程造价成本变高，工程项目干干停停

前后工序跟不上，工程质量也无法保证，不仅会影响企业整体形象，顾客也会

流失到其他企业，降低了企业在整个市场的竞争力。

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表2-22022年主要材料平均供货周期及不及时次数统计表

序号材料设备名称、规格型号正常到货时间实际到货时间次数

1石材（常用厚度）7-10天15天8

2玻璃（普通钢化、夹胶玻璃)5-10天20天6

3铝型材（普通喷涂）12天15天3

4铝单板（常用颜色及平板）8天12天2

5钢材（槽钢、圆管、矩管）3天7-10天1

6模板材（胶合板）5天6天3

7防水材料（防水卷材）7天左右10天1

8水泥1天1天0

9钢筋5天左右4天1

10砂石4天左右5天2

2.1.3账实不符

参与智勇建设工程有限公司2022年的盘点，发现许多材料存在账实不符的

情况，详情见下表：

表2-32022年库存材料账实差异统计表

账面

材料名称实际库存账实差额计量单位2022年

库存

饰面砖600436164平方

型钢1000805195千克

第一季度

玻璃800818-18千克

钢筋1200986214千克

电线20017525卷

胶水1006040千克第二季度

钢筋3039-9吨

模板材1015-5立方米

镀锌铁丝8#1501446千克

第三季度

水泥50482吨

花岗岩板180181-1平方米

安全帽50047228顶

二灰1082立方米第四季度

砂石20164吨

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智勇建设工程有限公司库存材料账实不符主要表现在饰面砖、型钢、钢筋、

电线、胶水等材料的账面数多于实际数；玻璃、钢筋、模板材等材料的实际数

多于账面数。具体数据见表2-3。库存材料账实不符会影响采购的材料数量，材

料账面数多于实际数会造成采购不及时，影响施工进度；材料实际数多于账面

数会造成材料的积压、超支，使用浪费、丢失现象严重。

2.2原因分析

2.2.1缺少事前成本控制

通过市场调查了解到智勇建设工程有限公司在进行项目物资采购之前没有

事先制定规范完整的采购计划。该公司采购成本的事前控制主要包括材料费的

事前控制和人工费的事前控制，但通过与其他公司材料采购价格对比分析，该

公司材料采购费用比其他公司都要高，缺乏完善的成本管理制度和管理办法。

且项目部造价员对招标文件的具体内容没有进行具体的阅读和分析，从而出现

材料成本的漏算，进而影响到采购计划的制定。

2.2.2付款流程不规范

智勇建设工程有限公司其付款流程如下图所示：

采购部项目经理总经理财务部

编制请购单审核签字审批签字会计审核真实性

出纳付款

图2-1付款流程图

智勇建设工程有限公司采购付款流程如图2-1所示。通过调查了解到，在

日常工作中该公司的财务人员有不及时付款的现象，导致采购人员没有资金去

采购，拖延了材料的到货时间。且该公司付款金额不论大小都需经总经理签字，

这样使审批流程变得繁琐，发货时间及到货时间也随之延长。

2.2.3账务处理不规范

经了解智勇建设工程有限公司账务处理不规范，购买材料到货后没有对材

料的数量进行清点，而是直接运往工地进行施工，运输途中的合理损耗也不清

楚，所以导致月末清点材料时有账实不符的情况；单据传递过程不规范，有出

现员工报销时不经过会计审核开单，直接到出纳，由出纳全权审核写支出单然

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后付钱的行为，导致智勇建设工程有限公司账实不符的问题存在。

3智勇建设采购业务一体化流程优化

3.1优化采购计划的制定

3.1.1设计采购计划表

为降低智勇建设工程有限公司的采购成本，为该公司设计合理采购计划表，

在保证材料质量的前提下努力节约公司的采购成本。设计采购计划表模板如下：

表3-1采购计划表（模板）

材规计计计计实实实库交申

序料格量划划划际际际存货请备

号名型单金单数金单数数时部注

称号位额价量额价量量间门

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

3.1.2采购流程制定流程

保证库存。在每月月末根据剩余材料库存数量再补充相应材料。保证先进

先出的前提下避免材料堆积。

优化后的采购计划流程图如图3-1所示。

采购员根据项目部提供的采购内容（采购材料的名称、数量、到货时间等）

制定详细的采购计划、编制预算表，然后参考市场行情以及以前的采购记录和

供应商报价（优先选择供货准时、材料质量好、价格优惠、实力强的供应商进

行采购）。

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项目部采购员采购部长

提出采购需求确定需采购的材料

确定采购数量、单

价

寻找合适的供应商

编制成本预算表

编制采购计划书审批并签字

图3-1采购计划流程图

3.2完善付款环节

3.2.1规范付款流程

为解决智勇建设工程有限公司到货时间长的问题，节省付款审批的时间，

特规范公司付款流程如下：

采购部项目经理总经理财务部

编制请购单

审核签字5万元以下会计审核真实性

（5万元以

上）

5万元以上

出纳付款

出纳付款审批签字

图3-2付款流程图

单笔支付金额在5万元以内的，由采购部编制请购单，由项目经理审核，

会计和出纳审批后支付;单笔支付金额在5万元以上的，在完成以上流程由总经

理签字后，财务部打款支付。

3.2.2完善付款制度

为了进一步加强智勇建设工程有限公司制度管理，统一该公司付款及各部

门的报销程序，现完善如下付款制度：

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智勇建设工程有限公司的财务人员在任何情况下不能利用职务之便，挪用

公司现金。

费用报销单必须附粘贴相关原始单据，由经办人签字后，经部门经理审签、

会计出纳审签后，财务部支付。

金额较大的付款申请，应至少提前2天向财务部提出，以便备款。属预付

款性质的，需事先提供双方签订的合同或者协议（财务部预留复印件）。

总经理、会计、出纳付款审批必须在2日内完成。

3.3规范单据传递流程及账务处理

3.3.1规范业务单据

为了明确智勇建设工程有限公司的单据传递流程，制定表格如下：

表3-2单据传递规则表

类型内容

会计在使用前登记，并保证编号是连续的，作废的必须全部联次保

收款单的传递留。出纳填制好收款收据后交会计加盖印章，然后一份给交款人，

一份给出纳做账使用。

经办人员将付款申请单交给部门经理审批后再交给会计，会计审核

付款单的传递单据的真实性后签字，再交给出纳签字后付款（付款金额大的需向

老板报备）。

仓库保管员凭借购入原材料的发货单填制入库单，清点实际收到数

入库单的填制量后和采购负责人在相关位置签字验收，并于当日把各种出入库单

据传递到财务部门，做到日清月结。

3.3.2规范账务处理

针对智勇建设工程有限公司材料明细账余额与材料的实有数额不相符的情

况，制定如下规定：

材料到货后对各项材料物资的盘点结果应逐一填制“盘存单”，并同账面

余额记录核对确认盘盈、盘亏数填制实存与账存的对比表，作为调整账面记录

的原始凭证。并且根据发货单核实运输途中的损耗并记录后再将材料运输到施

工现场。相关账务处理如表3-3所示。

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表3-3材料到货后账务处理表

材料验收入库时借：原材料

应交税费-应交增值税（进项税额）

贷：银行存款（货款已付）/应付账款（货款未付)

材料